Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De collectie dient in de studiezaal van het NIMH als volgt te worden aangevraagd: Collectie: F. Pinke Toegangsnummer: 044
Bij het citeren van stukken in publicaties dient men de vindplaats ten minste eenmaal volledig en zonder afkorting te vermelden, vervolgens kan volstaan worden met een verkorte titel.
Volledig: Nederlands Instituut voor Militaire Historie, Den Haag, F. Pinke, Toegang 044, inventarisnummer ...
Bescheiden betrekking hebbend op de Snellius- expeditie: kaart van vaarroute van de Snellius, knipsel met de vaarroute, twee hydrografische kaarten met bodemprofielen, tekening van de Behm Time micrometer, twee technische tekeningen van een afsluiter, foto van de uitkomsten van trillingsmetingen, bodemprofielen, tekening van de loop van de ankertros over het voorschip van Hr.Ms. Wiilibord Snellius, foto van bemanning en een niet te traceren foto