Na opening van de portefeuilles bleken de inspanningen van secretaris Liefkens (zie: Geschiedenis van het archief, Bewaring). 19) niet met het respect te zijn omgeven dat ze verdienden. Van het aan hem toegeschreven herstel van procesdossiers, die in 1889 *  en 1892 *  nog aanwezig zouden zijn geweest, konden wij namelijk geen spoor ontdekken. In plaats daarvan troffen wij een ongeordende hoeveelheid dubbelgevouwen processtukken aan, die bovendien vermengd bleken met stukken van bestuurlijke aard. Alleen de verordeningen bevonden zich onvermengd in een drietal portefeuilles. Vol goede moed gingen wij bij de ordening in grote lijnen als volgt te werk:

a. scheiden van de rechterlijke stukken van die van bestuurlijke aard,

b. herstel van de procesdossiers,

c. herstel van de serie gemeenterekeningen,

d. herstel van de serie bijlagen van de rekeningen,

e. ordening van de serie verordeningen,

f. ordening van de overgebleven stukken van rechterlijke en bestuurlijke aard,

g. aanbrengen van een scheiding tussen de archieven van de schepenbank en de negentiende-eeuwse gemeente.

ad b. Een belangrijke steun daarbij vormden de aantekeningen aan de achterzijde van de stukken, meestal bestaande uit een "exhibitum"-datum - dat wil zeggen de dag waarop het stuk ter gerechtszitting is behandeld - en/of een of meer aantekeningen van de secretaris in de vorm van een letter, een afkorting of een tekentje, dat ook in het gerechtsprotocol bij het verslag van de bewuste zaak ter registratie was genoteerd. Op sommige stukken ontbraken zowel datum als registratiekenmerk, zodat slechts na moeizaam speurwerk in de protocollen een datering kon worden gevonden. In enkele gevallen was het mogelijk om van een stuk waaraan zowel datum als namen van de procespartijen ontbraken, aan de hand van het registratiekenmerk vast te stellen bij welk proces het gediend had en zodoende datering en procespartijen te achterhalen. Ook voor de onderzoeker is het raadzaam om bij bestudering van de procesdossiers steeds het corresponderende protocol van de gerechtszittingen te raadplegen, daar beide elkaar aanvullen. Als ingangen tot de procesdossiers zijn achterin de inventaris een tafel op de procesdossiers en een klapper op de procespartijen als Bijlage I en II opgenomen. Beide verwijzen op grond van het begin jaar naar de inventarisnummers 9-16. Binnen één jaartal zijn de dossiers alfabetisch geordend op de eerstgenoemde procespartij. De gegevens in deze Bijlagen I en II zijn in een nadere digitale toegang verwerkt.

ad c. en d. Er werden aparte series rekeningen en bijlagen gevormd, op grond van de oude orde die ten aanzien van de verantwoording van het beheer moet hebben geheerst. De bijlagen werden namelijk soms geliasseerd (door een touwtje met elkaar verbonden) aangetroffen, maar nooit samen met de rekening. Soms waren de bijlagen van één jaar geliasseerd geweest en later verspreid geraakt. Het hulpmiddel van op elkaar passende gaatjes was hierbij niet van waarde, gezien het ongelijke formaat van de bijlagen. Van grotere waarde bij de reconstructie van een serie bijlagen over één bepaald jaar was het feit, dat ze vaak genummerd waren en dat de nummers correspondeerden met het nummer van de betreffende post op de rekening. Ook werd een verdwaalde bijlage wel eens op zijn plaats teruggebracht op grond van overeenkomstige waterplekken in het papier.

In 1774 werden de bijlagen over de jaren 1764-1770 door het Landes Adminitrations Collegium op kosten van de regeerders ingebonden (N.B. de bijlagen van 1764 per vergissing met de rekening!) en geretourneerd met de mededeling, dat men ze voortaan zelf moest laten inbinden alvorens ze ter controle op te sturen. *  Nu bestond over de oude ordening helemaal geen twijfel meer.

ad e. De verordeningen werden na de afkondiging door de archiefvormende instantie vaak tot een lias verenigd; het opbergen geschiedde blijkbaar door de laatst binnengekomene op het reeds gevormde stapeltje te leggen en er aan vast te rijgen. Uit de stukken blijkt dit, doordat het oudste stuk beneden en het jongste boven in de lias werd aangetroffen, in chronologische volgorde en ongeacht het onderwerp waarop ze betrekking hadden. Op grond van deze oude orde werden door ons de los aangetroffen verordeningen tot een aantal pakken samengevoegd. De bestaande Liassen werden door ons verbroken om beschadiging bij de raadpleging te voorkomen.

ad f. De resterende stukken van bestuurlijke aard werden onderscheiden, al naar gelang de taak van de schepenbank die tot hun ontstaan aanleiding gaf. *  Opvallend was het grote aantal stukken betreffende contributie, fourage en diensten ten behoeve van de Franse bezetters tijdens de Zevenjarige Oorlog (1756-1763).

Aangezien de liassen zuiver chronologisch waren samengesteld en stukken van alle drie de onderwerpen bevatten, werden ook de door ons gevormde pakken volgens dit principe geordend.

ad g. Het vaststellen van het tijdstip waarop de schepenbank Wanssum ophield als zodanig te functioneren, beschreven wij reeds in de paragraaf "Het einde van de schepenbank" van deze inleiding. De tot het kerspel behorende stukken werden ter bestemder plaatse ingevoegd, zoals bijvoorbeeld een schatheffersrekening, die op 12 augustus 1799 door schepenen en geërfden werd afgehoord. Van de bewaard gebleven stukken was dit het laatste waarop het functioneren van de oude bestuursorganisatie zijn neerslag vond; alle stukken van latere datum konden worden beschouwd als behorende tot het archief van de commune, later mairie Wanssum. Zij zullen worden overgedragen aan het gemeentebestuur van de huidige gemeente Meerlo-Wanssum.