Bij de ordening van dit archief moesten mijns inziens een tweetal hoofdzaken duidelijk tot uiting komen, namelijk:
1. Er moest een scheiding komen tussen de stukken van de bewoners van het Lycklamahuis en die van hun familieleden en aanverwanten. Dit leid de tot de vorming van de afdelingen I en ll enerzijds en I11 en IV anderzijds.
2. Er moest een overzicht komen over de bezittingen, hoofdzakelijk de onroerende goederen, van de bewoners, vooral omdat een groot aantal van die bezittingen van generatie op generatie onveranderlijk in het bezit van die bewoners waren gebleven. Veel van die bezittingen waren bovendien reeds enige generaties bij leden van aanverwante families in bezit geweest voordat zij op de bewoners vererfden. Dit leidde tot de vorming van de afdelingen II en IV.

Het aanbrengen van de scheiding tussen de stukken van bewoners enerzijds en die van hun familieleden en aanverwanten anderzijds gaf weinig problemen. Bij de vorming van de afdelingen II en IV waren die er wat meer. Ze hadden alle betrekking op de kwestie welke stukken betreffende wèlke bezittingen wel en wèlke niet in die afdelingen op te nemen. Tenslotte is besloten om alle stukken die betrekking hadden op eigendom of beheer van àlle bezittingen bij elkaar te brengen. Beslissend hiervoor was de constatering dat de bewoners dat zelf ook al deden. Het duidelijkst werd dat geïllustreerd door de massaliteit van Anna, Clara en Fritz Grundtmann. Aanvankelijk lieten zij die massaliteit geheel door zaakwaarnemers beheren en uit de door dezen ingediende rekeningen en verantwoordingen wordt heel goed duidelijk wat er tot die massaliteit behoorde. *  Onroerende goederen, zowel de verhuurde als die welke in eigen beheer werden geëxploiteerd, aandelen en de vaak in verband met verwerving van onroerend goed aangegane schulden behoorden er toe. De netto opbrengst van dit complex- misschien wel haast te zien als een soort familiebedrijf werd onder de Grundtmanns verdeeld. Dezelfde samenhang werd aangetroffen in de financiële administraties van jhr. Jan Anne en jhr. Augustinus Lycklama à Nijeholt: inkomsten uit en uitgaven voor onroerende goederen, verkoop van gewassen, aandelen en in-en uitschulden bij elkaar. De uitgaven voor de eigen huishouding daarentegen werden bijna altijd apart geadministreerd. Besloten is dan ook om alle stukken betreffende onroerende goederen, aandelen en schulden in de afdelingen ll en IV te plaatsen en de stukken over de eigen huishouding in de afdelingen I en III.

Uit de legger van aan Jan Anne toebehorende onroerende goederen en aandelen blijkt dat hij tot die laatste groep ook min of meer een aantal hem toekomende delen van rechten van begeving rekende. *  Dat zelfde idee komt ook terug bij enige nalatenschapsafwikkelingen wanneer deze rechten worden getaxeerd en verdeeld net zo als en tegelijk met de aandelen en de onroerende goederen. Om dit verband niet te verbreken zijn ook de in het archief aanwezige stukken over deze rechten in die twee afdelingen geplaatst. Na het voorafgaande mag het eigenlijk geen bevreemding meer wekken dat ik vervolgens ook besloten heb om de stukken betreffende het afwikkelen van nalatenschappen in deze beide afdelingen te plaatsen en deze niet, zoals het meest gebruikelijk is, bij de stukken van persoonlijke aard van de erflater of erflaatster te laten. Immers, zeker bijleden van vermogende families van zoals in dit geval grootgrondbezitters, draaien nalatenschapsafwikkelingen hoofdzakelijk om de eigendomsovergang van de bezittingen van de erflater of erflaatster op zijn of haar erfgenamen.

Wanneer we de stukken betreffende het afwikkelen van nalaten schappen vanuit deze opvatting bekijken dan wekt het meteen veel minder verwondering waarom van een groot aantal aanverwanten van bewoners enkel wat koopakten of huurcontracten en enige stukken over de nalatenschapsafwikkeling aanwezig zijn. Deze stukken vervulden voor de latere generaties bijna allemaal de rol van eigendomstitels of retroacta. Dat er van enkele aanverwanten naast deze stukken toch ook nog enige stukken van persoonlijke aard in het archief voorkomen is waarschijnlijk meer een kwestie van geluk of toeval. Bepalend voor de plaatsing in afdeling ll of IV van de nalatenschapsafwikkelingsstukken van een bepaald persoon was of er een bewoner van het huis tot de erfgenamen behoorde of niet. In verreweg de meeste gevallen bleek dat zo te zijn. Dit resulteerde in plaatsing in afdeling ll. In de overige gevallen werden de stukken in afdeling IV geplaatst.

De stukken welke betrekking hebben op de door enkele leden van de familie Lycklama à Nijeholt en door jhr. Joan de Jonge van Zwijnsbergen uitgeoefende functies in de Opsterlandse Veencompagnie zijn geplaatst in de afdelingen I en III. Stukken betreffende aandelen in die compagnie, ook van hen die bestuursfuncties hebben uitgeoefend zijn uiteraard in de afdelingen ll respectievelijk IV ondergebracht. Deze inleiding wordt gevolgd door een aantal eenvoudige genealogische tabellen waarin alle personen die stukken in dit archief hebben nagelaten zijn opgenomen. In tabel A zijn de bewoners van het Lycklamahuis en hun familieleden vermeld. In de tabellen B-E komen hun aanverwanten voor. Van de meeste gezinnen staan echter alleen die leden vermeld van wie archiefstukken in het archief zijn achtergebleven. De tabellen worden gevolgd door het indelingsschema van de inventaris, en dat weer door de inventaris zelf. Geheel achterin dit boekje bevinden zich een drietal indexen op persoonsnamen, op geografische namen en een op zaaknamen.

Bij de bewaargeving is een beperking op de openbaarheid vastgesteld: stukken jonger dan vijftig jaar worden niet ter inzage gegeven.