In het voorjaar van 1986 vroeg het college van kerkrentmeesters mij om het beheer van het kerkarchief en de verdere inventarisatie ervan op mij te nemen. De heer W. de Vos had in de voorgaande jaren al een eerste aanzet tot een inventarislijst opgesteld, compleet met inleiding, predikantenlijst en inventarislijst van 210 stukken, in totaal 17 pagina's A-4, getikte tekst (zie voorlopig nummer 1754 jong archief).
Om inzicht te krijgen in het geheel heb ik, met de lijst van de heer De Vos als leidraad, alle stukken beschreven. Dit alles is in nauw overleg met de toenmalige provinciaal archiefinspecteur van Overijssel, de heer Caspar van Heel gedaan. De beschrijvingen heb ik gemaakt op een zogenaamd multovel, contra gelijnd met 23 gaten. Per vel heb ik het betreffende object (meestal "stuk" genaamd) vermeld en beschreven; genummerd (voorlopig); hoe het er uit zag; in welke categorie het thuishoorde (KV=kerkvoogdij; KR=kerkenraad; D=diaconie; A=aanhangsel en GA=Gedeponeerd Archief). Ook is vermeld op welke datum de betreffende beschrijving is gemaakt. Bij de meeste boeken heb ik het uiterlijk/omslag, het formaat, de gebezigde papiersoort (als ik het kon vinden welk watermerk), gebonden of ingenaaid, en ook wel vaak de staat waarin het stuk zich bevond (meestal als die staat erg slecht was) vermeld. Van meerdere boeken zijn fotokopieën gemaakt om eventueel verlies te kunnen compenseren.

De inventarisatie is op praktische gronden ook thuis uitgevoerd waarbij het transporteren van archiefstukken (in een fietstas) onontkoombaar was. Dit alles ging in het besef dat het soms om onvervangbare stukken handelde. Tot eind negentiger jaren kon ik vrijelijk werken aan het archief. In de jaren 1990 tot eind 1994 heb ik door persoonlijke omstandigheden geen werkzaamheden aan het archief kunnen uitvoeren. Ook in de daarop volgende jaren was het door huiselijke omstandigheden niet mogelijk de oude frequentie weer op te pakken. In 1998 kwam er weer wat meer structuur in de werkzaamheden door de komst van de heer Reint Veenstra. Reint en ik waren iedere maandagmorgen in het archief werkzaam. Reint heeft wegens ziekte zijn archiefwerk in het voorjaar van 2008 moeten beëindigen.

Sinds 7 november 1986 hebben we 218 verzoeken gehad om gegevens uit het archief. Deze "dienstverleningen" zijn bijgehouden op een A4-formulier en verzameld in een ordner. De dienstverleningen variëren van het verzoek van de gemeente Eelde om een afbeelding/kopie van de eerste naamsvermelding van haar plaatsnaam (die zich dus in ons archief bevindt!), tot de vraag wanneer iemand bijvoorbeeld lid werd van het kerkkoor.
In vroeger tijden werd natuurlijk ook wel eens een beroep op de archiefstukken gedaan. Zo is er een brief van 13 oktober 1914 van het Rijksarchief Drenthe in Assen van de heer B.M. de Jonge van Ellemeet met daarin het verzoek om inzage in het Cartularium i.v.m. de akte uit 1422 (van 4 augustus) waarin de Bisschop van Utrecht de stichting van de parochie Meppel bekrachtigt. De heer De Jonge van Ellemeet heeft naar aanleiding daarvan later ook zijn bekende boekje met regesten uit het Cartularium samengesteld.

Andere opmerkelijkheden:
5 november 1934. Op het verzoek der kerkvoogdij om gebruik bewaarplaats gemeentearchief is per 1 november J.l. van het gemeentebestuur ingekomen het bericht dat tot wederopzegging een gedeelte van de gemeentelijke archiefruimte wordt afgestaan onder voorwaarden: 1e dat voor de afgestane ruimte jaarlijks f 5 in de gemeentekas gestort wordt, voor het eerst op 1 juli 1935. 2e dat de gemeente voor de bewaring van het kerkelijk archief geen enkele risico op zich neemt (inventarisnummer 238: notulen kerkvoogdij 1926-1936).
23 mei 1940. De heer Aberson toont een tekening van de preekstoel van de grote kerk, vervaardigd in het jaar 1871. Deze tekening zal in het archief (een kast in het gemeentehuis) worden gedeponeerd (inventarisnummer 239: notulen kerkvoogdij). Deze tekening is in het huidige archief niet meer te vinden.
16 april 1964. Brief van het Rijksarchief in de Provincie Overijssel. Prof. Ter Kuile bedankt hierin voor het mogen lenen van het Cartularium en stuurt als dank een door hem geschreven boek waarin nr. 85 uit het jaar 1204 wordt beschreven. Het boek is niet in het archief te vinden.
14 april 1966. Brief van de gemeente Steenwijk. De gemeente heeft ruimtegebrek en wil het kerkarchief kwijt. In 1967 komt het archief terug uit het gemeentehuis.

4 maart 1974. Brief van de gemeente Steenwijk, waarin Burgemeester en Wethouders met veel genoegen hebben vernomen dat de kerk het originele testament van mr. Hillebrand Tuttel aan de burgerlijke gemeente heeft willen afstaan.
18 september 1985. Notulen kerkvoogdij. Over het archief, zowel lopend als oud, is er contact geweest met de heer Van Booma, landelijk adviseur kerkelijke archieven en mr. Caspar van Heel, archiefinspecteur te Zwolle. Beide dringen aan op archiefordening. Er is nog veel te doen en er is de laatste 15-20 jaar niets archiefklaar gemaakt.
7 mei 1986. Notulen kerkvoogdij. Doordat vrijwilligers te kennen hebben gegeven met de werkzaamheden aan het archief te willen stoppen is besloten de heer L. de Jonge voor deze vacature te benaderen. Op 15 oktober 1986 wordt de heer De Jonge officieel aangesteld als archiefbeheerder.
Bij het nalopen van de inventaris van de heer De Vos mis ik voorlopig nr. 81. Dit betreft jaarverslagen van ontvangsten en uitgaven van de kerkenraad en de diaconie zonder jaartal.
4 november 1995. Het archief van bejaardencentrum "Nijenstede" zal als gedeponeerd archief in het kerkarchief worden opgenomen. Ds. Jan ter Steege staat op enig moment met het hele archief van het bejaardenhuis in de auto voor onze deur. Veertien bananendozen vol met archiefmateriaal. Al met al een uitgebreid archief met prachtig materiaal, dat wij wel al hebben genummerd en beschreven, maar verder nog niet hebben gerubriceerd. Inmiddels is afgesproken dat dit archief ook in het gemeentearchief zal worden opgenomen.

13 september 1996. Het bestuur van de evangelisatievereniging Eesveen bericht in het "Hervormd Zondagsblad" dat de boeken van de diaconie Eesveen zijn ondergebracht in het archief van de begrafenisvereniging aldaar.
Op 21 mei 1997 zijn voor Teleac/NOT opnames gemaakt van kerk en archief voor een cursus genealogie die in november en december van dat jaar werden uitgezonden. Dat ik één en ander mocht begeleiden vond ik wel een hele belevenis.
Voorjaar 1998. Via de kerkvoogdij wordt ik in contact gebracht met de heer Reint Veenstra die mij verder helpt met de archiefwerkzaamheden.
10 november 1998. Ik heb de tussentijdse rapportage over de werkzaamheden van Reint en mij in zake de inventarisatie van het archief bij de kerkvoogdij ingeleverd.

2007. In de loop van dat jaar is besloten om het archief op te splitsen in het "Oud Archief", lopend van 1501-1951 en het "Jong Archief", lopend van 1951-1990. 1951 is gekozen omdat in dat jaar een nieuwe kerkorde in werking trad. De opsplitsing was nodig om meer grip te krijgen op de grote hoeveelheid archiefstukken en de wens om vooral het oudste gedeelte onder te brengen in het gemeentelijk archief. De gemeente heeft hiervoor betere mogelijkheden die wij als kerk niet kunnen realiseren. Voor de archiefstukken zelf is deze oplossing het meest gewenst.
2008. In het voorjaar blijkt Reint ernstig ziek te zijn, waardoor zijn werk aan het archief geleidelijk aan ophoudt. Hierdoor verlopen de werkzaamheden langzamer dan gepland. In dat jaar is het besluit gevallen om het oud archief naar het gemeentelijk archief van Steenwijkerland over te brengen.