De oude archieven van het voormalige waterschap Vollenhove vallen in feite in drie blokken te verdelen, te weten archivalia van het schoutambt Vollenhove, van de Grote Schouwe van Vollenhove en van de Smalle Verdeling van Vollenhove.
De in deze inventaris beschreven archivalia van het schoutambt Vollenhove zijn voor een deel (inv. nrs. 14C t/m E) afkomstig van het Rijksarchief in Overijssel. Zij zijn in 1943 door bemiddeling van de Kamper gemeente-archivaris mw. Welcker door dhr. W. Post Greve te Kampen aan het Rijksarchief geschonken. Het is niet bekend hoe deze aan de bescheiden is gekomen. Het betreft hier met name prothocollen, bevattende afschriften van de notulen en rekeningen van diverse instellingen binnen het schoutambt Vollenhove. Samenbindende factor vormde de schout, die de vergaderingen van deze instellingen bijeenriep. Het was derhalve voor hem ook nodig te weten, wat er zoal speelde in zijn gebied. Vermoedelijk liet hij met het oog daarop deze prothocollen vervaardigen. De originele rekeningen treft men nl. aan in de archieven van het schoutambt Vollenhove, die eveneens in deze inventaris zijn opgenomen, doch door de gemeente Brederwiede aan het waterschap in bewaring zijn gegeven.
Het archief van het schoutambt Vollenhove vormt de hoofdmoot van de in deze inventaris beschreven archivalia. In 1918 bezocht de toenmalige Rijksarchivaris in Overijssel, dr. M. Schoengen, het gemeentehuis van Stad Vollenhove om met het college van B & W van die gemeente te onderhandelen over de bewaargeving van het archief van Stad Vollenhove aan het Rijksarchief. Tevens werd hij in de gelegenheid gesteld een onderzoek te doen naar archivalia, die berustten op de zolders van de oude Latijnse School.

In overleg met het college van B & W van Ambt Vollenhove werden ook deze archivalia ter bewerking naar Zwolle overgebracht. *  Met beide colleges van B & W werd een overeenkomst gesloten, waarbij o.a. werd bepaald, dat de archivalia voor een periode van minstens tien achtereenvolgende jaren in bruikleen werden gegeven aan het Rijksarchief onder de voorwaarde, dat deze binnen vijf jaar een door de minister van Binnenlandse Zaken goedgekeurde inventaris zou vervaardigen en overleggen. Ten aanzien van Stad Vollenhove werd deze belofte ingelost. Reeds in 1922 verscheen een gedrukte inventaris. *  De archieven van Ambt Vollenhove echter zijn in de loop der jaren nooit geïnventariseerd en bleven aldoor berusten in het depot van het Rijksarchief onder de naam "archief van de Grote Schouw van Vollenhove" . Bij de inventarisatie van het archief van het waterschap Vollenhove stuitte de inventarisator op dit blok archief en heeft het vervolgens bewerkt. In overleg met de rechtsopvolger van de gemeente Ambt Vollenhove, met het waterschap Vollenhove en met de Rijksarchivaris in Overijssel is besloten het grootste deel van dit archiefblok in bewaring te geven aan het waterschap Vollenhove, omdat het hier voornamelijk om waterstaatkundige zaken gaat. Voorwaarde bij de inbewaringgeving is echter wel, dat het archief blijvend in Vollenhove raadpleegbaar moet zijn.

De gemene gronden in het schoutambt Vollenhove waren reeds in de 14e eeuw verdeeld. Voor de kerspelen binnen dit gebied (Barsbeek, de Leeuwte en Kuinderdijk en Baarlo) bleef nog vrijwel uitsluitend een taak op waterstaatkundig gebied, met name de waterlossing door middel van sluisjes (o.a. Barsbeek) of molens (Bentpolder, Wendeligerweiden en Barsbeker Binnenpolder). * 

De drie kerspelen hadden vertegenwoordigers in het college van de Grote Schouwe van Vollenhove, dat tot taak had het houden van toezicht op de zorg voor de zeedijken, de wegen en de zeegraven binnen het schoutambt. Aan het hoofd van de Grote Schouwe stond een dijkgraaf, bijgestaan door een dijkschrijver en negen leden, het ene jaar vier gezworenen en vijf heemraden, het andere jaar andersom. De gezworenen traden na een jaar af en waren voor een periode van drie jaar niet herkiesbaar. Degenen, die tot heemraad waren gekozen, vervulden het jaar daarop de functie van gezworene. De heemraden werden jaarlijks op 22 februari door de gedijkte erfgenamen van het schoutambt gekozen. De leden van het college van de Grote Schouwe moesten geërfd en gedijkt zijn in het schoutambt en bij de verkiezing moest erop toegezien worden, dat drie leden uit Barsbeek, drie uit de Leeuwte, één uit Kuinderdijk en Baarlo (waaronder diegenen uit Blokzijl, die geërfd en gedijkt in dit kerspel waren) en twee uit de burgerij van de stad Vollenhove (mits geërfd en gedijkt in het schoutambt) gekozen werden. *  In 1813 werd, naar aanleiding van vermindering van taken door de totstandkoming van het Heemraadschap des Kwartiers van Vollenhove en van de gemeenten, het aantal bestuurders teruggebracht tot 5, waarvan twee uit Barsbeek, twee uit de Leeuwte en één uit de stad Vollenhove. * 

Inventarisnummer 14F en 32B zijn eveneens in 1943 door dhr. Post Greve aan het Rijksarchief in Overijssel geschonken, die ze op zijn beurt in 1968, evenals de bovengenoemde bescheiden overdroeg aan het waterschap Vollenhove. Inventarisnummer 14H werd door de provincie Overijssel in 1866 op een veiling van de collectie Van Swinden aangekocht en in 1987 aan het waterschap Vollenhove afgestaan. Inv. nrs. 15A en 31A zijn eveneens afkomstig van het Rijksarchief in Overijssel. De nrs. 14I en J zijn afkomstig uit de collectie van pastoor J. Hogeman, berustende op het Rijksarchief. Het is niet bekend hoe pastoor Hogeman de archivalia in bezit heeft gekregen. De inventarisnummers 910A t/m D, archivalia van het college van de Smalle Verdeling van Vollenhove, zijn al van oudsher bij het waterschap. Zij moesten in 1804, bij de opheffing van dit college, overgedragen worden aan de rechtsopvolger, het Heemraadschap des Kwartiers van Vollenhove, waardoor ze uiteindelijk terecht kwamen in de archiefbewaarplaats van het waterschap Vollenhove.

Het college van de Smalle Verdeling van Vollenhove had als taak het beheer en onderhoud van het paalwerk van de zeedijken en de Voorst. Als president van dit college fungeerde tot 1795 de landdrost van Vollenhove. Hierna werd-geheel volgens de toen geldende denkbeelden-de voorzitter gekozen. De rest van deze instelling werd gerecruteerd uit de Ridderschap van Vollenhove, aangevuld met een aantal gecommitteerden namens de stad Kampen. Er waren telkens twee secretarissen, één namens Kampen en één namens het kwartier van Vollenhove, die ieder afzonderlijk notulen maakten van de vergaderingen. Hierin ligt dan ook de oorzaak van het feit, dat in het gemeentearchief van Kampen eveneens notulenboeken van de Smalle Verdeling berusten. Van 1795 tot aan de opheffing in 1804 was de samenstelling geheel anders. Zoals gezegd had men een gekozen voorzitter. Er bleven twee secretarissen, maar de Ridderschap was niet meer vertegenwoordigd in de vergaderingen. Uit alle steden en kerspelen in het land van Vollenhove kwamen nu vertegenwoordigers: Barsbeek, de Leeuwte, Kuinderdijk & Baarlo, Blankenham, IJsselham, Paaslo, Oldemarkt & De Haare, Steenwijkerwold, de Steenwijker Kerspelen (Onna, Kallenkote, IJsveen en Zuidveen), Giethoorn, Wanneperveen & Dinxterveen, Zwartsluis, Kuinre, Scherwolde en Muggenbeet. Ook vertegenwoordigers van Kampen waren aanwezig.

De dagelijkse leiding van de Smalle Verdeling was vanaf 1796 in handen van de gecommitteerden tot de zeewerken des kwartiers van Vollenhove.
In 1804 werd het college van de Smalle Verdeling van Vollenhove opgeheven om vervolgens op te gaan in het Heemraadschap des Kwartiers van Vollenhove. Ook een deel van de taken van de Grote Schouwe van Vollenhove, nl. het toezicht op de zorg voor de zeedijken binnen het schoutambt Vollenhove, ging op het heemraadschap over. De Grote Schouwe bleef echter nog enkele decennia bestaan voor de schouw over de wegen en zeegraven. De schouw over de wegen ging later naar de gemeenten en die over de zeegraven naar het Eerste Dijksdistrict in Overijssel.
De kerspelen in het schoutambt verloren hun taak m.b.t. de dijken in 1804 ook aan het heemraadschap. De waterlossingstaak bleven ze nog geruime tijd behouden, totdat ook die bij de vorming van diverse inliggende waterschappen en polders werd overgenomen (bijvoorbeeld de waterschappen Bentpolder, de Wendeligerweiden en de Barsbeker Binnenpolder).
Als bijlagen bij deze inventaris zijn opgenomen een specificatie van de inventarisnummers 14A tot en met D en I en lijsten van bestuurders van de Grote Schouwe, de Smalle Verdeling en functionarissen en bestuurderen van de drie kerspelen.
De in deze inventaris genoemde nummers, gevolgd door een hoofdletter (bijv. 14A) zijn eigendom van het waterschap Vollenhove. de overige nummers zijn eigendom van de gemeente Brederwiede en in bewaring gegeven aan het waterschap Vollenhove!

De inbewaringeving van dit archief is per april 2012 beëindigd. Het archief is vervolgens overgebracht van het Waterschap Reest en Wieden naar het gemeentearchief Steenwijkerland. Een uitzondering hierop vormen de inventarisnummers, gevolgd door een hoofdletter. Deze waren eigendom van het waterschap Reest en Wieden en bleven aanvankelijk onder het beheer van het waterschap. In november 2015 zijn deze inventarisnummers alsnog overgedragen aan het gemeentearchief Steenwijkerland

Roel Lensen, december 2016

In 2024 werd bij het waterschap Drents Overijsselse Delta nog een reglement aangetroffen over het beheer van de Barschopper Buitenpolder uit 1835. Omdat dit stuk waarschijnlijk oorspronkelijk ook tot dit archief behoorde, is het overgedragen aan de gemeente Steenwijkerland en toegevoegd aan dit archief.