Op grond van een circulaire van de Minister van O. en W. aan de betreffende schooldirecteuren inzake de overbrenging van archiefbescheiden van 5 januari 1987, nr. AZ/RA/B 11.296, zijn de archieven van de betreffende r.h.b.s.-en en r.p.a.'s overgebracht naar de CAS om daar te worden geselecteerd en geïnventariseerd. Het uiteindelijke resultaat van deze bewerking geeft echter geen compleet beeld van alle r.h.b.s.-en en r.p.a.'s die ressorteren onder genoemd Ministerie. De oorzaken van dit incomplete beeld zijn: illegale vernietiging in het verleden, overbrenging naar een archiefbewaarplaats, archief verloren gegaan als gevolg van de (oorlogs)omstandigheden of de archiefbeheerders wilden het archief (nog) niet overbrengen. Het archief van de R.p.a. te Den Helder is niet opgenomen in deze inventaris.

Indien de betreffende school of de hieraan verbonden instellingen gedurende een bepaalde periode niet 'rijks' waren, is in overleg met de betrokken beheerders per geval besloten om deze archiefbescheiden niet van het archief af te zonderen. De reden hiervoor was de raadpleegbaarheid van archiefbescheiden betreffende het onderwijstype in die vestigingsplaats. Het werd dus niet volgens het bestemmingsbeginsel teruggebracht naar de formele beheerder, maar opgenomen in de inventaris en overgebracht naar het r.a. in de provincie.

De archieven werden geselecteerd aan de hand van de vernietigingslijst van het Ministerie van O. en W. van 29 juli 1975, nr. MMA/AR-181.119 en AIZ/RA 50243. Gezien het unieke karakter dat de scholen in de vestigingsplaatsen innamen, is in overleg met de beheerders besloten om een aantal categorieën niet te vernietigen. Daarnaast is ervoor gekozen om het begrip 'archiefbescheiden in de zin der wet' ruim te interpreteren.

Ten behoeve van de afwerking van de archieven werd bij de CAS een coördinatiecommissie ingesteld die garant stond voor de uniforme afwerking van de verschillende schoolarchieven. Per provincie is een bundelinventaris gemaakt waarin de volgorde van de archieven primair op onder- wijstype en secundair op vestigingsplaats, alfabetisch werd afgesteld. Als begindatum is gekozen voor de oprichtingsdatum van de scholen, als einddatum is bij de r.h.b.s.-en gekozen voor 1968 (invoering van de Mammoetwet) en voor de r.p.a.'s de fusiedatum met andere scholen. Afwijkingen hiervan zijn opgenomen bij de verschillende inleidingen per school. Per onderwijstype werd gekozen voor een vast indelingsschema en een per schoolarchief oplopende inventarisnummering. Per school is, gekoppeld aan het schema, een korte inleiding gemaakt waarin instelling en ontwikkeling van de betreffende school staat beschreven. Voor de geschiedenis en ontwikkeling van de onderscheiden onderwijstypes wordt verwezen naar de algemene inleiding.

Na toestemming van de betreffende beheerders zijn de voor vernietiging aangewezen categorieën van archiefbescheiden overgebracht naar het Bureau Vernietiging Overheidsarchieven te Apeldoorn waar de werkelijke vernietiging plaatsvond. De geïnventariseerde bescheiden zijn na bewerking overgebracht naar het betreffende r.a. in de provincie. Archiefbescheiden van na de bovengenoemde einddata zijn na bewerking geretourneerd aan de betreffende scholen.