In deze inventaris zijn de archieven van de gemeente Sevenum uit de periode 1555(1343)-1946 beschreven.
Het oudste aanwezige originele stuk dateert uit 1555 (inv. nr. 22); daarnaast is er een in 1630 gemaakt authentiek afschrift van een akte uit 1343 (inv. nr. 27); vandaar de dubbele datering 1555(1343) voor de aanvangsdatum van de in deze inventaris beschreven archieven.
Vanaf 1 januari 1947 wordt in Sevenum het registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten toegepast bij de ordening van het gemeente-archief. De diep ingrijpende wijziging, die de invoering van dit stelsel in de wijze van ordening pleegt te brengen, was aanleiding om 31 december 1946 als eindpunt te nemen voor de ordening en inventarisatie van het oudere archief. Een enkele keer is, daar waar dit wenselijk of noodzakelijk was (b.v. bij registers en personeelsbundels), van deze einddatum afgeweken.

Laten wij voorop in het kort de lotgevallen van de archieven der gemeente Sevenum in de loop der tijden gaan bekijken. In 1594 werd de archiefkist, de "schepenkoim ofte kyste", van Sevenum, die in de kerk stond, door onverlaten opengebroken en leeggehaald blijkens een verklaring van 4 october van dat jaar door twee schepenen van Horst op verzoek van de schepenen van Sevenum afgelegd (inv. nr. 15). Ondanks het feit dat toen ongetwijfeld veel stukken verloren zijn gegaan, zijn er toch nog enkele bescheiden van het dorpsbestuur van vóór 1594 bewaard gebleven.
Ofschoon er over de lotgevallen van het archief vanaf die datum tot 1800 geen gegevens voorhanden zijn, kunnen we gerust stellen dat het voor verdere rampen gespaard is gebleven want anders waren er uit die periode niet zoveel bescheiden overgebleven. Wel is een zeer gering restant van een z.g. Borgersboek (naamlijst van stemgerechtigde inwoners) van Sevenum van omstreeks 1730 via het archief van het adellijk Slot "De Donck", waar dit boek sinds 1811 werd gebruikt bij het beheer van het Slot, terechtgekomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Maastricht.

In 1800 werd Sevenum bij de gemeente Horst gevoegd en ging het archief over naar die gemeente. Toen Sevenum m. i. v. 1837 weer zelfstandig werd, kwam het ook weer in het bezit van zijn oude archieven, waarvan op 5 februari 1837 een inventaris werd opgemaakt (inv. nr. 604). Deze inventaris bevat slechts een summiere opsomming van de belangrijkste stukken van vóór de Franse tijd. Daarnaast vermeldt hij ook nog enkele bescheiden uit de periode toen Sevenum deel uitmaakte van de gemeente Horst (1800-1836). Deze bescheiden, wier inhoud uitsluitend betrekking heeft op Sevenum, zijn in 1837 overgenomen van de gemeente Horst, deels in origineel, deels in afschrift. Van een drietal correspondentieregisters van de burgemeester van de jaren 1831-1837 (inv. nrs. 407-409) mag echter worden betwijfeld of ze formeel zijn overgenomen, meer waarschijnlijk is, dat ze zijn achtergebleven bij P. Everts, die in 1830 burgemeester van Horst en Sevenum werd, in Sevenum woonde en bij de scheiding burgemeester van alleen Sevenum werd. Deze registers bevatten ook correspondentie die betrekking heeft op Horst.
Blijkens latere gemeenteverslagen (1866 e. v. ) werd het archief in 1845 "opnieuw geregeld" (inv. nrs. 539 e. v. ). Wat hiermee precies bedoeld wordt is niet duidelijk. De op 28 november 1851 door de gemeenteraad vastgestelde instructie voor de gemeentesecretaris bevat een tweetal artikelen, die het archief betreffen:

"Art:15
Hij verleent toegang tot het oude archief en de boeken der Gemeente, tenzij Burgemeester en wethouders dit verbieden. Hij geeft met toestemming van Burgemeester en wethouders afschriften of uittreksels der stukken en boeken af.
Art:16
Hij zorgt dat er van de stukken en boeken aanwezig zoo wel op het nieuwe als oude archief Registers bestaan. Wanneer er stukken door ouderdom dreigen te vergaan geeft hij daarvan kennis aan Burgemeester en wethouders.
In de maand Februari geeft hij aan dat Collegie een verslag van den toestand van het archief", (inv. nr. 455).

Het gemeenteverslag van Sevenum van 1852 (bewaard in het archief provinciaal bestuur Limburg, inventaris Nuyens nr. 5118) zegt over het archief: "Ter bewaring en behoorlijke regeling der Gemeente Archieven bestaan er ten Raadhuize twee bijzonder daartoe ingerigte kasten waarin de archieven goed geconserveerd worden. Een behoorlijk opgemaakte inventaris, welke jaarlijks wordt bijgehouden, wijst den geheelen omvang der archieven aan". De inventaris waar hier sprake van is, is niet bewaard gebleven.
De gemeenteverslagen uit de tweede helft van de 19e en het eerste kwart van onze eeuw leren ons dat er niet veel aandacht werd besteed aan het archief. Zo wordt er b.v. nergens melding gemaakt van de overbrenging, op grond van een K.B. van 1883, van het rechterlijk gedeelte van het schepenbanksarchief, in de negentiger jaren van de vorige eeuw, naar het rijksarchief in Limburg. De verslagen vermelden aanvankelijk dat er niets gedaan is ter beschrijving en regeling der archieven, maar dat ze wel behoorlijk ter secretarie worden bewaard. Later is er alleen nog maar sprake van de bewaring en tenslotte wordt er helemaal niet meer gerept over het archief.

Wanneer in 1927 door de Provinciale Archiefinspectie voor het eerst een onderzoek wordt ingesteld naar het gemeentearchief van Sevenum blijkt het archief op drie plaatsen bewaard te worden, nl. op de secretarie in kasten met schuifdeuren, op het daarvoor gelegen portaal in twee kasten en op de raadkamer in een kast met glazen deuren. De inspecteur beëindigt zijn inspectierapport over Sevenum letterlijk aldus: "Het archief is niet geïnventariseerd, het is evenwel zeer gewenscht dat dit spoedig geschiede met het oog ook op het vele oud archief nog aanwezig. De beschikbare ruimte is niet voldoende en niet geschikt. Naar mij de secretaris meedeelde is de gemeenteraad niet te vinden om een nieuw raadhuis te bouwen, hetgeen waarlijk geen luxe zou zijn, het tegenwoordig gemeentehuis bestaat slechts uit twee vertrekken, die op de bovenverdieping gelegen zijn, de benedenverdieping dient tot repetitiezaal van de harmonie. " (archief Dienst Inspectie der Archieven in Limburg, Sevenum d/1. )
Aan de wens van de inspecteur om spoedige inventarisatie kwam de gemeente snel tegemoet. Het archief werd in 1929 geordend en geïnventariseerd door A. F. van Beurden, van beroep landmeter, zodat het gemeenteverslag van dat jaar kon melden: "In 1929 werd het gemeente-archief geheel geordend en geïnventariseerd. Bevindt zich in goeden staat". (inv. nr. 601).
Toen de inspecteur Sevenum in 1933 bezocht, schrok hij echter kennelijk van het resultaat; hij schrijft nl. letterlijk in zijn rapport: "Van het geheel is een zoogenaamde inventaris gemaakt, die evenwel den naam van den inventaris niet verdient; hij is slechts een lijst alphabetisch op slagwoorden. Het meest afkeurenswaardig is, dat het oud archief van voor 1815 met het nieuwe is vermengd, welk oud archief nog al talrijk is; dit diende afzonderlijk geïnventariseerd en geplaatst te zijn". (archief Inspectie, Sevenum d/2).

In de bewaring van de archieven was inmiddels nog geen verbetering gekomen en die zou er voorlopig ook niet komen.
Naar verluidt zou de illigaliteit het oud archief in de loop van 1944 uit het gemeentehuis hebben weggehaald. Dat heeft het behoed voor de ondergang, want in november van dat jaar werd het raadhuis volkomen verwoest door oorlogshandelingen. Het archief vanaf ca. 1950, dat niet uit het gemeentehuis was weggehaald, ging grotendeels verloren. (archief Inspectie, Sevenum d/4),
Na de oorlog bleef het behelpen, aanvankelijk werd het oud archief bewaard in een vertrek van een particuliere villa waarin de secretarie was ondergebracht, later vanwege plaatsgebrek in een oude, buiten gebruik gestelde, jongensschool, waar het in een zeer brandbaar vertrek op de eerste verdieping in houten rekken was geplaatst. (archief Inspectie, Sevenum d/5 en d/6). In maart 1960 werd een nieuw raadhuis in gebruik genomen waarin een ruime brandvrije archiefbewaarplaats was gebouwd. Overigens heeft het archief ten gevolge van onzorgvuldigheid gedurende de zestiger jaren twee keer waterschade geleden.

Laten wij nu onze aandacht gaan vestigen op de ordeing en inventarisatie van de archieven der gemeente van vóór 1 januari 1947. Het archief, zoals wij hebben gezien, werd in 1929 door Van Beurden geordend en geïnventariseerd. In zijn inspectierapport van 30 augustus 1938 (nr. 165 Sevenum d/3) schrijft Dr. Panhuysen "Het oudere archief, dat vrij belangrijk is, is indertijd geordend en beschreven door de Heer A. F. van Beurden; ofschoon deze beschrijving niet volgens de voorschriften der moderne archiefeconomie heeft plaats gehad en geen inventaris is, kan hier mee toch voorlopig worden volstaan". Deze inventaris is geen inventaris in de zin zoals wij die kennen maar een subjectief rubriekenstelsel waarin het administratief schepenbanksarchief versmolten is met het gemeentearchief. 'n Ander bezwaar tegen de ordening is dat de vernietigbare stukken meestal niet zijn uitgeschoten. Tenslotte liet ook de materiële verzorging veel te wensen over.
Het archief uit de periode 1930-1946 was geordend volgens het z.g. stelsel Gouverneur. Aangezien het grootste gedeelte van dit archiefbestanddeel tijdens de oorlogsjaren is verwoest, waren er van de oorspronkelijke orde van Gouverneur weinig of geen sporen meer aan te treffen.

Besloten werd het gehele archief tot 1 januari 1947 opnieuw te ordenen en te inventariseren. Hierbij werd de "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven", samengesteld door S. Muller FZ., J.A. Feith en R. Fruin Az. als uitgangspunt genomen; voor de gebruikte terminologie verwijzen wij naar de "Nederlandse Archiefterminologie", samengesteld door J. L. van der Gouw, H. Hardenberg, W. J. van Hoboken en G. W. A. Panhuysen. Overeenkomstig het bestemmings- en het herkomstbeginsel werden als afzonderlijke archieven geordend en geïnventariseerd de archieven van: het dorpsbestuur; het plaatselijk bestuur van Sevenum, . zijnde onderdeel van het kanton Horst; het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; de gemeente-ontvanger; de brandstoffencommissie; het electriciteitsbedrijf; het burgerlijk armbestuur; de ambtenaar van de burgerlijke stand; het kadaster; de burgerwacht; de stichting Binnenkolonisatie en de schutterij. De laatste 5 archieven zijn gedeponeerde archieven. De archiefbescheiden betreffende Sevenum, afkomstig uit het gemeentearchief van Horst, zijn uiteraard ook afzonderlijk geordend en geïnventariseerd.
Bij de ordening van de archieven werd getracht, voor zover mogelijk, de oorspronkelijke orde te herstellen en, waar nog aanwezig, te handhaven.
Bij de ordening echter van het archief van het dorpsbestuur werden, o. a. vanwege de vroegere ordening door Van Beurden, geen sporen meer aangetroffen van de vermoedelijk oorspronkelijk chronolische indeling. Daar chronologische ordening de stukken praktisch ontoegankelijk zou maken werd de vermoedelijk oorspronkelijke orde niet hersteld maar werd gekozen voor een indeling in een aantal "rubrieken".

Men zij er op gewezen dat het rechterlijke archief van de schepenbank Sevenum zich op het rijksarchief in Limburg te Maastricht bevindt; het is beschreven in: J. W. van Kronenberg, Inventaris van het archief van de schepenbank Sevenum. Kronenberg's inventaris bevat tevens een aantal administratieve bescheiden van het dorpsbestuur.
Bij de archiefstukken, beschreven in de inventaris van archiefbescheiden betreffende Sevenum, afkomstig uit het gemeentearchief van Horst, kon natuurlijk geen sprake zijn van een oorspronkelijke orde. Het betreft hier nl. een klein aantal bescheiden, dat her en der uit het archief van de gemeente Horst is gelicht (originele stukken) of afgeschreven (afschriften van bescheiden) en dat door die gemeente in 1837 aan Sevenum is overgedragen. Voor de bestudering van Sevenum in de periode 1800-1836 is het uiteraard zaak vooral het archief van de gemeente Horst uit die jaren te raadplegen; men vindt dat beschreven in: W. van Mulken, Inventaris van de archieven der gemeente Horst 1579-1939 (Maastricht 1977). Bit archief wordt bewaard ten gemeentehuize van Horst in de archiefbewaarplaats. Ook bij de ordening van de losse stukken uit het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de secretaris, werd niet getracht de oorspronkelijke orde, overigens niet meer aanwezig en niet herkenbaar, te handhaven. Besloten werd deze losse bescheiden te ordenen volgens de code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

In de loop der tijd zijn veel stukken verloren gegaan o. a. door de Tweede Wereldoorlog. Enkele stukken zijn bij particulieren terecht gekomen. Voor zover deze stukken zijn achterhaald werden er fotocopieën van gemaakt, die zijn opgeborgen op de plaats waar de originele zouden moeten thuishoren. Op deze copieën werden aantekeningen geplaatst omtrent de plaats waar zij zich in 1982 bevonden.

Voor een goede handhaving van de ordening werden alle stukken, omslagen, delen etc. doorlopend genummerd.
Om de archiefruimte te ontlasten en zo goed mogelijk te benutten werden alle stukken die zowel voor de administratie als voor de historie van geen belang meer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd gebruik gemaakt van de uit 1948 daterende "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dagtekenende van na 1850". In het algemeen werd minder vernietigd dan volgens deze "Lijst" geoorloofd was.
Achteraan in deze inventaris zijn een klapper op de eigennamen en een klapper op zaken en onderwerpen opgenomen. Ter meerdere duidelijkheid gaat aan de eigenlijke inventaris een Overzicht daarvan vooraf.

De in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Sevenum hebben een lengte van ongeveer 23 meter en worden bewaard in de archiefbewaarplaats ten gemeentehuize van Sevenum. Het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de secretaris, werd door de eerste ondergetekende geordend en beschreven, de overige archieven door de tweede ondertekenaar.
Maastricht, december 1982.
J. G. A. Hendriks, W. van Mulken.