Het registratienummer is het belangrijkste gegeven om in het archief informatie te kunnen vinden betreffende stoommachines. Er moet echter wel een onderscheid gemaakt worden in de registratienummers van vóór en na 1927. In de periode 1871-1927 bestond het registratienummer uit vier cijfers en kwam niet overeen met het nummer van de concept-akte; na 1927 bestaat het registratienummer uit vijf cijfers, dit is tevens het nummer van de akte (en van het gehele dossier). Bovendien geeft het eerste cijfer het district aan (bijv. 45141 is registratienummer 5141 uit district 4, het nummer van het district Amsterdam).

De registratienummers van vóór en na 1927 komen niet overeen. Als het registratienummer bekend is, dan zijn de volgende inventarisnummers direct toegankelijk:
vóór 1927 inv.nrs.
345 afschriften van vergunningen
357 concept-akten van stoomtrawlers
360-389 register van inschrijving
476-486 register van inschrijving
na 1927 inv.nrs.
284-296 bewijzen van onderzoek en beproeving
357 concept-akten van stoomtrawlers
411-414 registratiekaarten van stoomketels
416-417 idem, uit andere districten
419-420 registratiekaarten van stoomvaten
7-143 dossiers van ketels, vaten en toestellen

Gelukkig is het registratienummer niet de enige ingang op het archief. Ook indien één van de volgende elementen bekend is, is het mogelijk verder onderzoek te verrichten in het archief van de dienst voor het stoomwezen, al zullen voor sommige elementen slechts voor een bepaalde periode gegevens gevonden kunnen worden:
- aktenummer (1871 e.v.)
- jaar van fabricage of datum van aanvraag vergunning of beproeving (1895-1953)
- naam gebruiker (1900-1927, 1932-1957, 1960-1962)
- naam vervaardiger (1954-1963)
- naam boot (1926-1950)

Is het nummer van de concept-akte bekend, dan kunnen de volgende inventarisnummers geraadpleegd worden: 298-342 concept-akten voor stoomketels; 346-351 voor stoomtoestellen. Via het rode nummer dat bovenaan de akte staat (het registratienummer) kan verder worden gezocht in de inv.nrs. 360-389. Dit betreft de periode tot 1927. Na die tijd is het nummer van de concept-akte (na 1953 het nummer van de akte) hetzelfde als het registratienummer. Wanneer het jaar van fabricage bekend is (of de datum van beproeving of van de aanvraag voor de vergunning), dan zijn de volgende inventarisnummers een ingang op het archief: 149-150: kwartaalstaten van vergunningen die aan de minister zijn voorgelegd, 151-158: aanvragen voor vergunningen, 276-282: registers van berekeningen per ketel of toestel, 283: bewijzen van onderzoek voor toestellen en 352-356: voorlopige akten van vergunning. Ook is als ingang de naam van de gebruiker van de ketel of van het toestel te gebruiken. In dat geval zijn de volgende inventarisnummers direct toegankelijk: 390-410: alfabetische registers van gebruikers, 428: aanvragen tot het intrekken van vergunningen, 418 en 430-467: registratiekaarten van ingetrokken vergunningen voor ketels en 421, 471-474: registratiekaarten van ingetrokken vergunningen voor vaten. Is alleen de naam van de vervaardiger van stoomtoestellen bekend, dan kunnen direct de registratiekaarten van stoomtoestellen Vrij van Vergunning en Buitenland geraadpleegd worden (inv.nrs.422-426).

Het betreft echter slechts de periode 1954-1963. In de stoomwet van 1953 werd namelijk bepaald dat in bepaalde gevallen geen vergunning meer nodig was. Dit was afhankelijk van de inhoud van de ketel, het gebruik in een onderzoeksruimte, en het in het buitenland verblijven (na een bepaalde periode). Voor de periode 1871-1927 kan men ook in de registers van inschrijving (inv.nrs.360-389) kijken en wel door deze registers door te bladeren en bij elke inschrijving onder de kolom "vervaardiger" te kijken. Deze tijdrovende methode is waarschijnlijk alleen van belang als men wil nagaan wie in een bepaalde periode de meeste ketels of toestellen leverde. Is slechts de naam van de boot bekend, waarop de ketel geplaatst was, dan kan via de inventarisnummers 468-470 verder in het archief worden gezocht. Tot slot zijn er de dagboeken en de keuringsrapporten van de technische ambtenaars. Deze zijn echter alleen te gebruiken indien de exacte datum van keuring en de naam van de keurende ambtenaar bekend zijn. De agenda's (inv.nrs.159-238) vormen géén ingang op de dagboeken en de keuringsrapporten. Wellicht dat in de agenda's de op die dag ingekomen verzoeken tot keuring werden ingeschreven.