Bij het samenstellen van de inventaris werden zoveel mogelijk de aanwijzingen gevolgd van de daartoe aangewezen werken, nl. de "Handleiding" *  , de "Inleiding" *  en de "Archiefterminologie" *  . Mochten een enkele keer de voorschriften van de "Handleiding" met die van de "Inleiding" met elkaar in tegenspraak schijnen, dan werden die van het laatste werk aangehouden.

Een indeling overeenkomstig de oudste inventaris *  zou zonder moeite tot stand gebracht kunnen worden, maar heeft weinig zin, al was het alleen maar omdat stukken die na 1603 in het grondheerlijkheidsarchief terecht kwamen in dit inventarisje niet beschreven staan. Bovendien vertoont de volgorde die W. van der Duyn aan zijn nummers gaf slechts heel weinig systeem.

Ook de indeling van de anonyme inventaris, die het archief in twee delen uiteen doet vallen -voor of na 1797- leek mij, zoals boven aangetoond *  , ten enen male onbruikbaar. Ik meende derhalve de vrijheid te hebben om tot een nieuwe hoofdindeling over te gaan. Naast de stukken, beschreven in de hoofdafdelingen, en tezamen het grondheerlijkheidsarchief vormend, werden nog andere bescheiden aangetroffen, die in feite van dit archief geen deel uitmaken. Dit zijn in de eerste plaats het gedeponeerd archiefstuk *  , en vervolgens een aantal bescheiden die niet voldoen aan de definitie van archiefstuk, omdat zij eerst na het afsluiten van het archief werden opgesteld door personen die blijkbaar een studie maakten van de grondheerlijkheid Charlois *  .

Het betreft hier veelal afschriften van akten die oorspronkelijk in duplo vervaardigd waren, en waarvan één exemplaar de grondheren toekwam. Nadat dit ene exemplaar in de loop der tijden verloren was gegaan werd door de moderne onderzoeker van het elders berustende duplo een afschrift gemaakt, en dit afschrift kwam soms of wel bij het grondheerlijkheidsarchief, of in de Rotterdamse handschriftenverzameling terecht. Hiernaast vindt men enkele 17e-eeuwse en ook moderne aantekeningen -of wel geschreven ten eigen nutte van de opsteller, of wel om het historisch onderzoek te dienen- die evenmin archiefstukken genoemd mogen worden. Dergelijke bescheiden werden niet ondergebracht in de afdeling handschriften van het Rotterdams gemeentearchief, maar beschreven in een "Aanhangsel" dat volgt op de inventaris van het eigenlijk grondheerlijkheidsarchief.

Zowel in de 17e als in de 18e eeuw zien wij het nl. één of tweemaal gebeuren dat een ijverig rentmeester van alle stukken die hem belangrijk toeschenen afschriften vervaardigde. In de 17e eeuw geschiedde dit waarschijnlijk om in geval van verlies van het origineel een copie te hebben *  , terwijl men in de 18e eeuw op deze wijze wellicht paleografische moeilijkheden wilde ontgaan. In ieder geval heeft deze handelwijze het gunstig resultaat gehad dat wij van bepaalde stukken, die in originali verloren zijn gegaan, thans nog afschriften *  bezitten, al hebben deze anonyme bescheiden, waarbij men de schrijver uitsluitend aan zijn handschrift herkennen kan, natuurlijk niet de juridische waarde van een authentieke copie *  .

De Bruyn's catalogus (inv.nr. 109) raakte verloren en kwam eerst in 1962 weer aan het licht * 

Met betrekking tot de wijze waarop de hoofdafdelingen uit kleinere onderafdelingen werden opgebouwd dient de volgende verklaring: In tegenstelling tot de moderne manier van archiefbeschrijving, die een afdeling als "Algemene Zaken" bij voorkeur met een serie resolutiën of notulen doet aanvangen, wordt hier een enigszins verouderde opvatting gevolgd, waarbij nl. aan zulk een serie resolutiën eerst nog een aantal privileges en ordonnanties voorafgaat. Men kan zich in deze kwestie zowel op het standpunt stellen -wanneer men uitgaande van het algemene naar het bijzondere toewerkt- dat de resolutiën over een groter aantal zaken handelen dan bepaalde akten, maar evenzeer is het waar dat alle resolutiën van het bestuur in kwestie vallen binnen de grenzen van de competenties door zekere ordonnantiën en privilegiën gesteld. Indien men deze laatste opvatting huldigt, dan beschouwt men zulke ordonnanties en privileges als van algemener aard dan de resoluties, en worden deze laatste dus door de eerste voorafgegaan. Ten overvloede zij hier nog vermeld dat met bovenstaande redenering -m.i. -niet bedoeld kan worden dat alle privileges en ordonnanties aan de resolutiën moeten voorafgaan. Men behoort slechts het oog te hebben op die stukken van welke de inhoud bij een moderne organisatie of vereniging de naam van reglement of statuten dragen zou. De overige akten zijn niet van een zo algemene inhoud dat plaatsing in de rubriek "Algemene Zaken" juist zou zijn.