Het stelsel van registratie en ordening van het archief in de gemeente Heemstede zoals dat was geregeld tot in 1926 dateert van het jaar 1906. Toen telde de gemeente ongeveer 6500 inwoners. Het stelsel voldeed aan de eisen, die destijds aan een registratie en ordening mochten worden gesteld. Waarschijnlijk een methode die zelf was ontwikkeld, maar die eenvoudig en zeer doeltreffend werkte in die tijd. Het bestond uit een aantal trefwoorden die correspondeerden met een getal. Bij het in- en/of uitboeken werd dit getal in de binnenkomststempel geplaatst samen met een volgnummer. Ook werd er in een aantal gevallen de afdeling in Romeinse nummering vermeld.

Aan de binnenzijde van de dossieromslag werd op volgnummer een korte omschrijving gegeven van de datum van ontvangst of verzending, de afzender of geadresseerde en een korte inhoudsopgave. Een boekwerkje met trefwoorden en corresponderend volgnummer is de ingang op het archief. De toevoeging van de ingekomen en uitgaande stukken aan de dossiers geschiedde in chronologische en groepsgewijze volgorde. *  De dossiers van zaken, die hun beslag hadden gekregen werden opgeborgen in stofvrije zakken en later in dozen. Het archief werd bewaard in stellingen op de zolder van het raadhuis, waar ze in goede staat werden opgeborgen. Deze ruimte was echter niet brandvrij.

Gedurende de jaren van de Eerste Wereldoorlog met de vele beslommeringen waarmee ook de gemeente zeer veel te maken heeft gehad, bleek het, mede in verband met de snelle groei van de gemeente, dat naar een ander stelsel van registratuur moest worden uitgezien. Ook na de oorlog is de administratie van de gemeente steeds uitgebreid. Daarbij speelden een rol de uitvoering van de Lager Onderwijswet en de nieuwe Pensioenwet, die veel werkzaamheden met zich mee brachten als ook de wetten op het gebied van de volksgezondheid zoals de Woningwet, Gezondheidswet, Vleeskeuringswet en de Warenwet. De correspondentie die hieruit voortvloeide bracht allerlei bezwaren aan het licht met betrekking tot de oude wijze van ordening en registratie. Het bij elkaar zoeken van stukken die met één zaak betrekking hebben en het bij elkaar houden van deze stukken bleek met dit stelsel zeer moeilijk. Een andere reden van een toestroom aan correspondentie was de snelle stijging van inwoners. Het inwonertal was in de twintig jaar nadat het eerste stelsel was ingevoerd gestegen tot 16.000.

Om bovengenoemde redenen was het nodig uit te zien naar een nieuwe wijze van registratie en ordening. Hiertoe werden er door een drietal medewerkers van de secretarie enkele lezingen gevolgd die werden gehouden in Amsterdam gedurende de maanden april en mei in het jaar 1926. Daar werd het registratuurplan van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) behandeld. Dit plan maakte ondermeer de toepassing van het dossierstelsel mogelijk mede met gebruik van de daartoe beschikbare code. Om te zien hoe het stelsel in de praktijk werkte, werden er werkbezoeken afgelegd bij de gemeenten Velsen en Bussum. Het registratuurplan van de VNG had een positieve uitwerking op het gemeentebestuur in Heemstede.

Besloten werd om toe te treden als lid van het Registratuurbureau van de VNG. Daarmee werd de archiefordening met ingang van 12 juli 1926 ingevoerd. Tevens werd er een brandvrije kluis en archiefkelder aan het raadhuis gebouwd voor de opberging van het oud- en nieuw archief waar de stukken op ijzeren archiefstellingen werden bewaard. Nu is het hoogst opmerkelijk dat er na de invoering van het registratuurplan bij de gemeente zeer weinig archiefbescheiden zijn aangetroffen over de periode juli 1926-december 1929. Voor deze omissie is geen goede verklaring te geven; er is geen bewijs voor vernietiging van de stukken aangetroffen. Het is niet duidelijk hoe en waarom ze verloren zijn gegaan.