Het hybride takenpakket van de commissaris heeft ook directe invloed op de archiefvorming. In een 'kabinetsarchief' is met name de administratieve neerslag te vinden van activiteiten die voortvloeien uit de uitoefening van de rijkstaken, terwijl in het 'griffie-archief' van de provincie de stukken zijn opgenomen die betrekking hebben op de rol van de commissaris als voorzitter van de statencolleges, alsmede de bescheiden die betrekking hebben op de uitvoering van taken in medebewind. Vanwege deze dubbelrol is in sommige provincies vanaf het begin getracht een gescheiden archiefvorming aan te houden. Maar in de praktijk leverde dit nogal eens problemen op. Vanuit dit perspectief kan dan ook heel goed de keuze worden verdedigd om beide archieven in één inventaris te beschrijven, zoals is gebeurd bij de inventarisatie van het archief van het provinciaal bestuur van Limburg uit de periode 1813-1914. Vanaf 1914 kan echter in Limburg wel worden gesproken over een separaat kabinetsarchief. Maar ook hier is de afbakening met het griffie-archief soms door meer praktische dan theoretische motieven ingegeven. Stukken over benoeming en ontslag van burgemeesters bevinden zich in het kabinetsarchief vanuit de rol die de commissaris vervult als adviseur van de Kroon. Tegelijkertijd werden daarin ook de stukken opgenomen betreffende het toezicht dat de commissaris in medebewind krachtens de Gemeentewet uitoefent op de burgemeesters. De cesuren van het archief dat in deze inventaris is beschreven, werden vastgesteld tussen 1914 en 14 september 1944. Het eerste jaar ligt voor de hand. In dat jaar werd het reeds eerder door mej. E. Nuijens geïnventariseerde Provinciaal Archief (waaronder toen ook nog het archief van de Commissaris van de Koning(in) viel) afgesloten. De tweede behoeft enige verduidelijking. De aanvankelijke gedachte was om het archief te laten eindigen op 10 mei 1940, maar dit idee werd al snel verlaten

De Duitse bezetting in mei 1940 leidde in eerste instantie niet tot administratieve veranderingen. Pas zeer geleidelijk aan werden aan werden het ambtenarenapparaat en de besluitvorming in een bepaalde richting gemanoeuvreerd. Na de bevrijding van Maastricht op 14 september 1944 werd door de Duitsers aangestelde commissaris (niet van de Koningin), Marchant d'Ansembourg vervangen door de reeds voor de oorlog in functie zijnde commissaris van de Koningin Van Sonsbeeck. Dit historische moment vormde ook in de archiefvorming een abrupt einde en duidelijk blok. Ondanks deze cesuur zijn er toch enige stukken ouder dan 1944 in het er op volgende archief (1944-1990) terecht gekomen. Met name geldt dit voor de burgemeestersdossiers. Veel van deze persoonsdossiers starten reeds vér voor de oorlog, te weten op de dag van benoeming, maar ze worden eerst afgelegd en aan het archief toegevoegd op het moment van ontslag. Ook de dossiers van een groot aantal gedurende de Tweede Wereldoorlog benoemde burgemeesters zijn in dat deel terecht gekomen omdat zij voor het grootste deel pas na de bevrijding officieel werden ontslagen. Het in deze inventaris beschreven archief werd in verschillende gedeeltes overgebracht. Allereerst werd reeds in de jaren tachtig het grootste deel van het archief overgebracht naar wat toen nog het Rijksarchief in Limburg heette. Van dit deel werd reeds kort na de overdracht door de heren Duijckers en Ungerer een magazijnlijst vervaardigd. Daarbij werden in feite alleen de opschriften van de omslagen overgenomen. Het archief was daardoor weliswaar toegankelijk, maar stukken betreffende eenzelfde onderwerp zaten niet bij elkaar en kon men verspreid vinden in de lijst. Deze berging stond een snel en adequaat gebruik van het archief behoorlijk in de weg. Later, in de periode 2001-2006, werd een tweede deel, samen met het kabinetsarchief over de jaren 1944-1990 overgebracht vanuit het Provinciehuis

In dit tweede deel zat met name het historisch zeer belangrijke deel betreffende de oorlogstijd 1940-1944, maar ook zeer veel stukken over de bemoeienissen van de Commissaris van de Koningin met de openbare orde. Frappant ook was de constatering dat de dossiers inzake de gemeenteveldwachters kennelijk vanaf het midden van de 19e eeuw zich nog steeds integraal in dit deel bevonden. Het archief is in de periode augustus 2007 tot september 2008 geïnventariseerd door Jan H. Hanssen, nadat hij daarvoor de inventarisatie van hetzelfde archief, maar dan voor wat betreft de periode 1944-1990 had afgerond. De stukken uit het archief van de periode 1914-1918 waren in de jaren tachtig apart in een omslag opgeborgen, vaak per bladzijde. Op deze omslag had men de omschrijving uit de kabinetsagenda overgenomen. In feite was daarmee de oude orde verstoord. Voor wat betreft die periode is nu de oude orde hersteld en zijn praktisch alle stukken weer opgeborgen op het rode volgnummer, dat boven aan het stuk door de kabinetsgriffier werd genoteerd. Deze periode word dan ook thans weer toegankelijk gemaakt via de erbij horende kabinetsagenda. Deze agenda's bleven ook nadien in gebruik en vormen nog steeds een zeer goed middel om zicht te krijgen op alle in- en uitgaande stukken. Echter in het jaar 1918 ging de provinciale administratie over op een andere archiefberging, te weten het decimale stelsel van "het Nederlandsche Registratuurbureau", hetgeen een ordening op onderwerp betreft middels de Code Archiefordening en Documentatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Een ordening gebaseerd op de UDC-code zoals die ook gebruikt word in de bibliotheekwereld. Deze code vormde tevens de enige toegang tot het archief. Een inventaris ontbrak. Bij de inventarisatie is de indeling van deze code wat betreft onderwerpen min of meer als leidraad gebruikt, maar werd verder aangepast

Grofweg gezegd viel de (her)inventarisatie van het onderhavige archief uiteen in twee delen: de reeds middels een magazijn lijst ontsloten stukken uit de periode 1914-1940 en daarna het later overgebrachte zogenaamde "oorlogsarchief" (1940-1944). Uit beide delen werd niet veel vernietigd. De afwegingen daarvoor waren van verschillende aard. Allereerst wat betreft het eerste deel. Dit was al bijna 25 jaar toegankelijk voor het publiek via een magazijnlijst. Vernietiging van stukken, zou kunnen betekenen dat vroegere onderzoekers archivalia hebben ingezien, die na deze inventarisatie niet meer zijn terug te vinden. Nog lastiger zou het zijn om reeds bij publicatie gebruikte stukken, waarnaar verwezen wordt, terug te vinden. Uit dit deel werden alleen dubbele stukken vernietigd. Betreffende de oorlogsperiode 1940-1944 kunnen we kort zijn: daaruit werd niets vernietigd! De grote historische waarde van dit deel liet niet toe dat er maar iets uit zou worden verwijderd. Zelfs het feit dat een stuk niet in het dossier zit, kan immers een belangrijke historische indicatie vormen!