Een aanzet tot inventarisatie van archief van de Gemeentesecretarie over de jaren 1818-1960 werd in 1969 afgerond door D.W. Kobes. De beide inventarissen "Bijleveld" en "Kobes" bleven naast elkaar in gebruik. Ook nadien werden nog allerlei bescheiden in de bewaarplaats onbeschreven aangetroffen of door afdelingen en diensten overgedragen. Bij de huidige inventarisatie werden desbetreffende onderdelen van de bestanden "Bijleveld" en "Kobes" en overige onbeschreven stukken samengevoegd. Aangezien de correspondentie van de perioden 1918-1926 en 1927-1942 rubrieksgewijs is geordend, dient de gebruiker bij onderzoek naar een onderwerp in deze perioden, óók in de desbetreffende correspondentierubriek te zoeken. Als gedeponeerde bestanden werden archieven van de voormalige Gemeente Bredevoort en van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand te Bredevoort aangetroffen. Enkele Bredevoortse secretarieregisters bleken in 1886 aangekocht van de erven van burgemeester Roelvink. Voorts werden o.a. opgenomen de archieven van de Commissie tot Verdeling van de Marke van Aalten, en van het Tramcomité, het Feestcomité 1898 en het Nationaal Crisiscomité te Aalten. Deze werden destijds gedeponeerd bij de Gemeente als toezichthoudster, of omdat de Burgemeester en de Gemeentesecretaris bestuursleden van genoemde comité's waren. Voor de overige gedeponeerde bestanden zie de inhoudsopgave.

De cesuur van het Secretarie-archief werd gelegd bij de instelling van de Gemeente anno 1811. Het eindjaar 1942 hangt samen met de vorming van een nieuw dossierarchief in 1942/"43. Het was niet altijd mogelijk om begin- en eindjaar consequent te handhaven. Zo werden bij voorbeeld enkele in 1809 aangelegde belastingkohieren van het Ambt door de Gemeente voortgezet en bleven notulen-registers van enkele gemeentelijke commissies in gebruik tot in de jaren "60.