De collectie dient in de studiezaal van het NIMH als volgt te worden aangevraagd:
Collectie: Vlootbezoeken
Toegangsnummer: 032

Bij het citeren van stukken in publicaties dient men de vindplaats ten minste eenmaal volledig en zonder afkortingen te vermelden, vervolgens kan volstaan worden met een verkorte titel.

Volledig:
Nederlands Instituut voor Militaire Historie, Den Haag, Vlootbezoeken, toegang 032, inv.nr. ...

Verkort:
NIMH, Vlootbezoeken, 032, inv.nr. ...

De collectie Vlootbezoeken is afkomstig van het voormalig Instituut voor Maritieme Historie (IMH). [... stuk over herkomst?] In 1995 is er een schenking van de heer W.G. Landzaat met stukken betreffende vlootbezoeken van Nederlandse marineschepen aan buitenlandse havens aan de al bestaande collectie toegevoegd. Door het samengaan van het voorgenoemde instituut met het Instituut Militaire Geschiedenis (IMG) en de Sectie Luchtmacht Historie (SLH) in het Nederlands Instituut voor Militaire Historie (NIMH) in 2005 is de collectie in het bezit van het NIMH gekomen. De collectie bestaat voornamelijk uit programmaboekjes van vlootbezoeken van buitenlandse schepen aan Nederlandse havens, stukken betreffende de voorbereiding van deze bezoeken en stukken betreffende vlootbezoeken van Nederlandse marineschepen aan buitenlandse havens.

De programmaboekjes van de vlootbezoeken zijn bedoeld voor de bemanning van de bezoekende schepen en werden voor elk nieuw bezoek opnieuw opgemaakt. De programmaboekjes bevatten onder andere informatie over het te volgen programma van het bezoek, handige telefoonnummers zoals die van ambassades, consullaten, politie en de marine en algemene informatie over openbaar vervoer, kerkdiensten, de VVV, sportfaciliteiten, entertainment, het postkantoor etc. Deze informatie moest de bemanning van de schepen helpen wegwijs te maken in de stad die ze bezochten. De programmaboekjes zijn vaak in de taal van het bezoekende land geschreven of in het Engels. In deze collectie zijn de programmaboekjes geordend naar het jaar waarin het vlootbezoek plaatsvond en daarbinnen naar de bezochte stad.

Daarnaast bestaat deze collectie uit stukken over de voorbereiding van vlootbezoeken. Het gaat hier om checklists en werkprogramma's voor de bezoeken en om correspondentie met verschillende instanties. Verschillende zaken betreffende de voorbereiding komen aan bod. Zo bevatten de stukken onder andere correspondentie over de aankomst, ligplaats en brandstof voor de bezoekende schepen en over de entertainment van de bemanning. Voor entertainment werden er bijvoorbeeld bezoeken aan het Paleis op de Dam en de Heineken fabriek georganiseerd, net als rondvaarttochten en cocktailavonden voor officieren. Ook bevatten de stukken correspondentie met de gemeente over het vlootbezoek. De voorbereidende stukken voor vlootbezoeken zijn in deze collectie geordend naar het jaar van het vlootbezoek en daarbinnen naar de bezoekende schepen. In deze collectie bevinden zich ook stukken betreffende vlootbezoeken van Nederlandse schepen aan het buitenland. Deze stukken zijn geordend naar het jaar van het bezoek.
De looptijd van de collectie omvat de jaren 1958-1992. De collectie is geheel openbaar.