Het doel van de nu afgeronde werkzaamheden was het gehele archief met een totale omvang van 6,6 m1 in één toegang te beschrijven. Daarbij moest tevens aandacht geschonken worden aan afgedwaalde bestanddelen in andere archieven. Voor de bewerking van dit geheel kon de hoofdindeling van Van Schilfgaarde gehandhaafd worden, maar het schema moest wel op een aantal punten worden aangepast. Zo werd er naast de afdelingen "Stukken van persoonlijke aard" en "Stukken van zakelijke aard" een afdeling "Stukken van geschiedkundige, genealogische en heraldische aard" gecreëerd.

De stukken van persoonlijke aard zijn per geslacht onderverdeeld naar de personen waarvan archivalia aanwezig zijn. Deze personen zijn met hun eventuele echtgenoten(-s) per generatie gerangschikt. Aan het begin van iedere rubriek is aangegeven welk nummer de personen hebben in de genealogische tabellen. Daarnaast is er een bijlage waarin de opeenvolgende heren en vrouwen van Hackfort worden vermeld *  .

Bij de stukken van persoonlijke aard is verder een aparte rubriek gemaakt voor de stukken die afkomstig zijn van aangetrouwde geslachten. Daarbinnen zijn de stukken per geslacht geordend. Van Schilfgaarde was op dit punt nogal bezwaarlijk te werk gegaan. Hij had de stukken betreffende de familie Van Scherpenzeel geplaatst bij de stukken van zakelijke aard van de heerlijkheid Scherpenzeel, terwijl hij de archivalia van de andere aangetrouwde geslachten had geplaatst bij de stukken van persoonlijke aard.

Bij de stukken van zakelijke aard komen eerst de huizen en heerlijkheden aan bod. Het huis Hackfort c.a. staat voorop, daarna komen de andere huizen (en heerlijkheden), in alfabetische volgorde. Bij Bahr en Lathum is ook een aantal stukken geplaatst betreffende de heerlijkheid voordat deze in het bezit van de Van Westerholts kwam. Deze stukken moeten in het archief terecht gekomen zijn als retroacta. Bij de verkoop van de heerlijkheid in 1735 hadden zij weer doorgegeven moeten worden aan de nieuwe eigenaar. Zij zijn echter in het huisarchief Hackfort achtergebleven. Omwille van de overzichtelijkheid zijn deze stukken niet afzonderlijk geplaatst als gedeponeerd archief, maar voorafgaand aan de stukken betreffende Bahr en Lathum onder de Van Westerholts.

Het zakelijk gedeelte van de inventaris vervolgt na de huizen en heerlijkheden met de overige goederen en rechten, ingedeeld per gemeente waaronder zij vallen. De gemeenten zijn alfabetisch gerangschikt.

De markestukken en de stukken betreffende de Leenkamer van Vorden zijn eveneens in de afdeling "Stukken van zakelijke aard" opgenomen. De reden hiervoor is dat zij zijn voortgekomen uit het beheer van een goed (Leenkamer), dan wel uit deelname aan het bestuur uit hoofde van het bezit van een huis (markestukken). Plaatsing in een appendix zoals Van Schilfgaarde had gedaan was dus mijns inziens niet nodig.

De laatste aanwinst op het archief is als aanhangsel aan de inventaris toegevoegd. De stukken afkomstig van advocaat J.G.M. van Hoorn hebben namelijk wel betrekking op het beheer van Hackfort door de familie Van Westerholt, maar het zijn stukken uit het archief van de advocaat. Zij hebben zich ook nooit in het huisarchief bevonden. Ingevoegd in de inventaris zouden deze stukken dan ook een vreemde eend in de bijt vormen.

De beschrijvingen van de archivalia door Van Schilfgaarde zijn zoveel mogelijk gehandhaafd, alleen enkele onduidelijkheden zijn verbeterd. Ook zijn enkele stukken samengevoegd die hij apart beschreven had. Deze beschrijvingen konden gemakkelijk geordend worden volgens het aangepaste schema.

Een deel van de aanwinsten uit 1986, 1988 en 1994 kon worden samengevoegd met de reeds aanwezige stukken. De overige aanwinsten werden in het nieuwe schema ingevoegd. Het zijn vooral veel stukken betreffende de aankoop van onroerende goederen. Daaronder bevond zich ook een aantal stukken waarbij de Van Westerholts niet als partij optraden. Waarschijnlijk zijn dit retroacta geweest bij transportakten die niet bewaard zijn gebleven, omdat zij te zeer waren aangetast door vocht- en/of schimmelschade. Hoewel van deze stukken dus niet precies bekend is waarom zij zich in het archief bevinden, zijn zij toch gewoon geplaatst bij de gemeente waarop zij betrekking hebben.

Van de totale hoeveelheid door vocht en schimmel aangetaste stukken was een klein deel zodanig beschadigd dat het volledig onleesbaar was geworden. Deze stukken, met een totale omvang van ca. 0,1 m1, zijn vernietigd. De andere beschadigde stukken zijn verfilmd. Onder de bijlagen is een lijst te vinden van de stukken die alleen op microfiche raadpleegbaar zijn *  .

Hierboven is reeds gemeld dat veel stukken uit het archief zijn afgedwaald. In het kader van de bewerking van het archief is daarom onderzoek verricht naar de vindplaats van deze afgedwaalde stukken. Daartoe zijn de inventarissen doorgenomen van het archief van de familie Van Lintelo en de huisarchieven Enghuizen, Molecaten, Scherpenzeel, Verwolde, Vorden en Batinge *  , alsmede de inventaris van de archivalia betreffende de graven van Limburg Stirum in Gelderland *  . De hierin gevonden beschrijvingen van stukken die als afgedwaald bestempeld kunnen worden, zijn onder een blanco nummer opgenomen in de inventaris, met een verwijzing naar de vindplaats. Hiermee is overigens niet gezegd dat zich
in deze archieven niet meer stukken betreffende Hackfort en zijn bewoners te vinden zijn. Het zijn dan echter stukken die in de andere archieven thuishoren. Dat geldt met name voor het huisarchief Enghuizen.

De archieven van de Duitse takken van het geslacht Van Westerholt zijn eveneens bij het onderzoek betrokken. Het ging hierbij om het Gräflich Westerholter Archiv, te vinden in het Stadtarchiv Recklinghausen, en het archief van de graven Von Merveldt dat zich bevindt in het slot Lembeck. De toegangen van dit laatste archief zijn te vinden in het Westfälisches Archivamt te Munster. Hierin is een aantal stukken teruggevonden van de 17e-eeuwse archiefinventaris. Deze stukken hebben echter geen betrekking op Hackfort, vandaar dat zij niet in de huidige inventaris zijn opgenomen. Ook een onderzoek op Lembeck zelf naar mogelijke relevante nummers uit de meergenoemde toegangen en in niet beschreven delen van de daar berustende archieven leverde behalve een tweede exemplaar van de oude inventaris niets op *  .

Omdat de 17e-eeuwse archiefinventaris wel een goed beeld geeft van de familie en haar bezittingen in de periode tot ±1630, is besloten deze als bijlage op te nemen *  . De beschrijvingen zijn in chronologische volgorde gezet; wanneer de huidige vindplaats van een stuk bekend is, is deze vermeld. Daarmee is de losse bijlage bij de inventaris, die alleen in de studiezaal van het Rijksarchief in Gelderland beschikbaar was, komen te vervallen.

Naast deze bijlage is de door Van Schilfgaarde vervaardigde regestenlijst van stukken tot 1600 gehandhaafd *  . Onder de aanwinsten bevond zich nog één stuk uit deze periode, waarvan een regest is vervaardigd dat aan de lijst is toegevoegd.

Onder de bijlagen (Rubriek 6.3) op de inventaris is verder een concordans te vinden, waarin voor ieder inventarisnummer van Van Schilfgaarde is aangegeven wat het nieuwe nummer is *  .

Tot slot nog een opmerking over de spelling. De persoons- en familienamen zijn gestandaardiseerd, behalve bij de regesten. In de beschrijvingen is steeds de eerste voornaam voluit geschreven, gevolgd door de voorletter(s) van de volgende na(a)m(en). Ook de namen van goederen en plaatsen zijn, voor zover bekend, volgens de huidige spellingswijze opgenomen.