De bewerking van het archief is geschied op basis van de "Handleiding vernietiging archiefbescheiden (inter-)gemeentelijke organen", de zogenaamde vernietigingslijst, zoals die in 1983 is vastgesteld door het toenmalige Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur. Daarnaast is als richtsnoer gebruikt de uitgave "Normen goede en geordende staat en criteria bewerking code-archieven" zoals die is vastgesteld door het Landeiljk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs.

Bovengenoemde uitgaven geven beginselen aan voor bewaring en vernietiging waarbij bescheiden, die de uitgangspunten van het beleid en de hoofdzaken van het verloop van de uitovering van dat beleid weergeven, bewaard moeten blijven en bescheiden betreffende de beleidsuitvoering in het algemeen voor vernietiging in aanmerking komen. Daarnaast is rekening gehouden met plaatselijke zaken of gebeurtenissen met een voor Rozendaal uniek of bijzonder karakter. Deze zaken zijn van vernietiging uitgezonderd.

Zo zijn, in afwijking van de vernietigingslijst, alle persoonsdossiers van ambtenaren of te bewaren afgesteld. Dit vanwege het historische karakter van de dossiers. Hetzelfde geldt voor enkele lichtingsdossiers van de dienstplichtigen en het subsidiëren van diverse organisaties.

Bij het beschrijven is de rol van de gemeente bij een zaak als uitgangspunt genomen. Als standaard redactionele vorm is gekozen voor "stukken betreffende". Bij elk dossier is de uiterlijke vorm aangegeven. Tot vijf documenten per dossier is dit aangegeven met "stuk" respectievelijk "stukken". Bij meer dan vijf documenten per dossier is er sprake van een omslag. Is een omslag dikker dan 4 à 5 centimeter, dan is er sprake van een pak.

In het archiefbestand zoals het werd aangetroffen waren in veel gevallen duidelijk herkenbare dossiers te onderscheiden. Sommige dossiers of verzamelmappen moesten echter gesplitst worden om een juiste beschrijving mogelijk te maken. Hierdoor werden zaken en gebeurtenissen in de juiste context geplaatst.

De bouwvergunningen zijn niet in deze inventaris opgenomen. Deze bevinden zich in een apart deelarchief en zijn vanaf de eerste vergunning tot en met de meest actuele aanvulling of wijziging bij elkaar gebracht in een map of in een doos. Het splitsen van deze dossiers zou een behoorlijke klus zijn, terwijl de gebruikers hier juist weinig behoefte aan hebben.

Bij die dossiers die tekeningen bevatten, is dit specifiek aangegeven.

In het archief zijn geen indices of neveningangen aangetroffen. Gelet op de geringe omvang van het archief is aan te nemen dat deze nooit zijn aangelegd.

De materiële toestand van het archief is goed te noemen. Weliswaar zijn nietjes en paperclips verwijderd en dossieromslagen en dozen vervangen door zuurvrij materiaal, de archiefstukken op zich bevonden zich in goede staat en waren niet aangetast door vocht of schimmel.

Van de dossiers die vernietigd zijn is een lijst aangelegd. Deze lijst bevindt zich bij de administratie van de afdeling Interne Zaken van de gemeente Rozendaal.

Bij aanvang van de werkzaamheden had het archief een omvang van 18 meter. Hierna is na bewerking 15 meter overgebleven.