In oktober 1974 werd het eerste gedeelte van het archief, alle bewaard gebleven stukken uit de jaren 1888-1962, in bewaring gegeven door NV Heidemaatschappij Beheer aan het Rijksarchief in Gelderland. Dat gedeelte had een omvang van ca. 250 m1. Een groot deel daarvan is toegankelijk gemaakt door diverse medewerkers van het rijksarchief onder de supervisie van H.J.M. Mijland, vanaf 1979 H.B.N.B. Adam.
Vanwege het faillissement van Heidemaatschappij Beheer, in het bijzonder door de verkoop van het voormalige zaadpakhuis aan de Veilingstraat, waar het archief lag opgeslagen, stond het rijksarchief in 1984 voor de keus ca. 600 m1 op te nemen. Zo niet, dan werd het vernietigd. In 1984 werd K.J.W. Peeneman belast met de afronding van de inventarisatie.

De aanwinst 1984 bleek deels geheel ontoegankelijk te zijn. Voor buitenstaanders was de herkomst en status van de archivalia nauwelijks te achterhalen. Met behulp van (oud-)Heidemijers is het gelukt een beeld te krijgen van de stukken. Veelal bleek het om incomplete fragmenten te gaan van grotere bestanden, merendeels aanbestedings- en uitvoeringsdossiers, niet geschoond. Gezien de onmogelijkheid daarop toegangen te maken, het twijfelachtige nut van de bewaring van fragmentarische bestanden en het enorme beslag op de schaarse depotruimte is gekozen voor een grondige sanering, die uitgevoerd is in de jaren 1989-1992. Daarbij is ook de aanwinst 1974 betrokken.
Uiteindelijk is er ca. 160 m overgebleven, bijna geheel toegankelijk d.m.v. inventarissen of plaatsingslijsten. De negatieven, foto's en dia's zijn raadpleegbaar via het Nationaal Archief.

Doordat de Heidemij geen centraal archiefbeleid kent en bewaring en schoning aan de afdelingen en diensten zelf overlaat, hetgeen meestal betekent dat selectie op ad hoc-basis gebeurt en toegankelijkheid afhangt van de kennis van degene die met de stukken onder zijn beheer heeft, is het rijksarchief voor aanzienlijke problemen geplaatst bij de schoning en inventarisatie. Daarbij komt nog dat de (oude) Heidemij een groot en qua organisatie zeer ingewikkeld bedrijf was, dat slechts een enkele ingewijde in zijn geheel vermocht te doorgronden. Helaas is ook overbodig werk gedaan doordat pas in een laat stadium overzien kon worden wat het belang van de verschillende archiefonderdelen was en in welke relatie zij stonden tot het geheel.

Bij de vraag wat bewaard moest van het archief is in aanmerking genomen, dat het grote belang ervan ligt in de beginjaren, toen de Heidemij als enige en later voornaamste organisatie voor het aanzicht van het Nederlandse landschap bepalende werken uitvoerde. Tot ca. 1950 is daarom vrijwel alles wat daarvan rest bewaard. Later waren de activiteiten van de Heidemij nauwlijks meer uniek te noemen. Bovendien was de toename van de hoeveelheid archief omgekeerd evenredig aan het belang ervan. Het rijksarchief wilde uiteraard niet nog eens opgezadeld worden met een gigantische hoop ontoegankelijk materiaal. Daarom is besloten uit de periode vanaf 1972 alleen de kernstukken van het beleid te bewaren: notulen en vergaderstukken van de Raad van Bestuur, stukken van de Algemene Vergaderingen e.d. Het zal aan Heidemij zelf worden overgelaten andere archivalia voor blijvende bewaring te selecteren.