De inventarisatie is in opdracht van de Regiopolitie Zaanstreek-Waterland uitgevoerd. Tevens is deze door de inventarisator, Gea de Jong-Stenekes, gebruikt als eindexamenonderdeel van de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA), gevolgd bij de Stichting Opleidingen en examens voor Documentaire Informatieverzorging en administratieve organisatie (SOD). De mentor, mevrouw Helen de Rop, is archivist bij het Gemeentearchief Zaanstad.
De definitieve ordening en materiële afwerking van de inventaris is in samenwerking met de afdeling ADO van de Regiopolitie Zaanstreek/Waterland uitgevoerd door A. Galiart van het bedrijf ArchiefBC uit Uitgeest.

De bewerking van het archief was nodig vanwege ruimtegebrek in de archiefruimte van het regiobureau van de Politie Zaanstreek-Waterland aan de Guishof 1 te Zaandijk. Deze vond deels plaats op het regiobureau en deels in de bewerkingsruimte van het Gemeentearchief Zaanstad. Alle voorbereidende werkzaamheden en het beschrijven van de inventaris zijn op de eerste locatie uitgevoerd en de ompakking op de laatst genoemde.

De politie heeft zich te houden aan de Archiefwet 1995, die onder meer bepaalt dat archiefbescheiden van overheden na 20 jaar moeten worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Ondanks deze verplichting bevonden in de archiefruimte geruime tijd archieven die niet (meer) tot de Regiopolitie Zaanstreek-Waterland behoorden. Vanwege de regionalisering, de bestaande achterstand in overdracht en het ruimtegebrek te Zaandijk, is in het jaar 2000 een groot deel van het (voormalige) archief van het Gemeentelijk Politiekorps Zaandam, zonder inventaris, aan het Gemeentearchief Zaanstad overgedragen. Dit (onvolledige) overgedragen archief is tot op heden (van dit schrijven) door de vele projecten aldaar (helaas) nog niet geïnventariseerd, doch er bestaat een summiere dossierinventaris van. Hierdoor is raadpleging enigszins toegankelijk en dus mogelijk gemaakt.
Het overige deel van het (voormalige) archief van het Gemeentelijk Politiekorps Zaandam, welke bij die bewuste overdracht mee had moeten gaan, is als aparte inventaris in dit project meegenomen. De politie heeft er destijds voor gekozen om deze documenten, waarvan zij vermoedden dat deze niet openbaar mochten zijn, niet mee te geven aan het Gemeentearchief.
Ter zijner tijd zullen beide bestanden geïntegreerd worden.

De beschreven archieven stonden al geruime tijd in de archiefruimte klaar voor bewerking, maar door gebrek aan de gestelde opleidingseisen heeft men de bewerking (helaas) moeten uitstellen.
De omvang van het te bewerken archief bedroeg een kleine 23 meter, te weten:
89 archiefdozen (11 meter en 1 archiefdoos) en 107 platte archiefdozen (11 meter en 8 platte dozen).

Daarnaast was ook ruim een meter gedeponeerd archief van de Politie Sport Vereniging Zaandam / Zaanstad. Omdat er niet meer van bewaard is, dan dit archief, is in samenspraak met het Gemeentearchief besloten om ook hiervan zo min mogelijk te vernietigen.

In het overige deel van het voormalig archief, het Gemeentelijk Politiekorps Zaandam, bevinden zich onder meer stukken betreffende dienstverbanden (ook wel personeeldossiers genoemd) uit de periode van de Tweede Wereldoorlog. Ook is van iedere rang een zogenaamd voorbeelddossier gedurende de gehele periode (inclusief de periode van de Tweede Wereldoorlog) van dat archiefvormend orgaan bewaard gebleven.

De beschreven archieven stonden aan één wand in vaste stellingen. De dossiers waren genummerd en stonden in dozen, welke niet consequent op volgnummer waren gerangschikt. Soms bevonden zich losse stukken in dozen en dossiers. In de dossiermappen bevinden zich niet altijd die documenten die op de map (-pen) staan omschreven; deze zijn onjuist of onvolledig omschreven. Bijvoorbeeld, de jaartallen staan niet compleet op de dossiermappen vermeld. Daarnaast is in de loop der jaren veel, al dan niet op basis van een vernietigingslijst c.q. selectielijst, vernietigd. Hierdoor is een en ander verloren gegaan, waardoor niet alles te reconstrueren valt en mogelijk de hiaten zijn ontstaan. Vermoeden bestaat dat het archief geruime tijd met onvoldoende vakkennis is beheerd.

Doordat in de loop der jaren veel is vernietigd, is in samenspraak met het Gemeentearchief besloten om uit het te bewerken archief zo min mogelijk te vernietigen. Een aantal omslagen c.q. hoeveelheid archiefbescheiden zouden volgens de vernietigingslijst 1983 dan ook vernietigd kunnen worden, maar zijn op verzoek van het Gemeentearchief bewaard gebleven. Alleen aangetroffen dubbelen zijn verwijderd. Dit bedraagt toch nog een kleine meter. De oorspronkelijke ordening is zoveel mogelijk gehandhaafd. Daar waar nodig is geweest (bij inconsequente ordening in het verleden), is een kleine correctie aangebracht.
Naast de vernietiging van dossiers, zijn ook een aantal dossiers overgenomen naar het archief van de Regiopolitie Zaanstreek-Waterland, waardoor dossiers van de periode 1992-1994, behalve over de regionalisering, in het te bewerken archief ontbreken.

Hoewel archieftechnisch veel documenten omtrent de regionalisering tot het geïnventariseerde archief behoren, is er bewust voor gekozen om deze niet in deze bewerking mee te nemen.
Zij geven namelijk tevens het ontstaan van de, op het moment van dit schrijven, huidige Regiopolitie Zaanstreek-Waterland weer. Om alle documenten vanaf het ontstaan compleet te houden, is er dan ook voor gekozen om deze in de volgende inventaris op te nemen.