De inventarisatie van de archieven van de voormalige gemeente Stad Vollenhove uit de periode 1814-1942 werd in 1995-1996 verricht in opdracht van het bestuur van haar rechtsopvolger, de gemeente Brederwiede door ODRP facilitair. De bewerking van bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand behoorde niet tot de opdracht.

Aangezien bij de beschrijving van het oud-archief van Vollenhove door M. Schoengen het eindjaar 1813 is aangehouden is 1814 het beginjaar van deze inventaris. De stukken die van vóór dat jaar dateren zijn toegevoegd aan de inventaris van het oud-archief, evenals enkele in 1996 door het Rijksarchief te Zwolle overgedragen stukken. Met de hernieuwde samenvoeging met de gemeente Ambt Vollenhove eindigt de geschiedenis van Stad Vollenhove als zelfstandige gemeente en daarmee ook van het beschreven archief.
De eerdergenoemde inventaris van P. Rommel is ook aangevuld met vooral begrotingen en rekeningen van het Hervormd Groot Burger Weeshuis, die nog in het gemeentearchief werden aangetroffen.
De reeks ingekomen stukken, die in 1814 begint, is zeer incompleet aangetroffen. De stukken zijn op hun boekingskenmerk gelegd of, bij ontbreken daarvan, op datum.

Uit het archief van de gemeente zijn bij de bewerking stukken geselecteerd voor vernietiging. Hierbij is uitgegaan van de 'lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850', zoals deze in 1983 is vastgesteld door de ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Binnenlandse Zaken. Niettemin zijn niet alle stukken die op grond van deze vernietigingslijst zouden kunnen worden vernietigd ook daadwerkelijk geselecteerd: wanneer zij voor de lokale geschiedenis interessante gegevens bevatten, zijn ze uitgezonderd van de vernietiging. Niettemin kon ongeveer 1,5 meter aan bescheiden voor vernietiging worden uitgeselecteerd, waardoor er een bestand resteert van circa 17 meter. Ook in het verleden is al uit het archief van de gemeente geselecteerd, namelijk uit de bijlagen van de gemeenterekening. Deze bewerking is in de periode 1983-1985 uitgevoerd onder auspiciën van de provinciale archiefinspecteur van Overijssel. *  De indertijd voor bewaring geselecteerde stukken zijn nu integraal opgenomen. Aangetroffen gemeentelijke begrotingen, rekeningen en bijlagen die niet door de provinciale inspectie waren bewerkt, zijn op hun plaats in het archief ingevoegd of, indien zij dubbel aanwezig waren, vernietigd.

De buiten dit archiefbestand aangetroffen kadastrale leggers zijn aan het archief toegevoegd en in deze inventaris beschreven. Een aantal dossiers en documenten die min of meer ten onrechte in het archief van na 1942 terecht zijn gekomen, was al beschreven in de inventaris van het archief van de gemeente Vollenhove 1942-1972. Verwijzingen naar deze archiefbescheiden zijn in de inventaris opgenomen.

Behalve het archief van de gemeente werden nog archiefjes aangetroffen van de Plaatselijke Commissie Zuiderzeesteunwet, de R.K. Zeevissersvereniging 'St. Petrus', afdeling Vollenhove, de vereniging 'Vollenhoofsche Badhuis' en de Centrale Gaarkeuken. Met uitzondering van het laatste archief zijn de inventarissen van deze archiefjes tevens in dit werk opgenomen. Het archief van de Centrale Gaarkeuken heeft echter betrekking op het jaar 1945 en valt daarmee geheel binnen de periode dat de nieuwe gemeente Vollenhove reeds bestond. Het archiefje, bestaande uit twee inventarisnummers is daarom buiten deze inventaris gehouden en afzonderlijk beschreven. De beschrijvingen kunnen eventueel als gedeponeerd archief worden toegevoegd aan de inventaris van het archief van de gemeente Vollenhove 1942-1972, die door de heer G. te Vaarwerk is opgesteld.

Uit de archieven zijn de nietjes, spelden, paperclips, touwtjes en oude omslagen verwijderd en vervangen door zuurvrije omslagen en-met uitzondering van bescheiden die niet in dozen passen-zuur-, metaal- en lijmvrije dozen.
Van de geconstateerde schade aan de in deze inventaris beschreven stukken werd een rapport opgemaakt.