Wanneer men de resoluties van het kapittel onder de trefwoorden archivia en documenta bestudeert, *  blijkt dat de archiefzorg van de kapittelvergadering geconcentreerd was op drie punten: de onderbrenging van het archief, de opsporing van afgedwaalde archivalia en de ordening van de archiefstukken. De uitlening van documenten uit het archiefdepot is in de geschiedenis van het kapittel een niet uit te roeien kwaal geweest. Hoewel de archiefkamer afgegrendeld was met drie sloten, waarvan de sleutels berustten bij de deken, scholaster en fabriekmeester, *  zijn er toch regelmatig stukken aangetroffen in de huizen van de kanunniken. Naar het schijnt hebben de herhaalde sommaties van de kapittelvergadering tot inlevering van geleende archiefstukken slechts tijdelijk effect gesorteerd, ondanks de dreiging met sancties. *  De oudste resolutie van het kapittel
op het gebied van archiefzorg, van 28 februari 1507, bevat reeds de opdracht afgedwaalde stukken te verzamelen en te kopiëren. * 

In 1622 was dreiging met beslaglegging van de inkomsten uit de prebende nodig om de moeder van kanunnik Arnold Smeets te bewegen tot restitutie van de documenten en registers van de rijproost, een ambt dat haar zoon bekleed had. *  In 1671 nam het kapittel het heilzame besluit dat uitlening van archiefstukken alleen met toestemming van de deken geoorloofd was en dat er een ontvangstbewijs getekend moest worden. *  Toch werd nog in 1750 Nicolaas Dujardin, die zijn ambt als deken had neergelegd, aangemaand om alle charters, documenten en registers in zijn huis terug te brengen naar het archiefdepot. *  Tot zijn verdediging kan misschien aangevoerd worden dat Nicolaas Dujardin een kanunnik was met historische belangstelling. * 

Het omvangrijke archief in een goede en geordende staat te houden of te brengen, heeft het kapittel, aantoonbaar in de zeventiende en achttiende eeuw, als een belangrijke taak beschouwd. De oudste opdracht van de kapittelvergadering om omnia documenta te onderzoeken en in bonum ordinem te plaatsen, dateert van 26 mei 1598. *  Een commissie van drie leden, te weten de scholaster Petrus Lindanus-ambtshalve belast met het beheer van het archief-, de rentmeester Nicolaas Casen en de ontvanger Johannes van Boelsbeeck, werd aangewezen voor de uitvoering van het werk. Het trio kon in ieder geval gebruikmaken van een oudere inventaris, uit 1574, waarin de stukken betreffende het vermogen beschreven waren. *  Waarschijnlijk moet het inventarisatieproject van 1598 in verband gebracht worden met de oorlogstroebelen van de afgelopen decennia, waardoor ook het archief in het ongerede was geraakt.
Het enige thans nog tastbare resultaat van het werk van de archiefcommissie van 1598 was een lijst van charters die Johannes van Boelsbeeck in 1600 samenstelde. *  Het zijn vooral door geestelijke en wereldlijke machthebbers uitgevaardigde oorkonden die de rechtstoestand en het vermogen van het kapittel betreffen. In 1619 is een controle op de aanwezigheid van de stukken doorgevoerd: in de marge van de lijst werd bij iedere oorkonde al dan niet adest geschreven. Het merendeel van de opgesomde charters is ook nu nog in het archief aanwezig.

In de zeventiende en achttiende eeuw is vier maal een inventaris van het kapittelarchief vervaardigd: 1621-1622, 1677, 1720 en 1767. *  6 Steeds was wanorde in het archief een belangrijk motief voor de opdracht tot inventarisatie. De vier inventarissen die het resultaat waren van het ordeningswerk zijn-evenals hun voorloper, de deelinventaris uit 1574-gebaseerd op een systeem van plaatsing der stukken naar uiterlijke vorm, naar onderwerp of volgens een geografische indeling. In de inventaris van 1621-1622 worden allereerst de registers of delen opgesomd, waarbij de wijze van opberging in het depot onvermeld blijft.

De beschrijving opent met een indrukwekkende serie van meer dan dertig delen of banden die de rekeningen van inkomsten en uitgaven van 1370 tot 1618 bevatten. Helaas zijn al deze delen in de Franse tijd verloren gegaan. Daarna volgen de manualen vanaf 1548, de leggers vanaf 1369 en de resolutieprotocollen vanaf 1453. Vervolgens worden documenten beschreven die in een kast met diverse laden waren ondergebracht. Het zijn kennelijk vooral charters en bundels papieren stukken die deels geografisch deels thematisch zijn gegroepeerd. *  Een gedetailleerder inventaris dateert uit het jaar 1677. In die inventaris is in de eerste plaats sprake van de-reeds gememoreerde-camera ante archivia
, het voorvertrek dat ingericht was ten behoeve van de raadpleging van de registers betreffende het vermogen.

In de eigenlijke archiefkamer stond allereerst een grote kist die beveiligd was met acht ijzeren banden en onder meer de resolutieprotocollen en protocollen van akten van verpachting bevatte. Verder bevonden zich in het vertrek verschillende kasten: een grote kast, armarium maius, en enige kleine kasten, parva armaria. In het bovenste gedeelte van de grote kast lagen vele stapels procesdossiers. Het onderste gedeelte bevatte zes laden, waarin zich de stukken bevonden over de rechten en privileges van het kapittel (lade een en twee), het vermogen van het kapittel (lade drie, vier en vijf) en de altaren en jaargetijden (lade zes). De stukken waren thematisch of geografisch ingedeeld. De grote kast bezat ook aan de zijkant laden, waarin onder meer de kwitanties een plaats hadden gevonden. In de kleine kasten berustten de fabriekregisters, de leggers van de altaarbeneficies en de registers en stukken betreffende de heerlijkheden Bemelen en Veldwezelt en de cijnsgoederen.

De honderden schepenbrieven-meestal overdrachten van grondrenten-waren niet in de beschrijving opgenomen. *  De inventaris die veertig jaar nadien, anno 1720, werd vervaardigd, is een reprise van die van 1677. In de tussentijd was er aan de berging der stukken in de archiefkamer nauwelijks iets veranderd. *  In 1755 achtte het kapittel andermaal een ordening van het archief wenselijk. Uit de gebruikte formulering blijkt dat de stukken in het depot opnieuw in wanorde waren geraakt: de kapittelvergadering bepaalde dat de vereiste orde in het archief hersteld moest worden. De resolutie bevatte echter nog een tweede opdracht: de archivalia moesten door een bekwaam persoon zorgvuld
ig overgeschreven worden in één of meerdere "boeken". Het kapittel besloot dus tot de aanleg van een cartularium. Voor dit tweeledige werk benoemden de kanunniken de priester Nicolaas Vincent, die als rector van het beneficie van de H. Petrus aan de kapittelkerk verbonden was.

Dat het een werk van lange adem zou worden, blijkt uit de terminologie van de bezoldiging: er werd een jaarlijks salaris van zeventig gulden uit de kapittelkas gereserveerd. *  Het aan Nicolaas Vincent opgedragen archiefwerk is uitgegroeid tot een grootscheepse onderneming die de toegankelijkheid van het archief op ongekende wijze heeft verdiept en die pas in 1767 voltooid was. Hoewel Vincent zijn werk niet heeft ondertekend, moeten de tussen 1755 en 1767 vervaardigde toegangen aan hem worden toegeschreven, daar er geen opdracht aan een andere inventarisator bekend is. Korte tijd na de voltooiing van het omvangrijke werk is de band tussen Nicolaas Vincent en het Lieve-Vrouwekapittel beëindigd: in 1769 deed Vincent afstand van zijn beneficie in de Mariakerk. Hij overleed in 1784 als rector van het altaar van het H. Kruis in
de kerk van Sint-Pieter. * 

De nalatenschap van de nijvere archivaris kan niet anders dan indrukwekkend genoemd worden. Als inventarisator van het archief is hij overigens in de voetsporen getreden van zijn voorgangers. Dat blijkt uit de door hem samengestelde inventaris die hij vergezeld deed gaan van een plattegrond van de archiefkamer. *  Langs de wanden van het archiefvertrek stonden vijf kasten en een kist opgesteld. Zij waren genummerd A, B, C, D, E en F.

De kasten A en B bedekten de muur links van de ingang. In kast A werden onder meer de belangrijke charters van het kapittel bewaard. Zoals nader uiteengezet zal worden, waren deze gegroepeerd in twee algemene series, documenta originalia ab anno 1096 en memorialia geheten. De overige charters en stukken in kast A waren naar onderwerp gerangschikt: zij hadden met name betrekking op institutionele en materiële aspecten van het kapittel. Kast B was in zijn geheel gereserveerd voor de vele procesdossiers van het kapittel.

De grootste kast in de archiefruimte, C, bevatte de talrijke delen en banden van het kapittelarchief: rekeningen, leggers, manualen, protocollen, maar ook liturgische handschriften en aloude registers, waarvan er één begon in 1039. Naast het raam van de archiefkamer stond aan de ene zijde kast D met onder andere stukken betreffende de altaarbeneficies en aan de andere zijde kist E, gevuld met chartae inutiles (nutteloze charters), waarschijnlijk uitgediende schepenbrieven inzake de overdracht van grondrenten. In kast F tenslotte waren de stukken betreffende bepaalde kleine fondsen opgeborgen, zoals gasthuizen, choralen, lauden en missen. Dat de ruimte in de archiefkamer krap bemeten was, blijkt uit de omstandigheid dat ook bovenop de kasten archivalia werden gedeponeerd: op kast A en B stukken betreffende de heerlijkheden Bemelen en Veldwezelt en op kast C procesdossiers. Tenslotte was er in de archiefkamer in de muur een kluis-G-aangebracht waarin het geld van het kapittel opg
eslagen werd.

De inventaris van het kapittelarchief was slechts één van de resultaten van het werk dat Nicolaas Vincent tussen 1755 en 1767 heeft verricht. Ook het tweede gedeelte van de opdracht van 12 februari 1755-de samenstelling van een cartularium-heeft hij met veel toewijding uitgevoerd. In 1767 presenteerde hij aan het kapittel twee kloeke delen in folioformaat waarin ruim vierhonderd akten vanaf 1096 waren afgeschreven. Dit registrum documentorum besloeg liefst twaalfhonderdveertig bladzijden. *  Naast deze omvangrijke uitgave werd in 1768 een tweede bronnenuitgave voltooid die bedoeld was als een pendant van het cartularium. Het was een regestenlijst van akten van 1107 tot 1768. *  In het voorwoord gaf de anonieme auteur-waarschijnlijk Nicolaas Vincent-een verklaring van het verschil tussen beide werkstukken: het cartularium bevatte de integrale teksten van de fundamentele oorkonden en akten van het kapittel; de re
gestenlijst bevatte samenvattingen van gedenkwaardige akten, maar voor het kapittel van minder gewicht of van betwiste authenticiteit. De regestenlijst droeg dan ook de toepasselijke benaming: recollectio memorialium. Het lijkt voor de hand liggend dat deze twee bronnenuitgaven corresponderen met de in de inventaris van 1767 genoemde algemene series documenta originalia ab anno 1096 en memorialia. Ook de procesdossiers van het kapittel werden op soortgelijke manier toegankelijk gemaakt: er werd een lijst vervaardigd met resumés van de processen waarbij het kapittel van 1307 tot 1768 betrokken was geweest. *  Naast al deze werkzaamheden die tot doel hadden de toegankelijkheid van het archief te bevorderen, heeft het jaar 1767 ook op administratief gebied een batig saldo opgeleverd.

Er werden drie even omvangrijke als nauwkeurige leggers vervaardigd van de vermogenspositie van het kapittel. De materiële grondslag van de kanunnikengemeenschap werd aldus up-to-date in kaart gebracht. Het vermogen bestond uit drie fondsen: het zogeheten fonds van de kanunniken voor de vorming van de prebenden, het fonds van de presentiegelden voor de beloning van de aanwezigheid bij de kerkdiensten en het fonds van de kerkfabriek voor het onderhoud van het kerkgebouw. *  Als kroon op het veelsoortige werk van 1767 werd het stipale privilegiorum vervaardigd, een systematische verhandeling over de rechtspositie van het kapittel. *  Via alfabetische trefwoorden werd in korte exposés uitleg gegeven over de institutionele en juridische grondslagen van het Mariakapittel. Het was een soort van naslagwerk voor eigen gebruik. Evenals bij het tweedelige cartularium en de drie leggers was aan de materiële vormgeving v
an het stipale privilegiorum veel zorg besteed: alle zes delen waren registers in folio-formaat, geschreven in schoonschrift, voorzien van met leer beklede banden en versierd met gouden letters. Deze dure uitmonstering wijst erop dat het kapittel veel waarde hechtte aan het in 1767 voltooide zesdelige magnum opus op archiefgebied.

Ongeveer een decennium later, rond 1776, heeft het kapittel voor het laatst een omvangrijk project op het gebied van toegankelijkheid verwezenlijkt: de resolutieprotocollen van 1400 tot 1776 werden nader ontsloten. Dit gebeurde in de vorm van een repertorium: korte inhoudsopgaven van de afzonderlijke resoluties werden geplaatst binnen een systeem van alfabetische trefwoorden, van absentiae tot Wonck. *  Het kapittel heeft slechts korte tijd, tot 1797, gebruik kunnen maken van al deze nieuwe toegangen maar na twee eeuwen staan zij nog steeds ter beschikking van de onderzoeker.