De archiefvorming over de jaren 1892-1985 is in twee perioden te verdelen.

De periode 1892-1950 kenmerkt zich door (de gebruikmaking) van het seriestelsel. Concreet betekent dit, dat in bovengenoemde periode de ingekomen en minuten van uitgaande stukken chronologisch zijn geordend op bedrijf of instantie, zoals bv. het College van Burgemeester en Wethouders, de Vereniging van Gasfabrikanten, het Gasbedrijf te Amsterdam etc.

Tot 1914 werd met betrekking tot de financiële administratie van de Gasfabriek en het Waterleidingbedrijf alleen een ontvangsten- en uitgavenrekening bijgehouden. In 1915 werden voor het eerst een verlies- en winstrekening en een balans opgemaakt. Pas in 1920 werd de methode van het dubbel boekhouden ingevoerd. Sinds 1937 werd ook de financiële administratie van het Bosbedrijf verzorgd.

In de periode 1950-1985 vond toepassing van het dossierstelsel plaats. Met ingang van 1 april 1950 werd ook bij de Gasfabriek, het Waterleiding- en Bosbedrijf een decimale classificatiecode gebruikt. De dossiers van de drie bedrijven waren van elkaar te onderscheiden, doordat de letters G resp. W en B aan de classificatienummers vooraf gingen. De overgang naar de NV.GAZO heeft in 1972 niet geleid tot een wijziging in het toegepaste dossierstelsel. Hoewel het formele beheer over het gemeentelijk waterleidingbedrijf werd overgedragen aan de NV.GAZO, bleef de dossiervorming op de oude voet gehandhaafd. Op grond hiervan is er voor gekozen om geen aparte periode 1972-1985 te creëren, doch de betreffende stukken deel te laten uitmaken van de series van vóór 1972.

Agenda's, notulen en vergaderstukken van vergaderingen, waaraan de directeur als hoofd van dienst deelnam, werden per commissie, werk- of projectgroep bijeengehouden. Deze bescheiden zijn niet opgenomen onder "stukken van algemene aard", doch onder het onderwerp waarop ze betrekking hebben.

Daarnaast is in het archief een aantal gedeponeerde archieven aangetroffen. Zo had directeur J. Worp in de jaren 1959 en 1960 namens de gemeente Zwolle zitting in de Commissie van Toezicht op de Bioscopen en vertegenwoordigde hij de gemeente over de jaren 1959-1969 eveneens in het bestuur van de Vereniging "Uitgebreid Technische School" te Zwolle. Als materiedeskundige voerde hij een tijdlang het beheer over de gasfabrieken te Steenwijk (1950-1952) en Elburg (1953-1955). Voor een historisch inzicht van de Zwolse betrokkenheid bij deze beide gasfabrieken wordt verwezen naar de respectieve inleidingen onder het hoofdstuk C van deze inventaris.

Bij de inventarisatie is de oude orde grotendeels gehandhaafd. Dit betekent, dat vanwege het toen ingevoerde dossierstelsel het jaar 1950 als caesuur tussen de twee aangetroffen ordeningsstelsels is aangehouden. De inventaris is daarom verdeeld in twee tijdvakken. Probleem was uiteraard, dat er met betrekking tot de financiële administratie in 1950 geen verandering optrad, zodat een kunstmatige caesuur bij het jaar 1950 moest worden gelegd, die in sommige gevallen noodgedwongen moest worden overschreden.

Belangrijke informatie over de drie bedrijven is eveneens te vinden in het Secretariearchief van de gemeente Zwolle. In dat sinds 1924 zaaksgewijs geordend archief kregen de diverse gemeentelijke diensten en bedrijven een Romeinse nummering, zoals bv. VII Gas en Waterleidingbedrijf en XXV Bosbedrijf. Deze dossiers, die de neerslag vormen van de beleidscontacten van Burgemeester en Wethouders met de directies van de betrokken diensten en bedrijven, zijn vaak vollediger en beter geordend dan de feitelijke dienstarchieven.

Voorzover het betreft de vernietigbare archiefbescheiden uit de 07,- 08- en taakgroep van de Basisarchiefcode is de uit 1983 daterende lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen bij de selectie toegepast. Na overleg met de NV. GAZO werd besloten een tweetal specifieke bestanden eveneens te vernietigen. Het ging daarbij om een serie (vervallen) tekeningen van verwarmings- en drinkwaterinstallaties uit de jaren 1967-1973, alsmede een omvangrijke serie zgn. leidingendossiers. Deze onder het codenummer G 562.1 vermelde dossiers, bevatten de tekeningen en correspondentie met andere openbare nutsbedrijven met betrekking tot het leggen van hoofd-en dienstleidingen voor gas en water in Zwolse straten. Deze dossiers hebben betrekking op de periode 1960-1972. Voor zowel de installatiedossiers als de leidingendossiers geldt, dat na ruim twintig jaar de actualiteitswaarde geheel verdwenen is. De dossiers met betrekking tot de hoofdleidingen voor wijken, de aanleg van zinkers en de daarvoor door verleende vergunningen zijn wel gehandhaafd.

Daarnaast werden uit het archief verwijderd de agenda's, notulen en vergaderstukken van leden- en aandeelhoudersvergaderingen van en de algemene correspondentie met landelijke organisaties, zoals de Vereniging van Exploitanten van Gasbedrijven in Nederland (VEGIN), de NV. Keuringsinstituut voor Waterleidingartikelen (KIWA), de Vereniging van Exploitanten van Waterleidingbedrijven in Nederland (VEWIN) en de Nederlandsche Vereniging van Boscheigenaren. De neerslag van vergaderingen van organisaties op regionaal en lokaal niveau is bewaard gebleven. De uit het archief verwijderde archiefbescheiden staan vermeld op een lijst, die niet in deze inventaris is opgenomen, doch wel op verzoek is te raadplegen. Het archief kende een omvang van 41 m1, daarvan is 23 m1 vernietigd, zodat nog een bestand van 18 m1 resteert.