Hoe het archiefbeheer bij de KTV geregeld was voor overbrenging van het statisch archief (tot 1980) naar het Rijksarchief in Arnhem in 1986 is niet eenvoudig na te gaan. Vast staat dat de archieven van de directie en de diverse afdelingen afzonderlijk werden beheerd. Belangrijke bescheiden werden bewaard in een kluis. De archiefvorming is te herleiden naar de diverse archiefvormers binnen de organisatie, de aan het bedrijf gelieerde instellingen, de familie en leden van de directie met functies binnen andere instellingen en organisaties. Een belangrijk deel van het archief kenmerkt zich door de aanwezigheid van series: Seriestelsel. Het betreft met name boekhoudkundige series. Daarnaast zijn er de series loonadministratie, notulen en jaarverslagen (beperkt in omvang). In deze series is een oorspronkelijke orde te onderkennen. De boekhoudkundige series zijn aangelegd volgens de commerciële methode: het systeem van enkel boekhouden en dubbel boekhouden.

Een en ander hangt samen met de groei van de onderneming: van eenmansbedrijf tot grote onderneming. Daarnaast kenmerkt het archief zich door een rudimentair dossierstelsel met beperkte omvang vanaf de jaren '60, onderwerpbundels, documentatiemateriaal en vele losse stukken. Ten aanzien van de volledigheid van het archief kan geconstateerd worden dat de boekhoudkundige series vrijwel ongeschonden en zonder veel hiaten bewaard zijn gebleven. Toch zijn er diverse hiaten te constateren. Grote bestanddelen die ontbreken zijn ingekomen brieven, de jaarverslagen (behoudens de jaren '20), de jaarrekeningen (m.u.v. de periode 1920 - 1941), de balansen (m.u.v. 1901 - 1928) en personeelsdossiers. De notulen van de aandeelhoudersvergaderingen lopen slechts tot 1938. Statuten van de firma voor 1901 ontbreken in het archief. Daarnaast zijn er belangrijke hiaten voor de periode 1975 - 1980. Uit de jaren 1977-1980 ontbreken alle bescheiden, behoudens enige documentatie.

Na een eerste bestandsopname van het archief van de Koninklijke Textiel Veredelingsindustrie in het kantoor te Eibergen in 1985, werd het archief In 1986 overgebracht naar het Rijksarchief in Gelderland. De overbrenging werd formeel bekrachtigd door een akte van opneming en bewaring. Tijdens de bewerking bleek een stricte scheiding van archiefblokken van de KTV en haar voorgangers per archiefvormer moeilijk aangezien met name de boekhoudkundige series doorlopen. Daarom is ervoor gekozen alle stukken betreffende de bedrijfsleiding, administratie en taakuitvoering van de diverse opvolgers als een organisch geheel te beschouwen en als één blok te beschrijven. Ondanks het feit dat de pensioen- en ziekenfondsvoorzieningen strict genomen zelfstandige archiefvormers zijn, zijn de archieven van deze fondsen gezien hun taak en de beperkte hoeveelheid materiaal geplaatst in de rubriek Personeelszaken.

De beschrijvingen binnen de afzonderlijke rubrieken zijn chronologisch geplaats met uitzondering van de stukken die niet op onderwerp geordend zijn (1) en de financiële bescheiden van het kernbestand (2.1.4). Deze zijn geplaatst van algemeen naar bijzonder. Naast de kernarchieven van de KTV zijn aangetroffen archiefbescheiden van de N.V. erven W. ten Cate uit Neede uit de periode 1893 - 1904. Deze zijn in het archief van de KTV terechtgekomen vanwege het feit dat de toenmalig directeur tevens bewindvoerder was van de Needese steenfabriek en vanuit Eibergen administreerde. Het archief van de Firma Kuiling en Co kwam bij de ontbinding in 1924 te berusten bij de directeur van de ESB. Door de banden van het bedrijf met twee bedrijfsverenigingen die respectievelijk een werklozenkas en een ziekenfondskas beheerden, zijn delen van hun archieven in dat van de KTV terecht gekomen. Leden van de directie hadden zitting in de twee besturen.

Uit het feit dat van de familie Ten Cate zelf weinig persoonlijke stukken in het bedrijfsarchief aangetroffen zijn, kan geconcludeerd worden dat reeds vroeg een scheiding tussen bedrijfs- en familiearchief is aangebracht of later familiepapieren van het bedrijfsarchief zijn afgescheiden. Voor het bepalen van criteria voor selectie van te bewaren en te vernietigen bescheiden is gebruik gemaakt van de bewaartermijnenlijst van de Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen *  . Er is voor gekozen de hele financiële bedrijfsadministratie in stand te laten aangezien van de negentiende eeuwse bedrijfsadministratie zoveel bewaard is gebleven. De ingekomen rekeningen en facturen over de periode 1874-1899 zijn vernietigd behoudens de periode 1874-1882, die als voorbeeld kan dienen voor deze serie. Ook de kaarten en de tekeningen van gebouwen en terreinen zijn uitgezonderd van vernietiging. De archieven van de KTV hadden voor de bewerking een omvang van 8 m1. Na bewerking resteerde circa 7 m1. Er werd ca. 1 m1 archiefbescheiden vernietigd.