De Archiefwet 1962 en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsvoorschriften (o.m. Archiefbesluit 1968) en de provinciale archiefregeling 17 april 1972 provinciaal blad 85-1972 zijn van toepassing op de toenmalige archiefbescheiden van de Provinciale Griffie van Limburg. De hieraan verbonden aspecten zorg, beheer en toezicht zijn als volgt geregeld:
- Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de bewaring van de archiefbescheiden;
- de griffier is belast met het beheer van de archiefbescheiden ( bij de Provinciale Griffie uitgevoerd door het bureau Registratuur en Archief);
- de provinciaal archiefinspecteur oefent toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden.
Het geïnventariseerde archief omvat de periode van 1 januari 1944 t/m 30 april 1987. De afbakening van dit tijdvak is als volgt te verklaren. Het jaar 1944 sluit aan op het reeds geïnventariseerde archief van het Provinciaal Bestuur van Limburg betreffende de Provinciale Griffie over de periode 1914-1943. De reden om het archief per 30 april 1987 af te sluiten vloeit voort uit het besluit van Gedeputeerde Staten om de Provinciale Griffie, alsmede de Provinciale Waterstaat en de Provinciale Planologische Dienst (m.i.v. 01-03-1985 hoofdgroep Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting) per 1 mei 1987 op te heffen.
De omvang van het te inventariseren archief betrof 664 strekkende meter, bestaande uit:
- het dienstenarchief van de Provinciale Griffie.
- de gedeponeerde archieven.

Bij een globale inventarisatie van dit dienstenarchief werden de navolgende ordeningmethodieken aangetroffen. De correspondentiestukken bleken overwegend volgens het systematisch dossierstelsel, gebaseerd op de Basisarchiefcode van de V.N.G., te zijn geordend. De formeel gelijksoortige bescheiden waren seriegewijs geordend. De dossiervorming en -ordening liet weinig te wensen over. Wel ontbrak van dit dienstenarchief een dossierinventaris en er was geen selectie op de vernietiging uitgevoerd.
Ter voorbereiding op nieuwe ontwikkelingen (Archiefwet 1995) werd besloten de werkzaamheden, ter voorbereiding op de vervroegde overbrenging uit te besteden aan een extern archiefverzorgingsbureau. De opdracht hiervoor werd door het Provinciaal Bestuur op 6 november 1995 verleend aan Licom 'Archiefverzorging en Documentenconversie'. Bij besluit van 4 november 1999 werd aan OSG Arets B.V. de opdracht verleend zorg te dragen voor de verdere afhandeling van de opdracht zoals die aan Licom verleend was. In de loop van 2000 werden alle rechten en plichten m.b.t. de uitvoering van de opdracht overgenomen door de firma Pro IDM, gevestigd te Landgraaf.

De te verrichten werkzaamheden zoals ze beschreven zijn in de opdracht bestonden uit:
1. Het selecteren van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden, welke per vernietigingsjaar worden afgezonderd en in overzichten worden weergegeven;
2. Het reviseren van bescheiden, waaronder verstaan wordt het herordenen van bescheiden, het herstellen van manco's t.a.v. de dossiervorming en -ordening, afzondering van bescheiden welke niet tot het archief behoren en onderbrenging van deze bescheiden bij de desbetreffende archieven waartoe ze wel behoren;
3. Inventariseren, waaronder wordt verstaan het beschrijven van de bestanddelen van het archief in een beschrijvende inventaris;
4. Materiële verzorging van de bescheiden door gebruikmaking van zuurvrije archiefmaterialen.