Nadat in 1954 en 1977 het oudere archief van het Burgerweeshuis al naar het Arnhemse Gemeentearchief was overgebracht, volgden in 1978 archieven van het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis vanaf 1945 *  Die bleken zeer onvolledig, maar herhaalde navraag leverde niet de gehoopte aanvulling op. Tegen alle verwachting in kwam na twintig jaar de rest in 1999 alsnog te voorschijn. De intussen vervaardigde inventaris van het restant-archief had daarmee zijn geldigheid verloren; deze komt ervoor in de plaats.

De sterk wisselende vormen van samenwerking en samengaan na de Tweede Wereldoorlog hebben vanzelfsprekend hun weerslag gehad op de archieven van de beide weeshuizen.

Aangezien de besturen van Burgerweeshuis en Nieuwe Weeshuis van 1945 tot eind 1951 één gecombineerd college vormden, is er voor die jaren ook maar één serie notulen. Vijf jaar bestonden de besturen vervolgens weer naast elkaar, hoewel er ook toen maar één weeshuis was en één rentmeester voor beide stichtingen. Sinds december 1956, toen het Burgerweeshuis het Nieuwe Weeshuis overnam, is er opnieuw slechts één serie notulen. Zoals uit de inventaris blijkt, lopen de overige archivalia echter lang niet altijd parallel aan de bestuursstukken.

Een klein aantal van de belangrijkste bescheiden ging natuurlijk uit van de al dan niet gecombineerde besturen, vertegenwoordigd door voorzitter en secretaris, maar de hele administratie van beide weeshuizen werd sinds 1941 behartigd door diezelfde secretaris, tevens rentmeester en thesaurier. Ook de administratie van de weesvader belandde in het door de rentmeester gevormde archief. De rentmeester is dus de archiefvormer.

Het administratieve onderscheid tussen beleid en uitvoering is door de combinatie van secretariaat en rentmeesterschap niet heel scherp. Bestuursstukken die Den Hartog als secretaris mede had ondertekend, had hij ook weer nodig bij zijn rentmeesterstaak. Soms heeft de rentmeester in uitgesproken 'dagelijkse' correspondentie stukken ondergebracht en ook geregistreerd die we bij de meer algemene beleidsstukken van het Bestuur zouden verwachten. Ze zijn bij de beschrijving zo veel mogelijk apart vermeld.

Verschil tussen het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis is er ondanks het in elkaar schuiven van taken steeds blijven bestaan. Het uitte zich met name in het beheer van goederen en financiën. Omdat 'nieuwe' wezen èn burgerwezen van september 1945 tot de opheffing, eind 1958, waren toevertrouwd aan de weesouders in het Nieuwe Weeshuis, was er slechts één huishouding. Die viel van 1945 tot eind 1951 onder het gecombineerd Bestuur, van 1952 tot en met 1956 onder het Bestuur van het Nieuwe Weeshuis en van 1957 tot de sluiting onder het Bestuur van het Burgerweeshuis. Ook na 1956 bleven beide stichtingen bestaan en daarmee een afzonderlijk archief van het Nieuwe Weeshuis. Dat komt vooral tot uiting in bescheiden als begrotingen en jaarrekeningen; ook op correspondentie van het Bestuur van het Burgerweeshuis over dergelijke 'jaarstukken' treffen we het stempel van het Nieuwe Weeshuis nog wel aan.

De rentmeester registreerde een deel van zijn bescheiden wèl en een deel nièt. De laatste categorie komt verderop ter sprake; de werkwijze bij het geregistreerde gedeelte was als volgt.

Den Hartog verdeelde zijn werkzaamheden voor de beide stichtingen op overeenkomstige manier in zeven rubrieken over de onderwerpen 'Bestuur', 'Financiën', 'Eigendom', 'Personeel', 'Verzekeringen Eigendommen', 'Wezen' en 'Weduwen'. Sommige rubrieken of onderdelen daarvan kwamen slechts bij één van beide weeshuizen voor. Voor de onderverdeling gebruikte Den Hartog-na de arabische hoofdrubrieknummers 1 tot en met 7-een romeins en vervolgens weer een arabisch cijfer. Hij bracht alleen de kenmerken van de rubriek in kwestie aan, dus geen individuele inventarisnummers. De afzonderlijke archiefbestanddelen, oorspronkelijk opgeborgen in tientallen ordners, werden op deze manier slechts summier naar hun onderwerp gekenmerkt. Aan ieder bestanddeel voegde Den Hartog een kaart toe, waarop de erin voorkomende stukken in chronologische volgorde zeer kort onder een eigen volgnummer werden omschreven. Het individuele, 'losse' stuk binnen zo'n bestanddeel kon in het meest uitgebreide geval dus
zijn gekenmerkt door een arabisch, een romeins en weer een arabisch cijfer voor de desbetreffende rubriek plus een eigen arabisch volgnummer.

Den Hartog heeft zijn systeem op onderdelen herhaaldelijk gewijzigd. Met name bij financiën en boerderijenbeheer leidde dat tot herschikkingen, waardoor stukken uit verschillende rubrieken op één kaart zijn geregistreerd of onderwerpen ineens een ander kenteken kregen. Talrijker nog waren de onbedoelde veranderingen. Zo maakte de administratie aanvankelijk onderscheid tussen gewoon onderhoud van boerderijen en herstel van oorlogsschade, maar later hield zij daaraan niet altijd de hand. Stukken over het indienen van jaarverslagen en begrotingen zijn in de ene periode samen met allerlei andere bescheiden ondergebracht in één en dezelfde rubriek 'Bestuur Beheer Algemeen', terwijl in een andere periode de stukken over het indienen van de begrotingen een eigen rubriek kenden: 'Financiën B.W. Begroting'. Uit de rangschikking en de inhoud van de bescheiden blijkt overigens dat de rentmeester met 'algemeen' veelal een restbestand bedoelde, dus eigenlijk meer 'diversen'.

Nog gecompliceerder werd de situatie op archiefgebied in 1951. In dat jaar heeft de rentmeester naar aanleiding van het uiteengaan van de besturen zijn archief vanaf 1945, voor zover geregistreerd en in ordners geborgen, met terugwerkende kracht over beide stichtingen verdeeld en de registratie daarbij aangepast. De splitsing was verre van volledig, want dat zou massaal kopiëren van stukken hebben gevergd. Het Burgerweeshuis had immers tot 1951 alle financiën afgedaan, terwijl de huishoudelijke administratie in de praktijk onder het Nieuwe Weeshuis viel. Zelfs daar waar een volstrekte scheiding mogelijk zou zijn geweest, bleven trouwens stukken van de ene stichting bij de andere achter. Zo vinden we voor de periode 1945-1950 weliswaar aparte series benoemingsbesluiten en andere personeelsbescheiden, maar stukken die in de ene serie thuishoren, zijn door Den Hartog hetzij gemakshalve, hetzij omdat ze niet actueel meer waren, in de andere opgeborgen-en daar ook geregistreerd! De
bijlagen tot de resoluties zijn al evenmin strikt gescheiden. Een brief over de reconstructie van het Bevolkingsregister bijvoorbeeld, door de Gemeente in oktober 1945 aan het Nieuwe Weeshuis gericht, liet Den Hartog zes jaar later in het archief van het Burgerweeshuis, net als de aankondiging van het jaarlijkse bezoek van Burgemeester en Wethouders aan het Nieuwe Weeshuis van oktober 1946 *  Met deze vermenging dient bij het zoeken in de archieven rekening te worden gehouden.

Den Hartogs registratuur zoals die tot dusver is geschetst, gold alleen voor de meerderheid van de losse bescheiden, dus voor stukken over lopende zaken die in ordners pasten. Niet alleen liet hij losse stukken of omslagen van weinig gewicht buiten beschouwing, maar ook alle gebonden delen. Markante stukken als notulenboeken, jaarrekeningen, kasboeken of inschrijfregisters van kinderen vereisten voor de lopende administratie geen speciaal kenmerk.

Het geregistreerde gedeelte van de administratie was chronologisch ingedeeld in vijfjaarlijkse blokken; per blok hadden alle archiefbestanddelen in principe hetzelfde begin- en eindjaar. Op deze manier kon de rentmeester de lopende stukken over elk onderwerp telkens vijf jaar lang 'horizontaal' bij elkaar houden. Dat bij ieder van de beide stichtingen precies dezelfde kenmerken voorkwamen en dat binnen één en dezelfde vijfjaarlijkse periode verscheidene onderdelen dezelfde signatuur vertoonden, was bij deze werkwijze in een niet al te grote administratie niet zo'n bezwaar.

Horizontale doorsneden over korte perioden maken de administratie voor latere gebruikers onoverzichtelijk en bieden geen plaats aan de vele ongeregistreerde bescheiden die over langere periodes lopen. Daarom zijn de stukken in deze inventaris niet per periode, maar per taakonderdeel 'verticaal' over de hele looptijd van het archief bijeengehouden. De structuur van de administratie, die wel een rubriekenindeling kende, maar de stukken niet nummerde, laat zowel de ene als de andere volgorde toe.

Door de versmelting van taken en functies en de voortdurende wisseling van gezichtspunten bij de archiefvorming bleek noch een scheiding tussen de beide archieven noch één gelijkvormige indeling voor alle bestanden bij het inventariseren uitvoerbaar. Ter wille van de overzichtelijkheid zijn de betrokken archieven behandeld als één geheel met een aantal afdelingen. Deze afdelingen of hoofdstukken sluiten zo veel mogelijk aan bij de taakindeling zoals de rentmeester die maakte en kennen al naar gelang van de situatie een groter of kleiner onderscheid tussen Burgerweeshuis en Nieuwe Weeshuis.

De hoofdindeling van de inventaris volgt dus die van Den Hartog, met toevoeging echter van het taakonderdeel 'Huishouding', omdat de rentmeester de stukken over dit belangrijke onderwerp, voor zover hij ze registreerde, op een weinig overzichtelijke wijze had ondergebracht bij 'Financiën', 'Wezen' en, nogal verrassend, bij 'Eigendommen'. Bij die laatste rubriek waren ook de stukken over de niet verwezenlijkte plannen tot stichting van een nieuw gebouw ondergebracht, die echter veeleer zijn te beschouwen als bijlagen tot de notulen en daarbij dan ook zijn gevoegd. De verdere volgorde in de inventaris, ook waar ze niet direct uit de indeling of uit hoofdstuktitels blijkt, is overal zo veel mogelijk overeenkomstig de eerste beide hoofdstukken.

Is dus de oorspronkelijke archiefstructuur hoofdzakelijk gehandhaafd, de weinig zeggende, soms tegenstrijdige oude aanduidingen van de archiefbestanddelen, nu de inventarisnummers, zijn vervangen door uitvoerige beschrijvingen *  Bij een looptijd van vijf jaar kon het aantal stukken per bestanddeel flink oplopen. Net als bij de onderverdeling van de hoofdstukken deed zich hier het probleem voor, dat de administratie haar eigen indeling vaak geweld had aangedaan, bijvoorbeeld omdat het zicht op de inhoud ongemerkt was veranderd. Zo komt het dat verscheidene inventarisnummers ondanks een uiteenlopende rubricering overeenkomstige stukken bevatt
en; dit komt bij personeels- en bij waterschapszaken zeer vaak voor. Omgekeerd verschilt de werkelijke inhoud soms bij overeenkomstige rubricering. Heterogene elementen moesten zo goed mogelijk onder de nieuwe omschrijvingen worden samengevat. Tegenover deze nadelen staat, dat Den Hartogs bijgevoegde inhoudsopgaven het zoeken binnen het eenmaal gevonden inventarisnummer vergemakkelijken.

De chronologie van Den Hartogs registratiekaarten is niet altijd even strikt. Hier en daar zijn er rond bepaalde volgnummers aanzetten tot minidossiers ontstaan. Ook vallen zonderlinge hiaten op; zo vermeldt de desbetreffende kaart tussen 9 januari en 5 juni 1946 in het geheel geen bestuurscorrespondentie. Mogelijk zijn er nu en dan stukken om praktische redenen buiten de serie ondergebracht, maar meestal is zoiets niet aan te tonen. Stukken die wel op de kaart voorkomen, ontbreken nogal eens en konden lang niet altijd worden achterhaald. Vaker nog zitten er tussen de geregistreerde stukken ongeregistreerde, waaronder enige toevallig bewaarde van vóór 1945, die eigenlijk niet in de zojuist genoemde vaste chronologische blokken passen en daarom alleen in toelichtingen zijn vermeld.

Een groep bescheiden van oudere datum is in een apart hoofdstuk van deze inventaris ondergebracht. Het zijn restanten uit de periode waarvan de archieven voor het overige verloren gingen, zoals de legger van goederen van het Burgerweeshuis van omstreeks 1920.

Gegevens over de beide weeshuizen vóór 1945 zijn te vinden in de gedrukte Gemeenteverslagen of de jaarverslagen en jaarrekeningen van de beide stichtingen in het Secretariearchief van de Gemeente Arnhem *  en wat het Burgerweeshuis betreft in het al genoemde archief over 1583-1914.

De afschaffing van de eigen rentmeestersfunctie van de weeshuizen heeft op hun archief geen gunstige invloed gehad. Nogal wat bescheiden, met name over goederenbeheer, die de administrerend rentmeester van de Heidemaatschappij na 1968 kon gebruiken, zijn uit hun verband gehaald en niet meer teruggeplaatst. De aldus ontstane wanorde is zo veel mogelijk ongedaan gemaakt, hoewel vooral uit de jaren zestig ook menig stuk ontbreekt.

Van de materiële toestand van de archieven kan worden gezegd dat die naar omstandigheden redelijk tot goed is, al moesten sommige van de in 1999 naar het Gemeentearchief overgebrachte stukken van schimmel worden ontdaan. Aan de houdbaarheid van de gebruikte doorslagen op lange termijn kan worden getwijfeld. Het notulenboek inv.nr. 1 vertoont waterschade, blijkbaar opgelopen in de winter van 1944 op 1945.

Aan de openbaarheid van deze vrij recente weeshuisarchieven zullen waarschijnlijk nog lang beperkingen moeten worden gesteld, doch objectieve criteria zijn daarvoor moeilijk te geven. Enerzijds zijn er inventarisnummers waarin meer in het bijzonder mededelingen of beoordelingen over kinderen voorkomen, anderzijds komen natuurlijk ook in meer algemene stukken zoals resolutieboeken kinderen ter sprake. Al zullen de meningen over de gevoeligheid van de materie uiteenlopen en met het verstrijken van de tijd ook verschuiven, vooralsnog is raadpleging van deze archieven in elk geval moeilijk te verenigen met bescherming van persoonlijke gegevens. Vernietiging van dergelijke stukken is niet overwogen, omdat ook hiervoor geen objectieve en consistente maatstaven waren te vinden. Uiteindelijk zullen ook deze bescheiden slechts historisch en genealogisch belang houden.

Vernietigd is uitsluitend een gedeelte van de buiten de registratuur gehouden boekhoudkundige stukken. Het betreft kasboeken van de rentmeester, kwitanties en verlopen pachtcontracten uit de periode vanaf 1945; enkele nog aangetroffen oudere stukken van dit soort zijn daarentegen bij gebrek aan andere bronnen bewaard.

Door de weesvader en ¿moeder bijgehouden kasboeken zijn eveneens behouden, omdat ze anders dan die van de rentmeester niet rechtstreeks op de jaarrekeningen aansluiten en de omschrijvingen van de posten nadere inlichtingen kunnen verschaffen over de gang van zaken in de huishouding. Om vergelijkbare redenen zijn ook onaanzienlijke stukken als waslijsten bewaard.

Van het geregistreerde deel van de administratie is niets vernietigd; om die reden is ondanks de aanwezigheid van leggers ook een klein aantal pachtcontracten van na 1945, dat om onbekende redenen was geregistreerd, bewaard; ze kunnen dienen als voorbeelden van dergelijke voorgedrukte stukken.

Behalve kwitanties zijn de volgende stukken vernietigd, omdat hun gegevens in de jaarrekeningen voorkomen:
Tabellarische kasboeken van ontvangsten van de rentmeester van het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis, na 1953 van het Burgerweeshuis, 1945-1968. 4 delen.
Tabellarische kasboeken van uitgaven van de rentmeester van het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis, na 1951 van het Burgerweeshuis, 1945-1968. 6 delen.
Giro- en bankboeken van de rentmeester van het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis, 1944-1952, en van het Burgerweeshuis, 1953-1968. 5 delen.
Dagboek van de rentmeester met aantekeningen over ontvangsten en uitgaven van het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis, 1953-1954. 1 deel.
Kladaantekeningen van de rentmeester betreffende voor het Burgerweeshuis en het Nieuwe Weeshuis ontvangen en uitgegeven gelden, januari en februari 1952. 1 deeltje.
Agenda betreffende enkele voor de beide weeshuizen periodiek te verrichten of te ontvangen betaling
en en in acht te nemen termijnen, door de rentmeester aangelegd c. 1947 en bijgehouden tot c. 1968. 1 deel.

Stukken betreffende pacht- en huurovereenkomsten van het Burgerweeshuis en wijzigingen daarin, 1946- 1973. 2 omslagen.
Onderhandse akten betreffende de verpachting van het jachtrecht door het Burgerweeshuis , 1945, 1948, 1953, 1955, 1956 en 1961-1971. 1 omslag.
Loonstaten van het personeel van het Burgerweeshuis, 1950-1965.
Tabellarische kasboeken van ontvangsten van de rentmeester van het Nieuwe Weeshuis, 1952-1968. 2 delen.
Tabellarische kasboeken van uitgaven van de rentmeester van het Nieuwe Weeshuis, 1952-1968. 3 delen.
Loonstaten van het personeel van het Nieuwe Weeshuis, 1950-1965. 2 omslagen.
Staten van ontvangst van zogenaamde onderhoudsplichtige bijdragen voor 'nieuwe' wezen, bijgehouden door de weesvader of -moeder, 1947-1953. 1 omslag.
Staten van ontvangst van zogenaamde onderhoudsplichtige bijdragen voor 'nieuwe' wezen en van lonen die door kinderen van beide weeshuizen zijn verdiend, bijgehouden door J.D. van der Ploeg, vanaf januari 19
57 tijdelijk belast met de leiding van het Nieuwe Weeshuis, 1957, 1958. 1 deel.