Zoals gebruikelijk bij gemeentearchieven bestaat de inventaris van de gemeente Steenwijk uit stukken van algemene aard en stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Onder stukken van algemene aard zijn alle stukken die op meer dan één onderwerp betrekking hebben ondergebracht, zoals notulen, ingekomen stukken en verslagen. Onder het hoofdstuk 'Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' vindt men de stukken die buiten de bovengenoemde algemene categorieën vallen en zich richten op één bijzondere gemeentelijke taak. In de inhoudsopgave zijn deze categorieën terug te vinden.
Daarnaast zijn er de diensten en bedrijven die waren ingesteld door de gemeente. Deze hadden een eigen administratie en archief, maar deze werd vaak uitgevoerd door de secretarie van de gemeente, waardoor vaak een vermenging ontstond van de archieven. Uit praktische overwegingen is dan ook besloten om zowel de archiefstukken van de bedrijven of diensten zelf als van het secretarie in een rubriek onder te brengen.
Enkele dossiers zouden op meerdere plaatsen kunnen worden ondergebracht. In die gevallen is gekozen voor de locatie die het meest logisch werd gevonden. Het mogelijk ontbreken van stukken in een rubriek kan daarom betekenen dat deze elders zijn geplaatst. Het kan echter ook zo zijn dat deze stukken geselecteerd zijn voor vernietiging of helemaal niet zijn aangetroffen in het archief. Tegelijkertijd kan de bezoeker ook met behulp van het programma Maisflexis de inventaris van het archief raadplegen en zo op trefwoord zoeken.
Men dient er bij het raadplegen van deze inventaris rekening mee te houden dat de registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters en de serie bouwvergunningen niet zijn opgenomen. Deze zijn afzonderlijk in de archiefbewaarplaats opgesteld, samen met die van de overige voormalige gemeenten, die de gemeente Steenwijkerland vormden.