Als u de inventaris bekijkt zal het opvallen dat het archief nogal wat lacunes bevat. De grote series vangen alle aan in de tweede helft van de 17e eeuw. Hoewel er van voor die tijd wel losse stukken aanwezig zijn, mag aangenomen worden dat het archief wellicht door oorlogshandelingen veel heeft geleden. Overigens is een aanzienlijk aantal veel oudere charters wel bewaard gebleven. Misschien werden deze apart bewaard.
Het gerucht dat de bisschop van Münster archivalia mee zou hebben genomen bij zijn bezetting in 1672 wordt niet bevestigd door de aanwezigheid van bijvoorbeeld seriematig stadsarchief te Münster. De Grolse stukken die zich daar bevinden zijn een voortvloeisel van de jurisdictie van de bisschop in dit gedeelte van Gelderland.
Velen hebben zich bezig gehouden met inventarisatie van het archief of gedeelten daaruit.
Op verzoek van de Gouverneur van Gelderland zijn in 1828/30 een flink aantal oude stukken ter onderzoek naar Arnhem opgezonden. De archivaris Nijhoff maakte er een inventaris van en deelde in zijn brief van 16 juni 1830 mee dat de stukken tegelijk met de inventaris zullen worden teruggezonden. Dit laatste heeft om onbekende redenen nooit plaatsgevonden. Ze bleven geplaatst in het Provinciaal Archief en gingen in 1878 over naar het Rijksarchief.

In 1886 inspecteerde de Rijksarchivaris de diverse gemeentearchieven, teneinde daaruit de aan het Rijk toebehorende rechterlijke archieven over te nemen.
Bij zijn bezoek aan Groenlo nam hij toen tegelijkertijd een aantal stukken mee, o.a. uit het archief van het Onze Lieve Vrouwengilde. Deze stukken werden gevoegd bij de reeds te Arnhem verblijvende stukken, waarna het geheel als een aan het Rijk toebehorende collectie ten rijksarchieve bleef berusten.
In het begin van deze eeuw heeft kapelaan Gasman zich bezig gehouden met het gedeelte van het archief dat zich nog te Groenlo bevond.
Nooit kwam het echter tot een beschrijving van het stadsarchief als organische eenheid.
Na aansluiting van de gemeente Groenlo bij het Streekarchivariaat Oost Gelderland, later Regio
Achterhoek, beschouwde streekarchivaris R. Wartena het als zijn taak om de verspreide Grolse archivalia weer bij elkaar te brengen.
De rijksarchivaris verklaarde zich bereid om de stukken, behorende tot het stadsarchief terug te geven. Hij verbond hier echter de voorwaarde aan dat stukken betreffende de geestelijke goederen zouden worden overgedragen aan het Rijksarchief. Een en ander in verband met het beheer van de geestelijke goederen door het Kwartier van Zutphen.
Wartena achtte het principieel onjuist om stukken die steeds in het stadsarchief hadden berust na eeuwen hiervan af te splitsen en als retroacta te verenigen met een archief, waarvan ze nooit deel hebben uitgemaakt.
Het is aan de inspanningen van de heer Wartena te danken dat het Stadsarchief als geheel kon worden beschreven.
Achtereenvolgens hebben hieraan gewerkt de heer Wartena, de dames Van Geyn en Kuiper en ondergetekende.

In 2019 zijn 21 charters en 1 stuk, afkomstig van of betreffende het stadsbestuur, de parochiekerk, vicarieën en gilden, door P. Meerdink nader beschreven en toegevoegd als Aanvulling 2019, inventarisnummers 985-1004. De overige 11 charters betroffen het gasthuis en een armenhuisje op het parochiekerkhof te Groenlo en zijn overgebracht naar bestand SARA 0137 Gasthuis- en provisoriefonds te Groenlo, inventarisnummers 845-853.