Het archief van de banne werd in 1787 op het rechthuis bewaard. * 
In 1795, bij de scheiding van het burgerlijk- en polderbestuur, werden ook de archiefzaken geregeld. Een overeenkomst van 22 september 1795 tussen de commissies uit de burgerij ("municipaliteiten") van Oostzaan en Oostzaandam bepaalde dat het dijkscollege of polderbestuur zich zou dienen te vervoegen bij de municipaliteit, om alle archiefstukken, betrekking hebbend op het polderbestuur, over te nemen.
Hiervan zou in een register aantekening gehouden moeten worden. *  Een dergelijke handeling heeft kennelijk nimmer plaats gevonden, sterker nog: vrijwel het gehele archief van vóór 1796 is terechtgekomen bij het polderbestuur. * 
Slechts een enkel stuk van vóór 1796 werd bij de gemeente aangetroffen. * 
Dit is dan ook de reden waarom gekozen is voor het beginjaar 1796. * 
In 1799 werden op last van Dijkgraaf en Heemraden van de polder "afschriften van enige oude stukken, 1407-1658, betrekking hebbende tot den banne Oostzaan en Oost-Zaandam", vervaardigd uit een register, berustende onder de municipaliteit van Oostzaan". * 
Een dergelijk (bron)register werd in het gemeente-archief gedurende de inventarisatie niet meer aangetroffen.

In 1808 vermeldde de secretaris in een brief aan de landdrost het volgende:
"deeze plaats heeft zijn eigen bestuur; van het voor het jaar 1795 bestaande Bans Bestuur zijn nog eenige opjecten overgebleven, welk ingevolge een gesloten overeenkomst met Oostzaandam door een Commissie uit de Gemeente Besturen van Oostzaan en Oostzaandam moeten bestuurd worden". * 
Waarschijnlijk wordt hiermee de vermelde overeenkomst van 22 september 1795 bedoeld.

In het polderarchief (nr. 168) bevinden zich lijsten van archiefstukken, waarop onder meer notulen van de municipaliteit van Oostzaandam uit de jaren 1795-1807 voorkomen. Notulen van de municipaliteit van Oostzaan uit de beginjaren werden daarop niet aangetroffen. Dit komt overeen met het aangetroffen archief van Oostzaan uit die periode.

Zoals reeds vermeld, was-tot 1809-de gemeentesecretaris tevens secretaris van ambachtsbewaarders van Oostzaan.
Bij de correspondentie bevinden zich enkele stukken betreffende dit onderwerp, die niet af te zonderen waren. In 1809 vroeg de secretaris ontslag aan. * 

Blijkens de gemeenteverslagen bevond het archief zich in 1850 in "geene goede toestand".
In dat jaar werd een commissie gevormd die hierover aan het gemeentebestuur zou gaan rapporteren. In 1851 bleek een "archiefcommissie" werkzaam te zijn. Aan het dynamisch archief werd, blijkens het verslag, behoorlijke zorg besteed. In 1852 bleek de "herordening en beschrijving van het archief van vóór 1850" nagenoeg voltooid te zijn.
Het verslag van 1856 vermeldde over het archief: "Het oude archief is zóó mogelijk, in orde gebragt. Het nieuwere met 1850 aangelegd, wordt steeds naar behooren bijgehouden".
Het verslag over 1873 vermeldde dat "van de (...) gevonden aloude schrifturen eene beschrijving en inventaris (is) opgemaakt". * 

Tijdens een inspectiebezoek van de provinciaal archivaris, op 22 augustus 1874, toonde de burgemeester een pak oude stukken. Deze werden in 1875 door en op kosten van eerstgenoemde beschreven (zie inv.nrs. 104 en 351).
In 1883 werden deze, samen met enkele andere stukken, door de gemeente weer verzonden aan Gedeputeerde Staten, ter plaatsing in het provinciaal archief.
Hiervan werd een specificatie opgemaakt (in inv.nr. 351).
Slechts twee nummers op deze lijst (3 en 4) werden in 1996 nog in het archief aangetroffen (deze waren in 1919 in de inventaris van Gonnet-zie hierna-opgenomen). De overige vier nummers zijn vermoedelijk deels terechtgekomen in het oud-rechterlijk en weeskamer-archief.
In 1919 verscheen een inventaris van archiefstukken uit de periode 1577-1816 van de hand van C.J. Gonnet en H.L. Driessen in "De archieven van Zaanland" *  , waarna in 1920, blijkens het gemeenteverslag, overbrenging van dit oud-archief naar het Rijksarchief te Haarlem plaatsvond. Blijkens een brief van de provinciaal archiefinspecteur in Noord-Holland uit 1946 moeten de stukken, vermeld in de inventaris uit 1919, kort na 1920 weer naar de gemeente overgebracht zijn. * 

Uit de lijst van het archief van vóór ca. 1938 blijkt dat veel vernietigd is. In 1974 werden de bijlagen bij de rekening vanaf 1921 vernietigd. * 
Vanaf 1982 vond periodieke vernietiging plaats van stukken in het statisch archief vanaf
1933. Hierbij bevonden zich ook enkele stukken van vóór dat jaar. * 

In 1992 werd het gehele archief tot ca. 1940 overgebracht vanuit de archiefruimte te Oostzaan naar het gemeentearchief Zaanstad. De omvang bedroeg ca. 18, 5 m¹, waarvan ca. 0, 3 m¹ stukken van vóór 1800. * 
De bouwvergunningen uit de periode 1906-1932 (ca. 1 m¹) zijn ter plaatse gebleven. Op deze serie is een alfabetische index tot heden aanwezig.
Eind 1995 werd met de ordening en beschrijving van het archief begonnen. Slechts een summiere plaatsingslijst was bij de aanvang aanwezig, waarin de ordening van het oudste gedeelte van "Gonnet en Driessen" nauwelijks meer te herkennen was.

Gedurende de werkzaamheden werden enkele voortgangsrapportages samengesteld. *  Na vernietiging van daarvoor in aanmerking komende stukken volgens de vigerende gemeentelijke vernietigingslijst, werd de omvang van de archieven teruggebracht tot 12, 5 m¹. *  Tijdens de inventarisatie werden enkele archieven van gemeentelijke diensten en bedrijven alsmede een gedeponeerd archief als aparte archieven afgezonderd en als zodanig na het secretariearchief beschreven. Gegevens over deze aparte archiefvormende instellingen zijn in een volgend hoofdstuk van deze inleiding vermeld.
De oude nummers van "Gonnet en Driessen" zijn bij de beschrijvingen vermeld omdat zij wellicht in oude literatuur aangehaald zijn. Dit geldt ook voor enkele andere aangetroffen oude nummers. Gedurende het project werden daarvoor in aanmerking komende stukken gerestaureerd en geconserveerd.

Ten aanzien van de ingekomen en minuten van uitgaande stukken kan vermeld worden dat deze in de periode 1916-1933 geordend waren volgens een apart alfabetisch rubriekenstelsel. Omdat deze stukken door middel van bijgevoegde rubriekenoverzichten en agenda's goed toegankelijk zijn, is deze ordening in tact gelaten. Gezien de geringe omvang werd evenmin hieruit vernietigd zodat een goed beeld verkregen kan worden van deze aparte archiefstructuur. Een overzicht van gebruikte rubrieken wordt in bijlage I gegeven. Wat betreft het eindjaar 1933 kan vermeld worden dat in de tweede helft van dat jaar een nieuw archief werd opgezet op basis van het decimale registratuurstelsel van de VNG. * 
Dientengevolge werden enkele stukken uit de periode 1933-1940 afgezonderd. Daartegenover moesten de caesuren bij met name de archieven van de diensten en bedrijven soms in een later jaar gelegd worden. Dit verklaart het jaar 1947 in de titel van de inventaris.
Omdat de firma Albert Heijn te Oostzaan ontstaan is en het feit dat enkele belangrijke stukken daarover in het archief werden aangetroffen, wordt in een "special" bij deze inventaris hier nader aandacht aan geschonken.

In 1996 werd de inventarisatie voltooid met het uitbrengen van een-geïllustreerde-inventaris.
In 1999 werden de archieven uit de periode 1934-1973 geïnventariseerd. Tijdens deze inventarisatie kwam nog ca. 0, 5 m¹ archief van vóór 1934 tevoorschijn. Hierdoor moest de inventaris aangevuld worden en het archief geheel hernummerd en opnieuw gerangschikt worden. Tevens is de inventaris hierbij omgezet van WP naar Word.
In 2012 zijn twee aanwezige charters (inv.nr. 389 en 391) gedigitaliseerd en in 2017 beschikbaar gesteld.