Het archief van een vereniging, ook dat van het Genootschap, wordt in de eerste plaats gevormd door de secretaris. In de statuten van 1863 was al vastgelegd dat de secretaris de processen-verbaal van de vergaderingen opstelde, die vervolgens in een speciaal register zouden worden ingeschreven. De secretaris zou voorts een register van werkende, corresponderende en ereleden, een staat van meubels en andere voorwerpen en een correspondentieregister bijhouden. De eerstvolgende taakomschrijving van de secretaris werd pas zo'n zestig jaar later in het huishoudelijk reglement van 1922 opgenomen: hij droeg zorg voor het geregeld bijhouden van de ledenlijst; hij verzorgde de notulen, voerde de briefwisseling en bewaarde het archief. Deze bepalingen werden in het huishoudelijk reglement van 1930 overgenomen. De taak van de secretaris ten aanzien van de archiefvorming werd in het huishoudelijk reglement van 1965 in artikel 23 opnieuw en uitvoeriger geformuleerd. De secretaris zorgde niet
alleen voor de notulen der algemene ledenvergadering en de registratie der bestuursbesluiten, hij moest ook de motieven optekenen, waarom deze besluiten genomen waren. Hij droeg zorg voor de ledenadministratie, voerde en bewaarde de briefwisseling en beheerde het archief. *  Naast de secretaris was het de penningmeester die aan de archiefvorming bijdroeg. Hij hield de boekhouding bij en stelde de jaarrekening op.

Hoe de archiefvorming zich in de praktijk voltrok, was afhankelijk van de meer of minder nauwgezette taakvervulling en andere omstandigheden. Zo werden de functies van secretaris en penningmeester in de jaren 1865-1907 door één persoon, Charles Bergers, vervuld. De statuten van 1863 schreven weliswaar het aanleggen van een ledenregister en een correspondentieregister voor, maar het is de vraag, of deze werkelijk hebben bestaan. Verwijzingen naar dergelijke registers worden in ieder geval niet aangetroffen. In het in 1863 aangelegde notulenregister zijn na 1873 geen leden-of bestuursvergaderingen meer ingeschreven. Een nieuw register werd pas in 1906 in gebruik genomen. Voor de geschiedenis van het Genootschap in de jaren 1873-1906 zijn wij derhalve aangewezen op de series rekeningen en bijlagen en op de korte jaarverslagen die ten behoeve van het Provinciaal bestuur werden opgesteld. Stukken uit de beginjaren bleven in privébezit van de voorzitter A. Schaepkens en de secretaris
J. Russel en werden pas in 1939 en 1942 aan het Genootschap geschonken. * 

Naast de secretaris en de penningmeester was er in de twintigste eeuw nog een derde functionaris die archiefbescheiden van het Genootschap opstelde, te weten de conservator, vanaf 1930 de beheerder en vanaf 1946 de directeur van het museum. Van archiefvorming door de conservator blijkt pas iets in 1922, toen een register werd aangelegd om de aanwinsten van het museum te registreren, tevens bedoeld om de vroegere verwervingen, voorzover die in de Publications of De Maasgouw waren vermeld, op te nemen. In hetzelfde jaar werd een begin gemaakt met de ordening van het "museumarchief, " zodat alle aanwezige gegevens over de herkomst of betekenis van de voornaamste voorwerpen gemakkelijker op te sporen zouden zijn. * 

Tot in 1947 werden de secretariaatswerkzaamheden door de secretaris zelf verricht. Door het toenemende aantal activiteiten van het Genootschap waren deze echter nauwelijks meer in vrije tijd uit te voeren, zodat in de bestuursvergadering van 7 mei 1947 uitvoerig gediscussieerd werd over de wenselijkheid om een gesalarieerde kracht aan te stellen. Hij zou het administratieve werk van de secretaris en van het museum overnemen, terwijl de secretaris slechts de algemene leiding zou behouden. In juni 1947 werd A. Hermans als administrateur in dienst genomen, eerst voor halve dagen, vanaf 1 oktober 1947 voor hele dagen. Hij zou niet alleen de gehele administratie van het Genootschap voeren, maar ook de klapper op de Publications vervaardigen en de directeur van het museum behulpzaam zijn. De werkzaamheden waren of werden dermate omvangrijk, dat in 1950 geconstateerd moest worden dat A. Hermans overbelast was en vaak overwerk verrichtte. De secretaris had het intussen nog steeds zo dr
uk dat hem geen tijd voor eigen studie of publicatie overbleef. Het bestuur besloot derhalve een tweede administratieve kracht aan te stellen. *  Per 1 oktober 1953 had het Genootschap naast een directeur en twee suppoosten voor het museum, een administrateur, twee museumassistenten, een typiste en een kantoorbediende in dienst. De werkdruk nam voor de secretaris evenwel niet af.

De secretaris H. Wouters wees er op 7 april 1954 op dat door de uitbreiding van de werkzaamheden een onhoudbare toestand was ontstaan, daar de administrateur "bij al zijn goede kwaliteiten, niet in staat is om verslagen, circulaires en brieven van enige importantie, stilistisch behoorlijk te verzorgen". Zonder effectieve hulp zou de secretaris zijn functie niet langer kunnen uitoefenen. De voorzitter E. Batta stelde voor dat de secretaris zelf een oplossing aan het bestuur zou voorleggen. *  Een oplossing was kennelijk niet te vinden en de problemen bleven bestaan. In 1958 nam Wouters ontslag als secretaris, maar bleef als bestuurslid aan. Vanaf 1947 was de werkverdeling tussen secretaris en bureau als volgt: De secretaris verzorgde de notulen van de bestuurs-en ledenvergaderingen en concipieerde de belangrijkste brieven. De verzending en vermenigvuldiging van stukken, de routine-aangelegenheden, de organisatie van excursies en de le
denadministratie werden door het bureau verzorgd. De penningmeester P. Muller (1934-1963) woonde te Venlo en verzorgde daar de financiële administratie. Hij correspondeerde veelvuldig met de secretaris en later het bureau over met name de contributiebetalingen. Pas in 1957 werd de administratie van de contributie en de excursies door het bureau te Maastricht overgenomen. * 

Vóór de benoeming van de administrateur in 1947 werd het archief waarschijnlijk bij de secretaris op zijn huis-of werkadres bewaard. Vanaf 1947 vond de archiefvorming voor een belangrijk gedeelte in het kantoor van de administratie in het museum plaats. Daarheen werden ook de oudere archiefstukken, waarschijnlijk na het aftreden van de secretarissen A. Kessen of F. Nuyens, in 1946 respectievelijk 1947, overgebracht. De administrateur voerde in 1947 een registratuurplan in met de volgende hoofdonderwerpen: C 1 secretariaat Maastricht, C 2 penningmeester Maastricht/Venlo, C 3 museum Maastricht, C 4 administratie Maastricht C 5 diverse aangelegenheden, C 6 penningmeester museum. Onder elke hoofdrubriek bevonden zich enkele tot vele rubrieken, waaronder verschillende rubrieken "diversen". *  Een ander bezwaar van het registratuurplan was dat elk jaar de rubrieken werden afgesloten. Stukken over aangelegenheden die zich over meerdere jaren uitst
rekten, bleven niet bijeen, maar kwamen in omslagen in dozen van opeenvolgende jaren terecht.

De ledenadministratie was buiten dit registratuurplan gehouden. Voor elk lid werd een dossier aangelegd. Al diens brieven over aanmelding, verhuizing, bezorging van De Maasgouw of contributiebetaling, maar ook bijvoorbeeld vondstmeldingen of een bericht over de dreigende afbraak van een monument, kwamen in dit persoonsdossier terecht. Gaf een brief van een lid aanleiding tot actie vanwege het Genootschap, dan werden de desbetreffende stukken niet in het persoonsdossier, maar in een rubriek van het registratuurplan geborgen. Deze registratuur werd ook toegepast op het oudere archief. De stukken werden rubrieksgewijs per jaar in archief dozen geborgen. Zo er al een oude orde in het archief aanwezig was, werd deze rond 1950 vernietigd. Het registratuurplan bleef zo'n tien jaar, tot en met 1957, in gebruik. Na de pensionering van A. Hermans werd vanaf circa 1959 een nieuw ordeningsplan toegepast dat kennelijk na enige jaren weer werd verlaten en waarschijnlijk niet op alle archiefs
tukken werd toegepast.

Het archief van het Genootschap werd twee keer verrijkt met gedeponeerde archivalia. Na het overlijden van W. Goossens in 1933 verwierf het Genootschap krachtens testamentaire beschikking zijn "Limburgsche archeologica", te weten zijn correspondentie en aantekeningen betreffende opgravingen en vondsten in Limburg. *  In 1957 werd de financiële administratie, zoals die door de penningmeester P. Muller sedert 1934 was gevoerd, naar het bureau te Maastricht overgebracht. *  Daartegenover werden in 1968 archiefbescheiden uit het Genootschapsarchief gelicht betreffende het museum, toen het beheer van het museum aan de Stichting "Limburgs Museum voor Kunst en Oudheden" werd overgedragen en de collecties in bruikleen werden gegeven. Het bureau van het Genootschap verliet als gevolg van het afstoten van het museum het Bonnefantencomplex en nam het archief mee naar de nieuwe behuizing.

In het kader van het honderdjarig bestaan van De Maasgouw deed de inventarisator in 1979 onderzoek naar de oprichting van dit tijdschrift. Hij maakte bij die gelegenheid kennis met het archief van het Genootschap, dat in het kantoorpand in de Bogaardenstraat werd bewaard. Tijdens de vergadering van Kringen, Secties en Commissies van 19 mei 1979 bracht hij de toestand van het archief ter sprake en stelde voor het te laten ordenen en/of over te dragen aan een archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld het Rijksarchief in Limburg. Het bestuur antwoordde dat het zou proberen het archief te laten ordenen door een stagiaire van de rijksarchiefschool. In de bestuursvergadering van 23 oktober 1979 namen J. Koreman en M. Smeets de taak op zich om de ordening te bestuderen. Een besluit werd evenwel een maand later aangehouden, totdat een nieuwe kracht op het bureau zou zijn benoemd. H. Wouters en M. Smeets zouden een voorstel tot ordening uitwerken. Tot enig resultaat leidde dit besluit niet. Op
initiatief van het Rijksarchief in Limburg besloot het bestuur in 1981 tenslotte om het statische en semi-statische gedeelte van het archief in bewaring te geven aan het Rijksarchief in Limburg. De feitelijke overbrenging vond in 1982 plaats.

Met de inventarisatie van het archief van het Genootschap werd al relatief snel, in 1984, gestart door J.W. van Kronenburg. Hij herstelde voornamelijk series. Nadat hij tot systeembeheerder was aangesteld-de computer deed in maart 1984 zijn intrede in het Rijksarchief-ontsloot hij met behulp van de computer de notulen van de bestuurs-en ledenvergaderingen en de ledenadministratie. Deze werkzaamheden waren in september 1986 voltooid. Mede tengevolge van het vertrek van J.W. van Kronenburg staakte de ordening van het archief. De werkzaamheden werden weer aangevat in januari 1998. Inmiddels waren na overleg tussen de Rijksarchivaris in Limburg en het bestuur van het Genootschap in 1994 zo'n veertien strekkende meter archiefbescheiden-kwitanties, bankafschriften, verzoeken om gemeentelijke subsidie, intekenformulieren-over de jaren 1934-1983 vernietigd.