De aansluiting bij de Vereniging van Nederlandse gemeente en de toepassing van een ander ordenings stelsel is de reden waarom het begin van de cesuur in 1931 wordt gelegd, evenals de afsluiting 1981 door de opheffing van de gemeente door de gemeentelijke herindeling. Op 1 januari 1931 is het reeds eerdergenoemde registratuur stelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd. Met dit stelsel werd een zaak's gewijze ordening ingevoerd, zodat deze datum tegelijkertijd als afsluitingsdatum resp. begindatum van het archief betekende. De archief bescheiden van vóór deze periode werden reeds geïnventariseerd en beschreven in de inventaris van de archieven van de gemeente Margraten over de periode 1796-1930, opgemaakt door G.V.W.L. van Rooy, assistent ter Inspectie Limburg. Uitgave Inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in Limburg 1961-1962. Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL), 2011. In het kader van de Archief wet 1995 dienen archief bescheiden ouder dan 20 jaar worden overgebracht naar een archief bewaarplaats. Hieraan gevolg gevende besluit het gemeentebestuur van de gemeente Margraten de periode 1931-1981 als beschrijvende inventaris op te laten maken. De werkzaamheden worden uitgevoerd op het gemeentehuis van Valkenburg aan de Geul door T.J.W.M. Slenders, medewerker Licom Detacheringen en Reïntegratie, in samenwerking met J. Van der Meij, Gemeentearchivaris gemeente Valkenburg aan de Geul. De inventaris is ingedeeld volgens de basis archief code voor de Gemeentelijke, Regionale en Provinciale Administraties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. (155) *  Binnen elke onderverdeling zijn de archief bestanddelen chronologisch geordend

Bij de ordening en beschrijving van de archief bestanddelen werd de Handleiding voor Ordenen en Beschrijven van de Archieven, samengesteld door Mrs. S. Muller, Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., als uitgangspunt genomen. (156) *  Verder werd gebruik gemaakt van het Lexicon van Nederlandse Archief termen. (157) *  Voor de selectie van archief bescheiden werd voor deze periode de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dag tekenende van nà 1850 gehanteerd. Achterin de inventaris van het archief van de gemeente zijn zg. gedeponeerde archieven opgenomen. Van deponeren van archieven is sprake wanneer rechten of functies en daarom ook de archief bescheiden van de ene archief vormende instelling of persoon overgaan op een andere. Ook is er van deponeren sprake, wanneer een ondergeschikte functionaris of commissie met een speciale opdracht na beëindiging van de werkzaamheden die tijdens de uitvoering daartoe ontvangen of opgemaakte archiefstukken overdraagt. De archief bestanddelen van deze gedeponeerde archieven zijn niet verder onderverdeeld vanwege hun geringe aantal. De periode van het archief van de gemeente omvat de jaren 1931-1981. Het oudste archiefstuk is echter van 1926 en het jongste van 1983. In de benaming van dit archief staat voor het jaar 1931 tussen haakjes het jaartal 1926 en achter 1981 het jaartal 1983. Er bevindt zich in het archief ingebonden notulen van het college van burgemeester en wethouders over de periode 1926-1948. (158) * 

Wanneer het grootste deel van die periode van voor 1931 is, werden de archief bescheiden afgescheiden voor toevoeging aan de reeds bestaande inventaris in het gemeentearchief van 1796-1930. De omschrijvingen van archief bestanddelen in de inventaris, waarvoor geen nummers maar streepjes staan, zijn geheel of gedeeltelijk overgenomen van wel genummerde omschrijvingen, die elders in de inventaris staan. Deze genummerde omschrijvingen hebben betrekking op meerder onderverdelingen van het archief schema. In de notabenes van de niet-genummerde omschrijvingen staan verwijzingen naar de genummerde omschrijvingen. Wanneer op het eind van omschrijvingen in de inventaris twee jaartallen staan vermeld, die gescheiden zijn door een verbindingsstreepje, betekent dit niet dat van elk jaar van die periode archief bescheiden aanwezig zijn. Om lange rijen jaartallen te voorkomen, zijn vaak alleen het oudste en jongste jaar vermeld. Wanneer jaartallen op archiefstukken ontbreken, is ofwel "z.d."(zonder datum) vermeld ofwel de vermoedelijke datering tussen teksthaken [...] geplaatst. Van een aantal archief bescheiden is op grond van artikel 15 van de archief wet 1995 de openbaarheid beperkt, ondermeer i.v.m. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Deze beperking van de openbaarheid is onder de desbetreffende omschrijving in notabenes vermeld. Het jaartal van de beperking is gesteld op 2025, behoudens de wettelijke regelingen die een andere openbaarheid of beperking rechtvaardigen. Met de inwerkingtreding van de Wet gemeentelijke basis administratie persoons gegevens (Wgba) per 1 oktober 1994, werden de Wet bevolkings- en verblijfsregisters en het daarop gebaseerde Besluit Bevolkingsboekhouding buiten werking gesteld

Op grond van artikel 91 van het Besluit Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) dient het gemeentebestuur nog 75 jaar na inwerkingtreding van eerder genoemd besluit zorg te dragen voor het persoonsregister, het archief register en de bevolkingsboekhouding van vóór de invoering van het GBA. (159) *  Artikel 148 Wgba bepaalt, dat de overbrengingstermijn aanvangt op de datum van overlijden van de ingezetenen. Het is niet de bedoeling de overbrenging naar een archief bewaarplaats uit te sluiten voor de overige kaarten, maar de verstrekking van gegevens daaruit, op dezelfde wijze gedurende die tijd te regelen als uit de GBA, waarin zich deels dezelfde gegevens bevinden. Ten tijde van de gemeentelijke herindeling in 1982 werden de toen nog actuele persoons- en woning kaarten van de gemeenten Bemelen, Cadier en Keer, Mheer, Noorbeek en St. Geertruid samengevoegd met c.q. overgeschreven op de persoons- en woningkaarten van de gemeente Margraten. Splitsing van de kaarten is niet meer mogelijk. Deze kaarten bevinden zich nog bij de gemeente, maar zijn als ‘blanco/leeg nummer’ (nrs. 999 en 1001) opgenomen in de inventaris van het archief van de gemeente Margraten (30.014)
Ook de archiefregisters (‘verlopen’ persoonskaarten) van vertrokken en overleden personen van de fusiegemeenten werden samengevoegd en, uit praktisch oogpunt, ondergebracht in het archief van de gemeente Margraten (30.014) onder de inventarisnummers 1004-1058.


In het kader van een goed en doelmatig archief beheer heeft de gemeente ook gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot vernietiging van archief bescheiden. Wanneer dit voor de eerste keer is gebeurt is niet te achterhalen.

Er komt in het archief wel een brief uit 1968 voor aangaande de vernietiging van de bijlagen van de gemeenterekening. (160) *  De oorspronkelijke grootte van het geïnventariseerd archief is niet aan te geven, daar niet bijgehouden is hoeveel vierkante meter vernietigd zijn
Na opschoning en inventarisatie van het archief resteren er nog 28,675 vierkante meter aan correspondentie-archief en 10,625 vierkante meter serie bouwvergunningen. De serie bouwvergunningen is als bijlage in deze inventaris opgenomen. In de serie bouwvergunningen werd een groot aantal bouwvergunningen aangetroffen welke behoren tot het archief van de voormalige gemeente Gronsveld. Het betreft de nummers 929-1008, 1071-1093, 1095-1102, 1429-1447, 1603-1621, 1818-1835, 1970-1984, 2103-2116, 2243-2261, 2477-2493, 2628- 2645, 2841-2852, 2924-2955. De vergunningen zijn afgezonderd en worden overgebracht naar het archief van de gemeente Gronsveld. Dossier inventaris nummers 886 en 934 betroffen bescheiden bestemd voor het "oud-archief". Over de periode vanaf 14 april 1949 t/m 1969 werden geen notulen van vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders aangetroffen. De jaarrekening van 1952 is niet aanwezig. Hiervoor is wel een inventaris nummer gereserveerd. Mochten er nog persoons bescheiden worden aangetroffen omtrent functionarissen van deze gemeente, dan zullen deze worden opgenomen in het archief van de rechts opvolger van de gemeente Margraten