Bij de inventarisatie bleek, dat de hypothecaire boekhouding voor een buitenstaander een dermate ingewikkelde materie vormt, dat het raadplegen daarvan zonder deskundige hulp vrijwel onmogelijk is. Daarom werd besloten in de inleiding een hoofdstuk op te nemen over de inrichting en raadpleging van de hypothecaire administratie, waarin het een en ander aan de hand van voorbeelden wordt verduidelijkt. Het heeft zijn plaats gekregen aan het eind van deze inleiding.

De indeling van de inventaris in vier hoofdafdelingen, gebaseerd op de verschillende perioden, die de hypothecaire administratie gekend heeft van 1811 tot 1948 *  , ligt voor de hand en behoeft geen verdere verklaring. De volgorde van de bestanddelen binnen de onderscheidene hoofdafdelingen is gekozen overeenkomstig de volgorde van de handelingen bij de raadpleging van het archief: de klappers en/of indices gaan vooraf aan de repertoria en/of in- en overschrijvingsregisters.

De verschillende categoriën registers hebben ieder een eigen (Romeins) nummer; binnen elke categorie is de (Arabische) nummering, zoals die door de hypothecaire administratie op de ruggen van de delen was geplaatst, gehandhaafd. Op deze wijze is de noodzaak van een hernummering van alle delen, onder vermelding van het oude administratieve nummer, zoals toegepast door drs. J.A. ten Cate en drs. E.H. Korvezee in hun inventarissen van de archieven der hypotheekbewaarders te Breda, Eindhoven en 's-Hertogenbosch, vervallen. Specificatie van de verschillende registers (naar hun begin- en einddatum), waarvan de raadpleging rechtstreeks niet mogelijk is, is als overbodig achterwege gelaten. Dit geldt onder andere voor de in- en overschri jvingsregisters uit de periode 1812-1838 (inv.nrs. VII en VIII). Ook bij de repertoria van hypothecaire formaliteiten (inv.nr.VI) is de specificatie achterwege gelaten, want deze zijn slechts toegankelijk via de klapper (inv.nr. V) en vormen op hun beurt weer de toegang op de in- en overschrijvingsregisters (inv.nrs. VII en VIII). Hoewel in deze laatste registers de akten volgens de dag van hun aanbieding aan het hypotheekkantoor worden ingeschreven, is rechtstreekse raadpleging moeilijk: de dag van aanbieding aan het hypotheekkantoor is zelden dezelfde dag waarop de akte voor de notaris is gepasseerd. Mocht dat wel zo zijn, dan vormt het grote aantal dagelijkse inschrijvingen een beletsel voor het snel terugvinden van de akte.

Specificatie is wel toegepast bij de agenda's van ter registrering aangeboden akten (naar begin- en einddatum), die rechtstreeks naar het bedoelde register verwijzen (zie hierna), de klappers op de repertoria (voor elke letter een deel) en de indices op de kadastrale percelen uit de periode 1879 tot 1948.

Niet in de inventaris opgenomen zijn een viertal, in 1968 overgenomen, klappers op grondeigenaren- debiteuren, lopend over de periode I oktober 1838 tot 27 maart 1843, voorkomend in het Algemeen Register nr. 2. De gegevens uit deze vier klappers zijn alle opgenomen in de Alphabetische Naamwijzer op het Algemeen Register nr. 6, doch dit Algemeen Register en de bijbehorende naamwijzers berusten nog op het hypotheekkantoor. Het opvoeren van klappers op hier niet berustende registers kwam mij weinig zinvol voor. Bovendien zullen deze klappers, indien de nu nog op het hypotheekkantoor berustende naamwiizers aan de rijksarchiefdienst worden overgedragen, als dubbelen mogen worden vernietigd *  . Dat is reeds gebeurd met een drietal klappers uit de periode 1812-1838,waarvan de gegevens in de "Alphabetische Tafel van het repertorium van hypothecaire formaliteiten" (inv.nr. V) zijn overgenomen. Eveneens is vernietigd een klapper op de debiteuren, wier hypotheken in de inschrijvingsregisters 1838-1878 zijn doorgehaald. Omdat de inschrijvingsregisters zijn vernietigd *  , kon een klapper daarop vanzelfsprekend ook vernietigd worden *  .