De hier beschreven archieven met een omvang van 78,5 meter zijn in twee gedeelten naar de archiefdienst overgebracht. Een eerste gedeelte, over de periode 1929 tot en met 1945, arriveerde reeds eind 2003 om medio 2005 gecompleteerd te worden met het gedeelte tot 1979. Het archief heeft 1929 als beginjaar omdat toen op de secretarie het dossierstelsel werd ingevoerd. In het dossierstelsel worden alle stukken betreffende één zaak bijeen bewaard, waarbij de verschillende onderwerpen systematisch worden gerangschikt volgens de code VNG. Het eindjaar 1979 hangt samen met de in de Archiefwet voorgeschreven overbrengingstermijn van twintig jaren. De inventarisatie van de periode tot en met 1945 komt geheel voor rekening van ondergetekende. De periode daarna betreft de bewerking van een eerder gedane inventarisatie door een extern archiefbureau. Aangezien het jaar 1945 een historische en geen archieftechnische begrenzing aangeeft, is besloten deze twee delen in één archiefschema te presenteren. De inventarisatie van de periode na 1945 is op grond van archieftechnische criteria bijgesteld, redactioneel en inhoudelijk. In veel gevallen moesten de dossiers opnieuw worden gelicht en beschreven. Het vermoeden dat ook archivalia van andere archiefvormers in het archief van het gemeentebestuur waren ondergebracht, werd bij deze inhoudelijke controle bevestigd.

Het betrof diverse fragmentarchieven van de politie, diensten en stichtingen. Ook op dossierniveau bleek soms sprake van vermenging. Het was niet altijd mogelijk om in deze, blijkbaar achteraf gevormde, dossiers een zuivere scheiding aan te brengen. Niet alleen de fragmentarchieven van de diensten maar ook die van de stichtingen zijn in deze inventaris opgenomen, aangezien de gemeentelijke bemoeienis bij deze laatste groep zo evident aanwezig is. Vanwege het geheel eigen karakter van het politiearchief, is besloten daarvan een afzonderlijke inventaris te vervaardigen. Het archief van het gemeentebestuur was geordend volgens de systematiek van de VNG-code die toegespitst is op gebruik door de administratie. In deze inventaris is gekozen voor een meer publiekstoegankelijk archiefschema, dat in grote lijnen wel de indeling van de code kent. Allereerst zijn de stukken van algemene aard beschreven die het gehele bestuurlijke terrein bestrijken, zoals de notulen van de gemeenteraad. Vervolgens komen de stukken betreffende bijzondere onderwerpen aan bod waarin de gemeentelijke huishouding en taakuitvoering zijn beschreven. Tezamen met de archieven uit de onderhavige periode werd een beperkt aantal oudere stukken overgedragen. Deze zijn eveneens in deze inventaris verwerkt, waaronder een aantal contracten en eigendomsbewijzen die hier is opgenomen in de reeds bij het Noord-Hollands Archief aanwezige, maar nog niet eerder beschreven serie over de periode. * 

Betreffende gemeentelijke eigendommen zijn er lange series van dossiers, gealfabetiseerd op straatnaam. Bij een straatnaam die uit meerdere woorddelen bestaat, is aansluiting gezocht bij de schrijfwijze en alfabetisering, zoals die ook bij de stadsplattegronden van Falkplan gebruikelijk is.

Een aantal dossiers is buiten de inventarisatie gehouden. Het gaat om verhuurdossiers die met een zekere regelmaat door de administratie worden geraadpleegd. Ook buiten de bewerking zijn gebleven de series bouw- en hinderwetvergunningen aangezien deze nog vaak op het gemeentehuis worden geraadpleegd. De stukken uit het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand die openbaar zijn en binnen de periode van onderhavige inventarisatie vallen, waren reeds eerder overgebracht en toegankelijk gemaakt in de inventaris van het archief van het gemeentebestuur Zandvoort 1814-1928 (1970).

Geconstateerd moet worden dat de archieven en archivalia van afzonderlijke diensten en instellingen die in rubriek 2.3 worden beschreven, zeer incompleet zijn. Met als uitzondering de oorlogsjaren blijkt veel daarvan niet meer aanwezig te zijn. Het is duidelijk dat er vernietiging van stukken heeft plaatsgevonden in de periode dat de stukken bij de administratie berustten, maar precieze gegevens hieromtrent ontbreken. De vernietiging uit het archiefblok 1929-1945 vond plaats, overeenkomstig de 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven' uit 1983. Uit dit blok werd met grote terughoudendheid vernietigd. Als voorbeeld kan hier gewezen worden op het bewaren van de mandaten uit de serie bijlagen van de rekening (nrs. 1259-1335). Vanwege hun historisch belang voor de periode 1940-1945 werd besloten tot bewaring. Uit het reeds bewerkte archiefblok 1946-1979, dat door het externe archiefbewerkingsbureau werd aangeleverd, is in het geheel niet vernietigd. In totaal werd ca. 1,2 meter aan archivalia vernietigd.

Een 40-tal dossiers dat wel op de aangeleverde lijsten van het bewerkingsbureau was vermeld, bleek niet in de dozen te zitten en evenmin achtergebleven te zijn bij de administratie.

Aan het einde van de (her)inventarisatie resteerde er een aantal dossiers. De redenen hiervoor waren de volgende:
- Een aantal dossiers bleek zich op de verkeerde plaats in de aangeleverde dozen te hebben bevonden
- Een aantal dossiers bleek in het geheel niet op de aangeleverde inventarislijsten te hebben gestaan
- Een aantal dossiers werd tijdens de (her)inventarisatie aangeleverd door de administratie.

Het nummer van deze alsnog geïnventariseerde dossiers wijkt af van de reeks van opeenvolgende nummers.

In november 2007 werd een aantal bij de gemeente Zandvoort achtergebleven archiefstukken overgedragen. Het betrof in totaal 11 archiefdozen, waarvan een klein deel is verwerkt in de inventaris van het ambacht- en gemeentebestuur van Zandvoort 1455-1928. Vanwege de datering zijn de meeste stukken opgenomen in de voorliggende inventaris. In veel gevallen konden de archiefstukken reeds beschreven dossiers completeren. In een beperkt aantal gevallen werden nieuwe beschrijvingen toegevoegd. Het betreft de inventarisnummers 6007-6048.

Op 16 juni 2014 is een tweede aanvulling overgebracht met de inv.nrs. 6050-6497. De aanvulling is aangetroffen tijdens de inventarisatie van het archief van het Gemeentebestuur van Zandvoort (Gemeente Zandvoort), 1980-1989. Inv.nr. 6497 is in mei 2015 binnengekomen vanuit de Gemeente Zandvoort. In februari 2016 is de aanvulling die in eerste instantie in een aparte toegang was opgenomen (toegang 1499: Gemeentebestuur van Zandvoort, aanvulling (1927) 1929-1979 (1990)) samengevoegd met toegang 2232. Bij het samenvoegen is de inhoud van inv.nr. 6340 opgenomen in inv.nr. 3247 en inv.nr. 6441 in inv.nr. 4420.