De periode die het archief beslaat, is bepaald door de reorganisatie van begin 1991 en een volgende reorganisatie in 1999. Zoals gezegd maakten de meeste andere sectoren de overstap naar een nieuwe organisatie in 1998. De sector ESRC maakte hierop een uitzondering. De aangetroffen archivalia (waaronder de financiële stukken en de notulen van het sectoraal managementoverleg) bestrijken dan ook de periode tot en met 1999, reden waarom we de cesuur hebben gelegd bij eind 1999. De administratie bleek vele dossiers met ingang van de reorganisatie in 1991 niet te hebben afgesloten. Zo zijn bij het inventariseren vele stukken aangetroffen van voor 1991. Voor zover het stukken betreft die een voorgeschiedenis aangeven van zaken die in de jaren 1991-1999 zijn afgerond, zijn ze in deze inventaris opgenomen. De overige dossiers van voor 1991 zijn toegevoegd aan één van de daarvoor in aanmerking komende archieven van de gemeente Haarlem over de periode 1957-1990. In de meeste gevallen betrof het hier het archief van de secretarie (inventaris van Bureau Sport en Jeugd van Afdeling 1 over de periode 1957-1990, MF-nr. 5012). Zaken waarvan het zwaartepunt lag in de periode 1991-1999 en die na 1999 zijn afgewikkeld, zijn eveneens opgenomen in de inventaris. Een aantal dossiers vielen buiten dit criterium. Deze zullen toegankelijk worden gemaakt bij de inventarisatie van de archieven van na de reorganisatie van 1998/1999. Deze stukken zullen dan worden opgenomen in het archief van de nieuwe sector Maatschappelijke Ontwikkeling.

Het archief van de sector ESRC 1991-1999 bevond zich bij vorming in een ruimte op het adres Klein Heiligland 84. Na een tijdelijke opslag op een werklocatie van de gemeente aan de Westergracht en vervolgens de depotruimte van het Noord-Hollands Archief aan de Kleine Houtweg, werd het archief, ten behoeve van de inventarisatie, in 2012 geplaatst in de archiefkelder van het stadhuis van Haarlem.

Bij aanvang van de bewerking had het archief een omvang van 64 meter. Na de selectie op vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archivalia resteert zo'n 21 meter aan te bewaren archiefstukken.

Van de aangetroffen stukken van het Recreatieschap Spaarnwoude (samenwerking met derden) is het merendeel vernietigd. Het Recreatieschap heeft haar archief over de periode 1965-1998 overgebracht naar het Noord-Hollands Archief en dat is aldaar te raadplegen.

De selectie op de vernietiging vond plaats met behulp van de 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850', vastgesteld en in werking getreden in 1983. Voor de stukken vanaf 1 januari 1996 werd gebruik gemaakt van categoriecodes uit de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906'.
Op dossierniveau is bezien of het gehele dossier of een gedeelte daarvan te bewaren was. Uitgangspunt daarbij was dat indien zich circa 70 procent of meer te bewaren stukken in het dossier bevonden, het gehele dossier werd bewaard. Indien zich minder dan 70 procent te bewaren stukken in het dossier bevonden werd het desbetreffende gedeelte bewaard. De overige stukken werden vernietigd. Van de dossiers die voor vernietiging in aanmerking kwamen is een staat van vernietiging opgesteld.

Het op Klein Heiligland gevormde archiefgedeelte werd in principe gevormd en geordend volgens de methode van de zaaksgewijze ordening aan de hand van de indeling van de Basisarchiefcode voor gemeentelijke, regionale en provinciale registraties (BAC). De werk- en afdelingsarchieven kwamen in velerlei gedaante voor. In de praktijk bleek er bij de archiefvorming veelal sprake te zijn van stukken over een bepaald onderwerp. Bij de inventarisatie van het archief is echter zoveel mogelijk het zaaksgewijze ordeningsprincipe gerespecteerd. De rubrieksindeling sluit op hoofdlijnen aan bij de basisarchiefcode van de VNG.

De FHM en SB hadden een bijzondere status. Als min of meer zelfstandige culturele centra, hebben de 2 organisaties na de reorganisatie van 1990 hun eigen afzonderlijke archief behouden. Wie in welke mate verantwoordelijk was voor de archiefvorming: het museum, de bibliotheek, of de sector, was lange tijd onduidelijk. In maart 1994 komt er meer duidelijkheid. In de dat jaar ontwikkelde richtlijnen wordt gesteld dat de voortgangscontrole en afdoening van de originele stukken centraal plaatsvindt bij het sectorarchief. *  Een kopie wordt toegestuurd aan het archief van stadsbibiotheek en museum. Ook vanaf maart 1994 vindt er nog eigen archiefvorming plaats bij het bureau Algemene zaken van het FHM. Als afdelingen ressorterend onder ESRC zijn de archiefstukken van het Frans Hals Museum en Stadsbibliotheek beschreven bij respectievelijk rubriek 2.2.4.4.2.1 en 2.2.4.4.3.1.