Bij de totstandkoming van deze nieuwe inventarissen van de bij het hoogheemraadschap van Schieland berustende polderarchieven is gebruik gemaakt van de aanwezige oude toegangen op de archieven, in de vorm van een inventaris of plaatsingslijst. De oude toegangen zijn deels vervaardigd door archivarissen van het hoogheemraadschap.

De beschrijvingen van de archiefbescheiden zijn in de computer ingevoerd en zoveel mogelijk aangepast. De structuur van de oude toegangen is ook overgenomen, behoudens daar waar door het hoogheemraadschap van Schieland, als opdrachtgever, en de Provinciale Archiefinspectie van Zuid-Holland opmerkingen over waren gemaakt. Archiefbescheiden waar geen beschrijving van was, zijn beschreven en in de inventarissen opgenomen. Bij het vervaardigen van deze inventaris kon niet van een oude toegang gebruik worden gemaakt. Wel bood de aangetroffen fysieke ordening een handvat. Verder zijn oude toegangen en nieuwe inventarissen van andere polders als voorbeeld gebruikt.

Bij het vervaardigen van deze inventaris is het niet duidelijk geworden of het om één of om meerdere archieven gaat. De organisatiestructuur is daarvoor te onduidelijk gebleven. Beschikbare literatuur, de aangetroffen oude ordening van de archiefbescheiden en de inhoud van een deel van de stukken gaven daarover geen uitsluitsel. Met betrekking tot het laatste gaat het dan om de ingekomen stukken van 1581-1852. Op grond van de bij het hoogheemraadschap van Schieland berustende rekeningen was er de verwachting dat na circa 1635 alleen nog werd gesproken van de polder Rubroek en Spiegelnisse. Zoals al bij de geschiedenis van de polders vermeldt, bleek dat niet het geval te zijn. De stukken van na 1635 waren gericht aan: Rubroek, Spiegelnisse of aan Rubroek en Spiegelnisse gezamenlijk. Mogelijk zijn deze stukken pas achteraf bij elkaar gebracht en per stuk genummerd. In ieder geval waren bij de vorming of een vorige bewerking alle stukken beschouwd als behorend tot één archief. In verband met dit alles en met inachtneming van bovengenoemde werkwijze wordt daarom gesproken van één archief.

De begincesuren van de polderarchieven houden verband met het ontstaan van een polder (droogmaking), de bestuurlijke oprichting van een polder (ook door splitsing of vereniging), of het oudste aanwezige archiefstuk. De eindcesuren houden verband met de opheffing van een polder als afzonderlijk waterschap (ook door splitsing of vereniging), of het jongste aanwezige archiefstuk.

Verschillende polders hebben meerdere beheerders gehad. Deze zijn elkaar opgevolgd, of hebben een periode naast elkaar bestaan. Door beheerders of latere archivarissen zijn in een aantal gevallen geen duidelijke scheidingen aangebracht tussen de verschillende archieven van een polder, of hebben deze scheidingen juist te niet gedaan. Uit praktisch oogpunt wordt daarom in alle inventarissen van één archief gesproken wanneer de bescheiden betrekking hebben op één min of meer gelijk gebleven beheersgebied en van twee of meer archieven wanneer er sprake is van verschillende beheersgebieden.

De volgorde binnen de rubrieken is in alle inventarissen in principe chronologisch, een heel enkele keer alfabetisch. Bij verzamelbeschrijvingen is de volgorde chronologisch, alfabetisch of numeriek.

Hiaten in de datering van de bescheiden zijn in alle inventarissen niet vermeld. Alleen het eerste en het laatste jaar zijn aangegeven.

De in deze inventaris opgenomen beschrijvingen van archiefbescheiden hebben betrekking op circa 1, 5 strekkende meter. Er zijn geen bescheiden meer uit de archieven vernietigd.

De meeste bescheiden verkeren in redelijke tot goede materiële staat. Oude mappen en dozen werden verwijderd en vervangen door nieuwe zuurvrije omslagen en archiefdozen. Ook aangetroffen plastic en ijzerwerk werd verwijderd.