Na hun besluit tot samengaan in 1819 stelden gecommitteerde geërfden ook enige huishoudelijke regels vast voor het functioneren van hun bestuur. Zo werd de gemeentesecretaris notaris Hendrik van Ommeren uit Utrecht, die al zes jaar zonder tractement als zodanig optrad, formeel aangesteld tot secretaris van gecommitteerde geërfden. Er werden punten van orde voor de vergaderingen vastgesteld: op de schouwdagen werd tevens vergaderd. Voorstellen en zeker besluiten konden alleen in zo'n reguliere vergadering worden behandeld. Van de voorstellen moest de secretaris vóór de vergadering aan alle leden copie uitreiken, zodat ieder in de gelegenheid zou zijn een mening te vormen en te geven. De reden van de vergadering diende daarom op het convocatiebiljet te worden vermeld. De besluiten dienden dadelijk in een notulenboek te worden opgetekend en die notulen moesten aan het eind van de vergadering worden geresumeerd en vastgesteld, tenzij vanwege het belang van de zaken anders werd besloten. Het archief diende geborgen te zijn in een kast op de vergaderkamer van gecommitteerde geërfden. Van de twee sleutels van de kast moest één onder de secretaris berusten en één bij een ter plaatse wonend lid van het college. De archiefstukken mochten nimmer elders gebracht worden. De penningmeester kreeg opdracht te zorgen voor het huren en meubileren van een vergaderlokaal. Hij deed dat in de herberg van Perier te Eemnes *  .

Het uitvoerig vaststellen van regels doet vermoeden, dat de vergaderpraktijk er anders uitzag. Waarschijnlijk werden niet alle leden altijd van te voren betrokken bij te nemen besluiten. De personele samenstelling van gecommitteerde geërfden en het feit, dat sommige leden door hun veraf gelegen woonplaats niet steeds gemakkelijk te bereiken zullen zijn geweest, brachten dat mee. In die praktijk kwam dan ook na 1819 geen verandering. De overheersende positie van penningmeester Laan werd steeds sterker en hij zal ongetwijfeld vaak veel archiefbescheiden thuis hebben gehad.

Secretaris Van Ommeren hield zich geheel niet aan het voorschrift, dat de notulen dadelijk moesten worden ingeschreven. Dat heeft hij zelfs nimmer gedaan, want in 1819, toen hij al jaren informeel werkzaam was, moest er nog 'een notelboek worden aangelegd'. Na 1819 is dat boek er overigens ook niet gekomen. Bovendien was Van Ommeren steeds vaker afwezig bij de vergaderingen, waarover het pas benoemde lid van gecommitteerde geërfden Hendrik de Ruiter zich in 1831 beklaagde *  Er kwam echter ook toen geen verandering In de zaak. Toen Van Ommeren in 1850 overleed, moest een commissie uit gecommitteerde geërfden het archief uit zijn boedel te Utrecht gaan overnemen. In 1854 werd een schrijver gehuurd om de oude (op losse vellen geschreven?) notulen van gecommitteerde geërfden in te schrijven. Hij deed dat in het oude resolutieboek van gecommitteerde geërfden van Buitendijks, dat in 1702 aanvangt. Blijkens het handschrift begon hij met de vergadering van 28 maart 1807. Gecommitteerde geërfden begonnen op 5 september 1850 met een nieuw notulenboek, dat nog tot 1868 gebruikt is door (toen) het bestuur van het waterschap Eemnes.

In 1851 werd een nieuwe secretaris benoemd: mr J.C.G.C. Laan, gemeenteontvanger van Eemnes, zoon van penningmeester mr H.A. Laan, later burgemeester en voorzitter-secretaris van het waterschap Eemnes. In de voor hem vastgestelde instructie wordt veel aandacht besteed aan de archiefzorg. Hij was verantwoordelijk voor de bewaring en goede orde van het archief, dat in een gesloten kast in de vergaderzaal bewaard moest worden. De leden van het college konden alleen via hem en tegen ontvangstbewijs de stukken raadplegen *  Dat gecommitteerde geërfden zich wel bewust waren van het belang van goede archiefvorming, blijkt ook hieruit, dat zij soms besluiten namen over de plaats, waar bepaalde stukken gedeponeerd zouden moeten worden *  Door de gewrongen structuur van hun bestuur, waarbij zij allerlei zaken regelden, die formeel tot de competentie van de polderbesturen behoorden, was ook niet altijd duidelijk in welk archief die stukken naar hun aard thuis hoorden. Overigens zijn deze besluiten van gecommitteerde geërfden waarschijnlijk niet alle naar de letter uitgevoerd. Dat valt niet meer na te gaan, want wat over was van de archieven van de polderbesturen is in 1868 vermengd met het archief van gecommitteerde geërfden, waardoor de herkomst-juist om bovenvermelde reden-onbewijsbaar is geworden.

Nadat een commissie, bestaande uit een heemraad en de secretaris van het waterschapsbestuur in 1868 naar eigen zeggen 'stukken uitmakende het archief van het waterschap Eemnes' hadden 'opgedolven uit het gemeentearchief', zijn die stukken vermengd met het eigen archief van gecommitteerde geërfden en de polderarchieven (voor zover aanwezig) en vervolgens beschreven in een chronologische lijst door F. Muller te Amsterdam *  Daarbij is alleen gelet op de datering van de inhoud, niet op datum en functie van de stukken zelf, die daardoor volledig uit hun verband gerukt zijn. Bij de in 1939 uitgevoerd herinventarisatie kon dat verband niet hersteld worden. Thans is wel een poging gedaan om de stukken terug te brengen tot hun archief van herkomst. Dat konden zijn de archieven van gecommitteerde geërfden van Eemnes Buitendijks (1682-1819),-van Eemnes Binnendijks (ca 1681-1819),-van Eemnes, uitmakende het dijkbestuur aldaar (1819-1863), van de polderbesturen,-van de gerechten van Eemnes Buitendijks en-Eemnes Binnendijks, van de gemeente Eemnes en in een enkel geval van het waterschap Eemnes (1864-1963). Uiteraard deden zich bij deze puzzel, die pas na grondige voorstudie kon worden gelegd, een aantal twijfelgevallen voor. Daarbij is gekozen voor de meest waarschijnlijke oplossing. De stukken afkomstig uit de gerechtsarchieven zijn inmiddels overgedragen aan de gemeente Eemnes *  Een verantwoording van deze overdracht en een concordantie van de oude inventarissen met de huidige zijn opgenomen achter deze bundel van inventarissen.

Van echt herstel van oude orde in deze archieven kon ook bij de huidige inventarisatie echter geen sprake zijn, daarvoor was deze te zeer verstoord. Ook ontbreken een aantal in het archief vermelde stukken thans, zoals het register voor de processen-verbaal van de landverhuring, aangekocht in 1829, de kaart van de polders van Eemnes vermeld in 1824, en de bouwtekeningen van de molen De Hoop uit 1831/32 en 1848 *  Voor de huidige ordening der stukken is het schema gehanteerd, dat ook werd toegepast bij de inventarisatie van de andere archieven van de rechtsvoorgangers van het waterschap Vallei en Eem.

Het archief van gecommitteerde geërfden van Eemnes, uitmakende het dijkbestuur aldaar, heeft thans een omvang van 2,6 m.