Op 1 mei 1968 is de Archiefwet 1962 in werking getreden en dit was voor het gemeentebestuur aanleiding om op 28 februari 1972 een archiefverordening vast te stellen waarin regels werden aangegeven over de zorg voor, het beheer van en toezicht op het beheer van de archiefbescheiden. Tegelijkertijd met het vaststellen van deze verordening is een besluit genomen om de klus van het gemeentehuis als archiefbewaarplaats aan te wijzen.

Dit betekent echter niet dat in de periode voor 1972 geen aandacht is besteed aan het beheer van het archief. Zo sloot Rozendaal zich per 1 januari 1934 aan bij het Registratuurbureau der Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten, het latere ODRP. Per die datum werd besloten tot invoering van het decimale registratuurstelsel. De dossiervorming loopt echter terug tot 1930 zodat met terugwerkende kracht vanaf 1930 is gestart met het systeem van zaaksgewijze ordening op basis van het decimale registratuurstelsel.

De aanleiding tot aansluiting bij het Registratuurbureau was de inrichting van het archief volgens het decimale codestelsel en de begeleiding van het Registratuurbureau daarbij. Het was de bedoeling dat na invoering van dit stelsel, indien nodig op afroep maar zeker eens in de twee jaar, een bezoek door een vertegenwoordiger van het Bureau zou worden gebracht om te bezien of de systematiek op een correcte wijze werd toegepast. In 1941 echter werden, ten gevolge van de uitbreiding van de gemeentelijke bemoeiingen, deze zogenaamde contactbezoeken verhoogd naar eens per jaar. Hierbij werd, naast de structuur, ook aandacht besteed aan de jaarlijkse vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende stukken.

In januari 1940 stuurde de provincie Gelderland, naar aanleiding van de gespannen politieke situatie in Europa, een rondschrijven waarin aangedrongen werd een regeling vast te stellen voor het in veiligheid brengen van overheidsgelden en -archieven in tijden van oorlog, oorlogsgevaar of buitengewone omstandigheden. Als reactie hierop kwam Rozendaal met een ontwerp "instructie voor de ambtenaren in dienst der gemeente Rozendaal (Gld.) in tijden van oorlog, oorlogsgevaar en andere buitengewone omstandigheden met betrekking tot het in veiligheid brengen van gelden en archieven". Deze instructie is niet door het college of raad bekrachtigd maar in de geest van deze instructie heeft wel een zogenaamde noodvernietiging plaatsgevonden, waarbij de gemeentesecretaris op 10 mei 1940 verklaarde in opdracht van het gemeentebestuur alle geheime stukken van het lopende archief te hebben vernietigd, voor zover deze van militair belang waren.

In 1943 werd voor het eerst begonnen met de jaarlijkse reguliere vernietiging van archiefstukken. Toch heeft blijkbaar de vernietiging en ordening niet altijd even adequaat plaatsgevonden. Bij brief van 2 september 1954 merkte het Registratuurbureau op: "de verzorging van het archief heeft sinds enige jaren te wensen overgelaten. In vele gevallen zijn de stukken ondoelmatig of onjuiist geordend, terwijl geen aandacht is besteed aan tijdige afvoering van stukken overeenkomstig de daarvoor vastgestelde lijst". Het archief werd opnieuw herordend en gesaneerd door L. Belt (oud-gemeentesecretaris van Rozendaal) en Baan, ambtenaar der provinciale griffie. Mei 1955 werd deze bewerking afgerond.

In maart 1970 werd wederom een schrijven ontvangen van de opvolger van het Registratuurbureau, het ODRP, dat de toestand van het archief een vlotte informatieverstrekking in de weg stond. Bij brief van 10 april 1970 werd het ODRP opdracht verstrekt het archief te herstructureren. In 1971 werd ook deze bewerking afgerond waarna in juli 1971 aan het ODRP opdracht wordt verstrekt om jaarlijks twee dagen nazorg te brengen. Deze nazorg omvatte een periodieke bewerking van heet archief op het gebied van dossiervorming en -klassering, afvoer van dossiers en vernieting van de daarvoor in aanmerking komende dossiers. Vijf jaar later, in 1975, werd wederom een schrijven van het ODRP ontvangen, waarin geadviseerd werd zowel het dynamisch als het statisch correspondentie-archief van de secretarie, te saneren.

Op 12 mei 1995 ontving de gemeente een schrijven van de provinciaal adjunct-archiefinspecteur dat de kelder niet geschikt was voor het opbergen van archiefstukken in verband met vochtigheid, schimmel op de muren, steengruis en zoutuitslag. Daarom moest de mogelijkheid worden bezien het archief elders onder te brengen. Op 9 januari 1998 volgde een nieuw schrijven, waarin werd geconstateerd dat niet aan het verzoek van de inspectie was voldaan en dat als er geen maatregelen zouden worden getroffen, de inspectie een bestuursdwangaanschrijving zou starten op grond van artikel 34 van de Archiefwet 1995. Hierop kreeg het archiefbureau DOXIS de opdracht het archief te bewerken om het daarna onder te brengen in de kluis van de gemeente Rheden. In 1998 is het archief door ondergetekende bewerkt.

Het betrof hier het archief over de periode 1930-1998.

Het betreft hier een gecentraliseerd secretarie-archief, dat wil zeggen dat alles op een locatie is geplaatst. Daarnaast werden stukken aangetroffen van de Dienst Woningbedrijf van de gemeente Rozendaal vanaf het jaar 1955. Het archief heeft altijd haar plaats gehad in de kelder van het gemeentehuis en maakte een complete indruk. Uit onderzoek is niet gebleken dat bepaalde belangwekkende zaken ontbraken.

Bij aanvang van de werkzaamheden werden drie verschillende inventarissen aangetroffen. Een oudere, getypte inventaris, die waarschijnlijk het eindproduct is geweest van de archiefbewerking van 1971 of 1975 en daarna nog een onbekend aantal jaren is bijgehouden. Een geautomatiseerde inventaris met behulp van het programma WP 5.1 en een handgeschreven inventaris. Er zat geen duidelijke lijn in de diverse inventarissen. Er waren verschillende codes door elkaar gebruikt en de diverse inventarissen waren niet op een bepaald jaar afgesloten en hadden daardoor een enorme overlap.

Het archief over de periode 1930-1975 was opgezet volgens de basisarchiefcode, waarbij de in de loop van de jaren in de code aangebrachte wijzigingen niet adequaat zijn verwerkt. Hierbij kwam het voor dat bepaalde samenhangende onderdelen verspreid over de diverse inventarissen te vinden waren. Ordening van de dossiers geschiedde volgens het dossierstelsel en wel door middel van een zaaksgewijze ordening. De gebruikte dossieromschrijvingen waren dikwijls incorrect of onvolledig. Dit kwam de toegankelijkheid van de dossiers niet ten goede.

De inventarissen bevatten uitsluitend de correspondentiedossiers. De financiële bescheiden als begrotingen en jaarrekeningen en de vergaderingen van de gemeenteraad waren in aparte series opgenomen. Deze zijn tevens in de huidige inventaris verwerkt. Op de zolder van het gemeentehuis werd een doos met tekeningen aangetroffen. Deze zijn ook in de inventaris verwerkt.

Uit de stempels op de archiefstukken valt af te leiden dat er een bepaalde vorm van registratie heeft plaatsgevonden. Het stempel bevat veelal een toegekend correspondentienummer, maar de daarbij behorende registers zijn niet door mij aangetroffen en zijn naar alle waarschijnlijkheid conform de vernietigingslijst vernietigd.

Vernietiging heeft in de loop van de jaren met grote regelmaat plaatsgevonden. Zoals vermeld zijn de eerste daarvoor in aanmerking komende dossiers vernietigd in 1943. Daarna heeft vernietiging plaatsgevonden tijdens de saneringsprojecten in 1955, 1970 en 1975. Ook in de nazorg, die jaarlijks door het ODRP werd gebracht, heeft vernietiging volgens de toen geldende vernietigingslijsten plaatsgevonden. Fragmentarisch zijn daarvan vernietigingslijsten te vinden.

De materiële toestand van het archief was, behoudens de materiële verzorging, goed te noemen. De archiefstukken op zich bevonden zich in goede staat en waren niet aangetast door vocht of schimmel.