Nadat de Stichting Behoud Mijnhistorie in 2016 aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg gelden ter beschikking had gesteld om het “Projectplan Ontsluiting Domaniale Mijn Archief” mogelijk te maken, werden per 1 september 2017 J.H. Hanssen en G.H.A. Venner aangetrokken om dit project uit te voeren. Hun taak was het om de in de magazijnlijst uit het eerste decennium van de 21ste eeuw opgenomen archief van de Aken-Maastrichtsche Spoorweg Maatschappij c.q. Domaniale Mijn definitief te inventariseren. Het project zou per 31 december 2018 beëindigd moeten zijn, al werd reeds rekening gehouden met een uitlooptijd. Aanvankelijk leek als verdeling van de werkzaamheden een cesuur in 1925, het jaar van de oprichting van de Domaniale Mijn Maatschappij, voor de hand te liggen, waarbij J. Hanssen de stukken uit de recente periode en G. Venner die van vóór 1925 zou beschrijven. Aangezien het jaar 1925 geen rol speelde in de bestaande ordening der stukken aangaande installaties en machines naar onderwerp, werd deze taakverdeling weer losgelaten. J. Hanssen hield zich bezig met de bewerkelijke dossiers over het personeel, de “ongevallendossiers”, de huisvesting en de afvloeiing, G. Venner nam de algemene series en de stukken betreffende de overige onderwerpen voor zijn rekening.

Aan het begin van de inventarisatiewerkzaamheden kwam al het vernietigen van archiefbescheiden aan de orde. In het verleden waren de bijlagen van de rekeningen over de periode 1930-1970 vernietigd. Nu het probleem principieel aan de orde kwam, werd als uitgangspunt teruggegrepen op de in 1994 verschenen “Proeve van macro-selectie inzake Nederlandse bedrijfsarchieven”. Bij bedrijfsarchieven van gelijksoortige ondernemingen, aldus één van de richtlijnen, verdiende het aanbeveling om een aantal bedrijfsarchieven in zijn geheel te bewaren en van andere alleen de belangrijkste stukken (bijvoorbeeld de directiestukken en jaarverslagen). Wat betreft de microselectie zouden bedrijfsarchieven ontdaan kunnen worden van overbodige ballast door het vernietigen van archiefstukken met een geringe informatiewaarde, en van doubletten. Macroselectie diende vooral gericht te zijn op bedrijfsarchieven gevormd vanaf de tweede helft van de negentiende eeuw. Gelet op de schaarste aan bronnen met betrekking tot de pre-industriële fase en de vroege industriële fase van Nederland (tot circa 1860) verdiende het volgens de Proeve aanbeveling het bewaard gebleven materiaal uit deze periode in zijn geheel te bewaren. *  In de geest van deze richtlijnen werd besloten in principe geen stukken te vernietigen die vóór het einde van de Eerste Wereldoorlog waren ontstaan. De Domaniale Mijn was immers tot in 1893 de enige continu producerende mijn in Nederland en tot 1914 ook de grootste. Een mooie scheiding vormde het jaar 1921, het jaar waarin verschillende series in de boekhouding aanvingen.

Ten aanzien van de bescheiden vanaf 1921 werd advies ingewonnen bij het Deutsches Bergbau-Museum te Bochum dat een summier overzicht verstrekte van te bewaren archiefstukken, “archivwürdige Unterlagen”. Voor vernietiging in aanmerking kwamen allereerst de dubbelen van de (gedrukte) jaarverslagen, de boekhouding met uitzondering van de grootboeken, en de loonadministratie, aangezien de daarin voorkomende informatie samengevat is in de jaarverslagen en het verzamelde statistische materiaal. Deze bescheiden werden reeds vóór de inventarisatie van de archieven vernietigd. Gedurende de inventarisatie werden de archieven ontdaan van dubbelen, de correspondentie wegens het leveren van steenkool en nog aangetroffen kasstukken.

Tijdens de ordening bleek, zoals hierboven uiteengezet, dat er sprake was van verschillende archiefvormers en dus van verschillende archieven. De registers uit de periode 1797-1846 hebben geen direct verband met de nadien gevormde archieven. Zij werden in 1864 overgedragen aan de ontvanger der domeinen en registratie te Heerlen. Sommige registers werden in 1883 afgestaan aan het Rijksarchief in Limburg, andere kwamen op onbekende wijze terecht bij de Domaniale Mijn. Allereerst vormde de mijndirecteur te Kerkrade een archief. Daarnaast traden de Aachen-Mastrichter Eisenbahn Gesellschaft te Aken en de Aken-Maastrichtsche Spoorweg Maatschappij te Maastricht als archiefvormers op. De laatste maatschappij deed in 1854 het beheer en de gehele administratie over aan de Akense zustermaatschappij. Voortaan waren er nog twee archiefvormers, te weten het bureau van de Aachen-Mastrichter Eisenbahn Gesellschaft, in casu de Spezialdirektor Sommer en daarna de Vorstand Von Pelser Berensberg, én de mijndirecteur te Kerkrade. Toen in 1906 Von Pelser Berensberg werd afgelost door Rütgers en Husmann, werd niet alleen de archiefvorming van de Aachen-Mastrichter Eisenbahn Gesellschaft, in ieder geval ten dele, naar Kerkrade verplaatst, maar was er voortaan nog maar één archiefvormer: De directie van de maatschappijen tevens mijndirectie. Een duidelijk te onderscheiden archief van de mijndirectie was er sinds 1906 niet meer. De oprichting van de Domaniale Mijn Maatschappij in 1925 tenslotte als opvolgster van de Aken-Maastrichtsche Spoorweg Maatschappij, leidde kennelijk niet tot een andere registratuur en een herkenbaar nieuw bedrijfsarchief. Het weinige dat van een ordening bewaard is gebleven, heeft betrekking op het aanschaffen van installaties en machines.

De betreffende genummerde rubrieken omvatten de periode 1880-1948, gevolgd door alfabetisch gerangschikte rubrieken over de jaren 1945-1968. In dit ordeningssysteem is, zoals bij de boekhouding, geen rekening gehouden met de start van de nieuwe maatschappij in 1925. Het is derhalve weinig zinvol om onderscheid te maken tussen archiefstukken van vóór en na 1925.

De hoofdindeling van de inventaris is om bovenstaande redenen gebaseerd op de vier archiefvormers, te weten 1) de archiefbescheiden van de ambtenaren van de domeinadministratie 1797-1846, 2) het archief van de Aken-Maastrichtsche Spoorweg Maatschappij te Maastricht 1845-1855, 3) het archief van de Aachen-Mastrichter Eisenbahn Gesellschaft te Aken, sinds 1906 te Kerkrade, sinds 1925 de Domaniale Mijn Maatschappij te Kerkrade 1844-1996 4) het archief van de directeur van de Domaniale Mijn 1846-1906 en later. De afbakening en het eindpunt van het archief van de directeur ten aanzien van het archief van beide maatschappijen is vloeiend, omdat de mijndirectie ook na 1906 haar functies voortzette. Series in het archief van de mijndirecteur daterend van vóór 1906 die na die datum werden voortgezet, zijn niet afgekapt, maar intact gelaten en onder het archief van de directeur beschreven. Zodoende bevat laatstgenoemd archief ook stukken van na 1906.

Zowel bij de archiefvorming bij de Aken-Maastrichtsche Spoorweg Maatschappij als bij de Aachen-Mastrichter Eisenbahn Gesellschaft werd onderscheid gemaakt tussen besluiten betreffende de exploitatie van spoorwegen enerzijds en besluiten betreffende de exploitatie van de steenkolenmijn anderzijds. Deze tweedeling was bepalend voor de hoofdindeling in beide archieven. Voor een nadere indeling kon niet worden teruggegrepen op een contemporain, het gehele archief omvattend registratuurplan. Ook bestaande inventarissen van mijnarchieven in Wallonië boden ter vergelijking geen uitkomst, aangezien deze archieven veelal klein van omvang zijn en in de inventarissen te weinig structuur was aangebracht. *  Nuttiger in dit opzicht was dan weer de inventaris van het bedrijfsarchief van Taminiau’s Conservenfabrieken. * 

De stukken betreffende de mijnexploitatie konden worden ingedeeld naar onderwerpen die onderling een zekere chronologie vertonen: concessieverlening - concessiegebied - personeel, terreinen, bedrijfsinrichting - delven van steenkool - verkoop, mijnschade - boekhouding. Dergelijke onderwerpen kunnen bovendien overeenkomen met afdelingen in een bedrijf. *  Al deze stukken betreffen de exploitatie van de steenkolenmijn. Daarnaast bevinden zich op gelijke hoogte de stukken betreffende de verantwoording van de exploitatie en die betreffende de rentabiliteit van de exploitatie.

Zoals beschreven, werd in 1996 een gedeelte van het archief van de Domaniale Mijn door de vereffenaar overgedragen aan het Staatstoezicht op de Mijnen, dat in 2003, geordend met bescheiden van deze overheidsinstelling, in het Rijksarchief werd opgenomen. Dit gedeelte bevat vele mijnschadedossiers die tot op straat en huisnummer zijn uitgesplitst. Het leek verspilling van geld en energie om deze dossiers nogmaals in deze inventaris op te nemen. Anders was het gesteld met de registers en banden betreffende mijnschade, die gedeeltelijk door het Staatstoezicht waren overgenomen en gedeeltelijk aan het Rijksarchief waren overgedragen. Teneinde het overzicht te behouden c.q. te herstellen werden deze registers en banden in het archief van het Staatstoezicht op de Mijnen (07.I15) ook in deze inventaris opgenomen onder verwijzing naar de betreffende inventarisnummers in het archief van het Staatstoezicht. Op dezelfde wijze werd gehandeld ten aanzien van de banden betreffende het geschil met de Eschweiler Bergwerks-Verein over de watertoevloed.

In 1997 werden andere bescheiden ter bewaring overgedragen aan het hoofd Centraal Archief van DSM. Van daaruit werden in 2019 drie dozen archiefmateriaal naar het HCL overgebracht. Het betrof met name de notulen en andere stukken van de vergaderingen van aandeelhouders tot in 1996. Deze konden met aanvullende nummers nog in de inventaris worden opgenomen.

Tenslotte nog een woord over de zestig dozen ongevallendossiers over de jaren 1907-1974. *  In 1978 zijn bij het toenmalige Rijksarchief weer aanstalten gemaakt om het archief van de Domaniale Mijn te inventariseren. Dit project stond indertijd onder leiding van P. Dingemans. Hij liet de beginnende archivaris J. Fokkens, wat men toen noemde, ongevallendossiers samenstellen. Door de administratie van de Domaniale Mijn zijn deze dossiers nooit zo betiteld. De dossiers waren ontstaan naar aanleiding van een ongeluk dat een werknemer was overkomen. In dat verband werd de werknemer dan ook steeds als “getroffene” betiteld in het dossier. De aard van de verwonding varieerde van vrij licht tot zeer zwaar, en ook dodelijke ongelukken kwamen niet zelden voor. De dossiers starten dan ook met een “ongevallenrapport”. De daarin verwerkte gegevens werden doorgestuurd naar de Centrale Werkgevers Risico-Bank te Amsterdam, de instantie waar de mijn voor ongevallen was verzekerd, en die, na ingewonnen advies van de Rijksverzekeringsbank, overging tot uitkering van een “voorlopige rente” aan de “getroffene”. Mocht het letsel van blijvende aard blijken te zijn, dan ging men over tot een nader vast te stellen permanente uitkering, afhankelijk van de aard van de verwonding of invaliditeit. Voor een aantal letsels zoals een verloren vinger, oog, hand etc. bestonden vaste uitkeringspercentages gerelateerd aan het loon. Bij een dodelijk ongeval werden bedragen uitgekeerd aan de nabestaanden: de echtgenote (levenslang of tot haar hertrouwen) en hun kinderen (tot een bepaalde leeftijd).

Deze uitkeringen werden overgeheveld van “voorlopige rente” naar “blijvende rente”. Ongehuwde dodelijk verongelukten werden niet beschouwd als gezinshoofd en kostwinner. Hun dossiers bleven in de “voorlopige rente”-ordners zitten. Hun directe familieleden werden niet als nabestaanden beschouwd, zodat er niet hoefde te worden overgegaan tot een meer langdurige uitkering. Kortom de zogenaamde “ongevallendossiers” werden weliswaar samengesteld naar aanleiding van een ongeval, maar in essentie om bij te houden hoeveel en hoelang iemand (of zijn nabestaanden) recht had op een rente-uitkering. In feite was het dus beter geweest de “ongevallendossiers” te betitelen als “rentedossiers”. Deze conclusie werd bevestigd, doordat tijdens de huidige inventarisatie nog één originele ordner aangetroffen werd met als opschrift voorl. rente, 1941. Deze originele ordner werd in een zeer laat stadium van de inventarisatie gevonden op een onverwachte plaats in het archief, hetgeen tevens de reden zal zijn geweest waarom J. Fokkens dit bestand niet heeft opgenomen in zijn inventarisatie. Toch is ervoor gekozen de al bijna veertig jaar oude benaming “ongevallendossiers”’ aan te houden.

Bij de archieven van de exploitanten van de Domaniale Mijn werden ook nog kleine archieven van nauw gelieerde bedrijven aangetroffen, zoals die van de Limburgsche Transport Maatschappij (1931-1969) te Kerkrade, de Kerkrader Export Maatschappij (1936-1969) en de Brikettenfabriek te Simpelveld (1912-1927). Ook verschillende instellingen ten behoeve van het welzijn van het personeel hebben bescheiden nagelaten variërend van het Fonds ter ondersteuning van arbeiders in dienst van de Domaniale Steenkolenmijnen (1876-1939), de Stichting ter bevordering van de huisvesting van personeel (1952-2969), de Commissie Eigenbouwregeling 1961 (1961-1973) en het Sociaal Fonds (1957-1970). Al deze archiefjes werden in de afdeling “gedeponeerde archieven” opgenomen.