In april 2011 is de "Collectie Oorlogsdocumentatie Klaas Verbeek" in bewaring gegeven aan het gemeentearchief Steenwijkerland. De collectie bestond uit een boekwerk met teksten (Inventarisnummer 1) en een hoeveelheid tentoonstellingsmateriaal, bestaande uit allerlei losse documenten en voorwerpen.

Bij de collectie was een beschrijving van de heer Verbeek aanwezig. Deze beschrijving gaf een goed en duidelijk beeld van de inhoud van de collectie. De beschrijving sloot echter niet aan bij de algemene normen voor beschrijven van documenten en voorwerpen, zoals die gehanteerd worden bij archieven, bibliotheken en musea. Die aansluiting was wel nodig om de toegang op de collectie goed op het internet te kunnen publiceren en de documenten en voorwerpen goed beschikbaar te kunnen stellen in onze studieruimte.

Daarbij kwam dat de wijze van materiële verzorging onvoldoende was voor een duurzame bewaring. De documenten en voorwerpen moesten opnieuw zuurvrij verpakt en (voor zover mogelijk) ontdaan worden van materialen die de documenten en voorwerpen konden aantasten.

Bij de inbewaringgeving was daarom afgesproken dat vrijwilligers van de Historische Vereniging IJsselham de collectie zouden bewerken. De dames F. de Graaf-Muis en K. Hoen-Groenewoud van de Historische Vereniging IJsselham hebben deze werkzaamheden uitgevoerd samen met een vrijwilligster van het gemeentearchief, A. Pereboom. De eindredactie is van J. Pijlman, projectmedewerker bij het gemeentearchief.

In verband met de verschillende verpakkingseisen, die aan de diverse soorten documenten en voorwerpen moesten worden gesteld, is voor de hoofdordening uitgegaan van de aard van het materiaal.

Daarnaast is er een concordans gemaakt tussen de oude en de nieuwe beschrijving, zodat de documenten en voorwerpen ook altijd nog op basis van de oude beschrijving van de heer Verbeek terug gevonden kunnen worden.

Roel Lensen,
senior-medewerker gemeentearchief Steenwijkerland