De raadpleger van de inventaris kan uit de Inhoudsopgave opmaken uit welke gedeelten het archief bestaat. Binnen elk van de beide sub-archieven Gouverneur en Gedeputeerde Staten (G.S.) zijn twee categorieën stukken te onderscheiden, nl. stukken van algemene aard en stukken betreffende bijzondere onderwerpen.
De categorie "bijzonder" in een inventaris pleegt inhoudelijk veel diepgaander ontsloten (beschreven) te zijn dan de stukken van algemene aard die, hoewel vaak de meerderheid uitmakend, slechts globaal als series worden beschreven.
De gebruiker van de inventaris doet er goed aan eerst te kijken, of er in de categorieën "bijzonder" of in het kabinetsarchief wellicht stukken zitten over het door hem gezochte onderwerp; zo ja, dan kan hij de desbetreffende inventarisnummers direct opvragen. Men dient echter te bedenken, dat deze gedeelten van het archief relatief gering van omvang zijn en dat over het onderwerp wellicht ook gegevens voorkomen in de (veel omvangrijker) series stukken van algemene aard.
Wanneer de gezochte stukken in de categorie "bijzonder" niet blijken voor te komen, dan is men aangewezen op de stukken van algemene aard en in eerste instantie op de daarbij behorende ingangen, te weten de jaarklappers en agenda's bij de Gouverneur en de jaarlijkse indices bij G.S. (voor een nadere beschrijving zie paragraaf 3 van de inleiding: Archiefvorming).

Aan het gebruik van de jaarlijkse klappers en indices zijn bepaalde bezwaren verbonden: daarom zijn deze achteraf (in 1980/81) bewerkt tot een tweetal generale indices. Alvorens met deze indices te gaan werken, leze men in elk geval de bij elke index opgenomen Richtlijnen voor het gebruik. De generale index-Gouverneur heeft betrekking op alle in de (gewone) agenda's ingeschreven stukken (incl. die welke in de afdeling "stukken betreffende bijzondere onderwerpen" zijn beschreven én de stukken die aan G.S. werden overgedragen), maar niet op het kabinetsarchief dat eigen agenda's en indices kent. De generale index-G.S. betreft de stukken die binnen dit college zijn afgedaan. De generale index-Gouverneur maakt in principe de raadpleging van de jaarlijkse klappers vanaf 1820 overbodig. Bij G.S. blijft de raadpleging van de jaarlijkse indices nodig en dient de generale index primair als hulpmiddel voor een sneller en juister gebruik. Beide indices kunnen de onderzoeker een indruk geven van de veelheid van onderwerpen waarover stukken aanwezig zijn. Voor de methode van onderzoek zie Schema Onderzoeksmethode op p. 46 in de inventaris.

Wijze van aanvragen van stukken:

Voor raadpleging in de studiezaal dienen de archivalia als volgt te worden aangevraagd: Provinciaal Bestuur 1814-1850, inv.nr. ...
Wijze van citeren van stukken:
Nauwkeurige bronvermelding van in publicaties geciteerde stukken is zeer gewenst. Als regel dient de vindplaats tenminste éénmaal volledig (zonder afkortingen) te worden vermeld. Bij verdere vermeldingen kan met een verkorte versie worden volstaan. volledig: Noord-Hollands Archief, archief Provinciaal Bestuur 1814-1850, inventarisnummer . .. verkort: NHA, PB 1814-1850, inv.nr. ...
Bij bepaalde series kan het nuttig zijn behalve het inventarisnummer ook nadere gegevens te vermelden, bv. bij de ingekomen en uitgaande stukken Gouverneur:
inv.nr. + datum en (stuk)nr. bij de agenda's: inv.nr. + paginanr. bij de net-notulen, minuut-notulen en bijlagen. G. S.:
inv.nr. + datum en nr. bij de indices G.S.: inv.nr. + paginanr. bij de notulen P.S.: inv.nr. + datum en nr.

Ook bij dossiers van enige omvang in de afdelingen Bijzonder (Gouverneur en G.S.) en in het kabinetsarchief kan vermelding van datum en (stuk)nummer naast het inventarisnummer nuttig zijn. Men zoekt eerst voor wat betreft de jaren 1814-1819 in de jaarlijkse klappers en voor de periode 1820-1850 In de generale index naar het juiste trefwoord. Daarbij hoort een ordenummer, dat verwijst naar een genummerde rubriek van de agenda. Binnen die rubriek zoekt men onder de chronologisch ingeschreven stukken de datum van het ingekomen stuk, dan wel het nummer (en de datum) van het uitgaande stuk. Men zoekt eerst in de generale index het juiste trefwoord, waarbij men wordt verwezen naar de jaarlijkse index van een bepaald jaar. Op de aangegeven pagina('s) in deze jaarlijkse index zoekt men vervolgens de datum en het nummer van de notulen en de daarbij behorende bijlagen.