De Raad van Mheer besluit op 30 juli 1940 het registratuur stelsel van de vereniging van Nederlandse Gemeenten in de gemeente in te voeren. (121) *  In 1948 wordt aan de rijksarchivaris in de provincie Limburg gevraagd wat de kosten zijn om ordening van de oude archieven ter hand te nemen. Deze antwoordt dat het ca. 18,5 m grote archief zo'n fl. 800,-- à fl. 1.000,-- zal gaan bedragen exclusief de kosten verbonden aan de materiële verzorging van het archief. Gelet op de vele aanvragen van gemeenten kan dit echter niet direct door het beperkte aantal wetenschappelijke archief ambtenaren ter hand worden genomen. Mocht Mheer besluiten tot uitvoering zal de rijksarchivaris laten weten wanneer met de werkzaamheden kan worden begonnen. (122) *  Op 30 november 1949 wendt het college van burgemeester en wethouders zich tot het Registratuur bureau van de VNG om het archief te laten ordenen en te inventariseren. In 1950 starten de werkzaamheden, onder toezicht van de rijksarchivaris, door dhr. J.G.J. Koreman. Eind 1950 zijn de werkzaamheden voltooid. In 1952 wordt het archief door externe hulp herordend. Stukken worden opgeborgen op classificatie code al dan niet gewijzigd. De inspectie van het gemeentearchief van 1964 geeft alleen aan, dat de notulen van de vergaderingen van de raad 1945-1964 nog behoren te worden ingebonden. Dit wordt ook bij de inspectie van 1970 weer geconstateerd. Tevens wordt opgemerkt, dat de inventaris van de afgewerkte dossiers onvoldoende wordt bijgehouden en bijgewerkt. De dossiers staan niet in de orde van de code en dient hersteld te worden. Daarnaast verzoekt de inspecteur, dat de archief bewaarplaats met meer orde dient te worden beheerd

In 1969 wordt de geëiste regeling van de zorg voor archief bescheiden van de gemeentelijke organen als bedoeld in artikel 23 van de Archief wet 1962 vastgesteld door de raad. (123) *  Het Centraal Adviesbureau voor Organisatie, Documentatie, Registratuur en Personeelsbeheer (O.D.R.P.) van de VNG meldt zich in 1971 met nazorg dienst. Het college van burgemeester en wethouders gaan hierop in en wensen toe te treden met ingang van het jaar 1972. (124) *  In het vierde kwartaal van 1974 zullen de nazorg werkzaamheden worden uitgevoerd. De gemeente Mheer heeft plannen ontwikkeld voor de verbouw van de archief bewaarplaats. Het eerste ontwerp wordt door de provinciaal inspecteur der archieven uitvoerig bekeken en becommentarieerd. Op 12 juli vraagt het college van burgemeester en wethouders aan gedeputeerde Staten van Limburg de goedkeuring voor de verbouw van de archief bewaarplaats. (125) *  Hierop wordt door Gedeputeerde Staten weer gereageerd met het verzoek om aanvullende gegevens en opmerkingen die niet zouden passen binnen de regelgeving. Het college van burgemeester en wethouders geven te kennen dat zover als mogelijk rekening wordt gehouden met de aanpassingen voor zover dat binnen de urgente verbouwing mogelijk is. De burgemeester richt nog een persoonlijk schrijven aan de commissaris der Koningin, waarin dat er al sinds begin 1977 overleg is geweest. De verbouwing van het gemeentehuis is dringend noodzakelijk geworden een deels doordat de archief ruimte te klein is geworden, maar tevens omdat hij zelf niet meer over een eigen werk vertrek beschikt. Dan maakt hij ook de opmerking, dat een aantal opmerkingen in de brief van Gedeputeerde Staten een zodanige ambtelijke perfectie uitademen, dat hem de vrees om het hart slaat wanneer hij de vertraging schat die het schrijven weer zal veroorzaken

In een reactie hierop wordt toch gewezen op het feit, dat nog steeds niet is voldaan aan het overleggen van de draagkracht berekeningen van de vloer en plafond. Tegemoetkoming aan de verlangens van GS op de gemelde punten achten zij in het belang van een goede en veilige bewaring van de archieven van de gemeente Mheer. Zij houden het verzoek om goedkeuring aan totdat zij de gegevens die gevraagd zijn ontvangen worden. Over en weer is er nog correspondentie tot het schrijven van Gedeputeerde Staten van 17 oktober 1978. Hier melden zij dat is gebleken, dat de verbouwing van de archief bewaarplaats niet zal worden uitgevoerd zoals eerder aangegeven door de gemeente eerste aangereikte tekening maar de herziening daarop. Gelet op een en ander zou er geen reden meer bestaan om de gevraagde goedkeuring te onthouden, ware het niet dat het gemeentelijk schrijven van 9 augustus 1978 een nieuwe moeilijkheid opwerpt. In dat schrijven worden toezeggingen gedaan die in strijd zijn met het schrijven van 19 december 1977. Het college geeft aan dat de afspraken van 19 december 1977 geldend zijn. Uiteindelijk besluit Gedeputeerde Staten op 19 december 1978 tot goedkeuring van het plan tot verbouwing van de archief bewaarplaats. Op 29 januari 1979 besluit de raad de locatie aan te wijzen als archief bewaarplaats van de gemeente Mheer. De raad besluit op 29 maart 1977 de Archief regeling vast te stellen. (126) *  In 1977 volgt weer een grondige inspectie van de archieven. Nog steeds zijn de notulen van de vergaderingen van de raad vanaf 1945 niet ingebonden ondanks de toezegging van het college dat deze tot delen zouden worden gebonden. De inspecteur vindt ook dat er door het niet meer inboeken van stukken sinds 1952 er geen deugdelijke afdoeningscontrole plaats kan vinden

Dit heeft ook een nadelige invloed op het efficiënt beheer van archiefstukken in de toekomst en het bieden van een sterke rechtszekerheid aan het publiek. Het registreren van stukken dient hervat te worden. Er zijn nog manco's aangetroffen bij het beheer van het semi-statisch archief en het oud-archief 1794-1940. Ook de archief bewaarplaats voldoet niet aan de eisen die de archief inspectie stelt. Het college antwoordt op 9 augustus 1978 op de punten van de archief inspecteur, maar gezien de omvang van de werkzaamheden zij er naar streven e.e.a. in de loop van 1979 te realiseren. Ondanks het dringende verzoek van Gedeputeerde Staten om stukken te gaan inboeken blijkt het gemeentebestuur van Mheer de mening toegedaan dat zij voorshands, gezien de omvangrijkheid van het systeem, nog niet over te gaan tot in boeking van de ingekomen stukken in een register. Wel zullen zij er speciaal op toezien dat de afdoening van stukken zo vlug mogelijk zal geschieden, terwijl ook het beheer van de archiefstukken de aandacht krijgen en houden. (127) *  Daarnaast speelt ook nog het signeren van de bouwtekeningen. Geconstateerd werd, dat niet te zien was welke bouwtekening bij welke bouwvergunning behoorde. Daarom is verzocht om een aanduiding op de stukken, waardoor zij individueel worden gekenmerkt en men ziet welke tekening bij welke bouwvergunning hoort. Hier is over en weer gecorrespondeerd tot in september 1979 het college besluit met de werkwijze in te stemmen en hier aan te gaan werken. In het kader van het secretarissen overleg zgn. "plateau gemeenten" is ondermeer gesproken over de functionering van de gemeentearchieven en de onderlinge afstemming van het systeem van ordening. Hierop inhaken doet het bureau O.D.R.P. een voorstel om het dynamisch en statisch archief tegen een prijs van fl. 14.220,-- excl. BTW te bewerken

Het college besluit om aan de Raad voor te stellen een krediet hiervoor beschikbaar te stellen. Op 21 maart 1980 wordt de opdracht aan het bureau O.D.R.P. gegund en de werkzaamheden zouden in het 2e kwartaal van 1980 worden uitgevoerd. Met het oog op de herindeling per 1 januari 1982, dienen de archieven van de gemeente Mheer te worden afgesloten. Op grond van de herindeling wet wordt ook bepaald hoe met de archieven etc. dient te worden omgegaan. Om het proces goed te laten verlopen is er op 11 juni 1981 een voorlichtingsbijeenkomst georganiseerd door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Er worden werkgroepen ingesteld die zich ondermeer gaan bezig houden met de overgang van de archieven naar de nieuwe gemeente. (128) *  Op 8 september 1981 komen Gedeputeerde Staten terug op de opmerkingen gemaakt bij de archief inspectie van 1977. Geconstateerd is, dat vanaf 1978 de bouwvergunningen wel voorzien zijn van een kenmerk, maar de voorgaande jaren niet. Hier dient actie te worden ondernomen. Daarnaast waren nog enkele niet uitgevoerde opmerkingen waarvoor het college de tijd krijgt deze op te realiseren. Door de herindeling wordt in de nieuwe gemeente Margraten het nieuwe college van burgemeester en wethouders zorg drager en worden zij aangeschreven om de tekorten betreffende de gemeentelijke archieven van Mheer op te heffen. Op 16 december 1982 bericht de gemeente Mheer aan Gedeputeerde Staten, dat de aanduidingen op de bouwvergunningen 1941-1978 zijn aangebracht en aan de andere opmerkingen ook tegemoet gekomen is