Het hybride takenpakket van de commissaris heeft ook directe invloed op de archiefvorming. In een 'kabinetsarchief' is met name de administratieve neerslag te vinden van activiteiten die voortvloeien uit de uitoefening van de rijkstaken, terwijl in het 'griffiearchief' van de provincie de stukken zijn opgenomen die betrekking hebben op de rol van de commissaris als voorzitter van de statencolleges, alsmede de bescheiden die betrekking hebben op de uitvoering van taken in medebewind. Vanwege deze dubbelrol is in sommige provincies vanaf het begin getracht een gescheiden archiefvorming aan te houden. Maar in de praktijk leverde dit nogal eens problemen op. Vanuit dit perspectief kan dan ook heel goed de keuze worden verdedigd om beide archieven in één inventaris te beschrijven, zoals is gebeurd bij de inventarisatie van het archief van het provinciaal bestuur van Limburg uit de periode 1813 - 1914. Vanaf 1914 kan echter in Limburg wel worden gesproken over een separaat kabinetsarchief. Maar ook hier is de afbakening met het griffiearchief soms door meer praktische dan theoretische motieven ingegeven. Stukken over benoeming en ontslag van burgemeesters bevinden zich in het kabinetsarchief vanuit de rol die de commissaris vervult als adviseur van de Kroon. Tegelijkertijd werden daarin ook de stukken opgenomen betreffende het toezicht dat de commissaris in medebewind krachtens de Gemeentewet uitoefent op de burgemeesters. De cesuren van het archief dat in deze inventaris is beschreven, werden vastgesteld tussen 14 september 1944 t/m 1990. Dit laatste jaar ligt voor de hand en valt samen met het afscheid van Dr. J. Kremers als commissaris. De eerste datum behoeft enige verduidelijking. De aanvankelijke gedachte was om het archief te splitsen op 1940, maar dit idee werd al snel verlaten. De Duitse bezetting in mei 1940 leidde in eerste instantie niet tot administratieve veranderingen

Pas zeer geleidelijk aan werden het ambtenarenapparaat en de besluitvorming in een bepaalde richting gemanoeuvreerd. Na de bevrijding van Maastricht op 14 september 1944 werd de door de Duitsers aangestelde commissaris (niet van de Koningin), graaf M. de Marchant et d'Ansembourg vervangen door de reeds voor de oorlog in functie zijnde commissaris van de Koningin mr.dr. Van Sonsbeeck. Dit historische moment vormde ook in de archiefvorming een abrupte en duidelijke cesuur. Vanuit Maastricht werden toen de reeds bevrijde gebieden bestuurd, voor zover dit mogelijk was in samenwerking met de geallieerde troepen en het Militair Gezag. Voor de gebieden die in deze hectische periode zeer moeilijk vanuit Maastricht bereikbaar waren, werd de "Gemachtigde van het Provinciaal bestuur van Limburg voor het noordelijk deel der Provincie", mr. R.H. van Basten Batenburg, aangesteld. Ondanks deze cesuur zijn er toch enige stukken ouder dan 1944 in het archief terecht gekomen. Met name geldt dit voor de burgemeestersdossiers. Veel van deze persoonsdossiers starten reeds vér voor de oorlog, te weten op de dag van hun benoeming, maar ze worden eerst afgelegd en aan het archief toegevoegd op het moment van het ontslag. Ook de dossiers van een groot aantal gedurende de Oorlog benoemde burgemeester, zijn in dit deel terecht gekomen omdat zij voor het grootste deel pas na de bevrijding officieel werden ontslagen. Opmerkelijk is dat zich in een aantal dossiers ook subdossiers bevinden afkomstig uit het verder verloren gegane archief van de Sicherheitsdienst in Maastricht. Op welke wijze die daarin terecht zijn gekomen, is niet bekend. Het in deze inventaris beschreven archief werd in verschillende gedeeltes overgebracht van 2001-2006 van het provinciehuis te Maastricht naar het Rijksarchief in Limburg te Maastricht c.q. het Regionaal Historisch Centrum Limburg te Maastricht. De uiteindelijke inventarisatie is het resultaat van het werk van drie personen

Gestart werd in 2001 door G. Luijkx en J. van Rensch. Laatstgenoemde heeft m.n. de burgemeestersdossiers, de dossiers van de koninklijke onderscheidingen en een deel van de rubriek 'civiele verdediging' voor zijn rekening genomen. Door verandering van werkkring van de heer Luyckx stagneerde de voortgang, totdat vanaf november 2005 J. Hanssen werd belast met de afronding van de inventarisatie. Als eerste werden toen de inmiddels wel overgebrachte, historisch zeer belangrijke, stukken uit oorlogsperiode 1940-1944 afgescheiden. Daarna werden de nog niet eerder beschreven gedeeltes bewerkt (voor het grootste deel 'Zuivering', 'Bemiddeling' en Civiele verdediging') en samengevoegd met reeds beschreven onderdelen. Uiteindelijk moest het geheel worden gecontroleerd op volledigheid en consistentie van beschrijvingen. Tenslotte werden bij de inventarisatie van het Kabinetsarchief over de periode 1990-2002 door mevr. Opveld in 2007 nog archiefstukken betreffende de jaren 1944-1990 gevonden, overgebracht naar het RHCL en vervolgens genïtegreerd in deze inventaris. De archieven waren op onderwerp geordend middels de Code Archiefordening en Documentatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Een ordening gebaseerd op de UDC-code zoals die ook gebruikt wordt in de bibliotheekwereld. Deze code vormde tevens de enige toegang tot het archief. Een inventaris ontbrak. Bij de inventarisatie is de indeling van deze code wat betreft onderwerpen min of meer als leidraad gebruikt, maar werd verder aangepast. Bij de inventarisatie werden ook verschillende gedeponeerde archieven aangetroffen, te weten: - het archief van de Provinciale Limburgse Brandweerbond; - het archief van de Provinciale Evacuatiecommissie - het archief van het Provinciaal Commando van de Bescherming Burgerbevolking. Deze archieven werden afgescheiden en zijn als zelfstandige archieven aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg overgedragen

Een van de grootste problemen bij de inventarisatie vormde het feit dat in het verleden, na de dynamische fase van de dossiervorming, nauwelijks of niet was geschoond. Dit betekende dat het werk, dat normaliter in de semi-statische fase van de archiefverzorging plaatsvindt, nu achteraf moest worden verricht op dossier- of zelfs stuksniveau. Het behoeft geen betoog dat dit arbeidsintensieve werk de voortgang van het project negatief heeft beïnvloed. Toch leverde de compleetheid ook voordelen op. Soms geven ogenschijnlijk onbelangrijke documenten of persoonlijke aantekeningen, die strik genomen voor vernietiging in aanmerking komen, een beter beeld van een bepaalde tijdsgeest of situatie dan officiële stukken. De officieel landelijk vastgestelde selectielijsten met betrekking tot vernietiging werden bij de selectie wel gehanteerd, maar zijn soms slechts beperkt toepasbaar door vage of zeer ruime omschrijvingen. In ieder geval konden als algemene categorie zonder bezwaar worden vernietigd dubbelen en kladden, geleidebriefjes, simpele kennisgevingen, documentatie etc. Een belangrijk deel van het archief bestaat uit stukken die deel uitmaken van administratieve processen, die zich binnen meerdere bestuurslagen afspelen (gemeente, rijk). Bij beslissingen waarbij de commissaris een adviserende rol heeft (benoemingen, onderscheidingen) berust het resultaat van de eindbeslissing in de centrale regeringsarchieven. Voorts worden veel vergaderstukken ontvangen en van landelijk of regionaal bestuurlijk overleg, waarvan het secretariaat niet bij de provincie berust. Bij stringente toepassing van vernietigingsregels zou een deel van dit materiaal kunnen worden verwijderd. Daarmee dreigt het risico dat de 'ziel' uit het archief verdwijnt. Om die reden is dan ook met terughoudendheid binnen deze categorieën geselecteerd.

Bovendien geven soms persoonlijke aantekeningen of voor stukken die tot een bepaald standpunt van de commissaris hebben geleid, toch ook zicht op de Limburgse benadering van een bepaalde kwestie. In sommige gevallen werd echter besloten over te gaan tot een min of meer seriematige opschoning. In de burgemeestersdossiers bevonden zich soms omvangrijke hoeveelheden sollicitatiestukken van niet-benoemde kandidaten (vernietigd volgens voorschrift), documentatie in de vorm van fotokopieën van krantenknipsels en allerlei onbelangrijke kennisgevingen met betrekking tot verlof, ziekte, bepaalde vergoedingen en toelagen etc. Uiteindelijk werd alleen bewaard al hetgeen relevant was met betrekking tot benoeming, functioneren en ontslag van de betrokkene. Bij de koninklijke onderscheidingen hoeven volgens de selectielijst alleen stukken te worden bewaard die betrekking hebben op 'personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest'. Dit criterium is vaag. Bij de inventarisatie is dit aldus uitgelegd dat in ieder geval alle stukken die betrekking hebben op niet gehonoreerde aanvragen en alle stukken die betrekking hebben op de verlening van de eremedailles in goud, zilver en brons voor vernietiging zijn afgezonderd. Stukken die betrekking hebbend op de rang van ridder in de orde van Oranje Nassau of hoger zijn bewaard, met dienverstande dat ballast in de vorm van dubbelen, justitiële documentatie, geleidebrieven e.d. werd verwijderd. Bij deze afweging speelde ook een rol dat de informatieve waarde van veel dossiers gering is en dat uiteindelijk toch van iedere onderscheiding stukken worden bewaard bij de gemeenten en in het archief van het kabinet van de Koningin. Veel opgeschoond werd ook bij het onderwerp civiele verdediging. Het gevaar van verlies van informatie van blijvend belang was hier gering

Het reeds genoemde archief van het Provinciaal Commando van de Bescherming Burgerbevolking is tamelijk compleet en vormde in zekere een pendant van de stukken in het kabinetsarchief. Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en privacy van individuele personen gelden er ook beperkingen voor de raadpleging. In algemene zin betreft dit alle stukken jonger dan 20 jaar. Daarnaast geldt een beperking van 75 jaar voor categorieën, zoals persoonsdossiers, stukken betreffende zuivering, conflictbemiddeling etc. In bijlage I wordt een overzicht van deze inventarisnummers gegeven. Opheffing van deze beperkingen is op verzoek mogelijk door de rijksarchivaris in Limburg, gehoord het advies van de commissaris van de koningin.