Het secretarie-archief van de gemeente Aalsmeer dat tussen 1911 en 1929 werd gevormd, bestond uit bijna 4000 dossiers. Zij varieerden van inhoud van een enkel archiefstuk tot dikke bundels archiefbescheiden, zoals bij het onderwerp Onderwijzend personeel, en een aantal delen. De dossiervorming gebeurde indertijd zowel onderwerps- als zaaks- en persoonsgewijs. De inboeking vond plaats in een indicateur, de stukken zelf werden meestal voorzien van een datum en een dossiernummer op volgorde van binnenkomst. Dit systeem liep op den duur vast door te lange omschrijvingen bij uitgebreide en langdurige zaken, door vermenging en in wanorde raken van dossiers met name bij uitlening. Vermenging van het secretarie-archief met dat van diensten en bedrijven vond eveneens plaats en er ontstonden zo vele "lege" dossiers. Bovendien werd de indicateur onvoldoende bijgehouden.

Om genoemde redenen werd het structuurbeginsel bij deze herinventarisatie verlaten en een actuelere, functionele, rubrieksgewijze herindeling gemaakt. Hierbij was het wel noodzakelijk verwijzingen te maken b.v. bij politie en onderwijs.

Tot 1911 zijn verschillende, gedateerde inventarisaties gemaakt van het Oud archief van Aalsmeer, inclusief de heerlijkheden Kudelstaart en Kalslagen. De periode 1930-1945 van het secretarie-archief van Aalsmeer zal in een aparte Inventaris opgenomen worden. Uit deze laatste periode en de periode van voor 1911 zijn enige stukken gelicht en in deze inventaris opgenomen. Ook zijn naar genoemde periodes enkele stukken overgebracht, soms behorend tot archieven van diensten, bedrijven of bijvoorbeeld het Algemeen Burgerlijk Armbestuur. De met Romeinse cijfers aangeduide bestanddelen in deze inventaris komen in aanmerking voor eventuele herinventarisatie. Een afgedwaald stuk betreffende de Schinkelpolder is overgedragen aan het waterschap Groot-Haarlemmermeer. Bij alle gemeentelijke secties, diensten en bedrijven is navraag gedaan naar afgedwaalde stukken.

De in de inventaris vermelde lege nummers bevatten een aantal archiefbestanddelen die wegens en naar historisch gegroeid gebruik op verschillende afdelingen bewaard worden. Voorts worden de gemeenterekeningen en -begrotingen, bouw- en hinderwetvergunningen en persoonsdossiers in aparte series in de archiefbewaarplaats beheerd. Verder is een aantal aanvankelijk voor vernietiging vatbare stukken opgenomen in een verzameling foto's, briefhoofden en periodieken. Andere stukken zijn wel vernietigd na parafering door sectie- en bureauhoofden van een daartoe opgestelde lijst. Deze lijst is gemaakt aan de hand van de Handleiding Vernietiging Archiefbescheiden (Inter-)Gemeentelijke Organen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Met toestemming van de Rijksarchiefinspectie zijn een aantal stukken betreffende de Militie, Landweer en het Leger vernietigd. Het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand is in deze inventaris niet opgenomen, maar de registers van 100 jaar of ouder zijn wel te raadplegen. Een apart archief van burgemeester en wethouders is niet aangetroffen. De omvang van het onderhavige archief is mede ontstaan doordat veelal verzoeken aan het gemeentebestuur werden gedaan op ongezegeld papier. Een dergelijk verzoek werd dan op gezegeld papier herhaald. Vele curieuze, ingekomen brieven van burgers verdwenen ongeregistreerd in het plakboek van een onbekende ambtenaar. Buiten de inventarisatie is een grote, houten fichebak gehouden. Dit register wordt wel bewaard als voorbeeld van een hulpadministratie. Er zijn systematisch gegevens in genoteerd betreffende verschillende soorten vergunningen, onderwijszaken en krankzinnigen; zij zijn alfabetisch op naam gerangschikt. Zaaksgewijs zijn wat algemene zaken beschreven en tenslotte zijn leden van de vrijwillige brandweer in alfabetische volgorde opgenomen.

Veel dank ben ik bij de totstandkoming van deze inventaris verschuldigd aan de Provinciaal archiefinspecteur in Noord-Holland, de heer A.J. Kölker, aan het hoofd van de afdeling Interne Zaken van de gemeente Aalsmeer, de heer J.A.M. de Jongh, aan mijn collega van het dynamisch en semi-statisch archief in Aalsmeer, de heer P. Boogaard en aan leden van de Stichting Oud Aalsmeer.