Het archief is beschreven door L. Roos, werkzaam bij het Westfries Archief in het kader van de opleiding Archiefassistent (module Toegankelijk Maken).
Het archief is na binnenkomst getest op schimmels en ongedierte. De inhoud van de ordners is ontdaan van nietjes en paperclips en schoon omgepakt in zuurvrije omslagen en daarna in archiefdozen. De stukken waren in goede materiële staat. De omvang is ca. 1,5 m.
Tijdens het inventariseren bleek dat de archiefvorming niet consequent is gedaan. Vooral de plakboeken bevatten stukken van diverse aard die niet verwijderd kunnen worden zonder de stukken te beschadigen. Ik ben ervan uitgegaan dat de ordening waarin ik het archief heb aangetroffen de oorspronkelijke ordening is. Ik heb het archief op onderwerp ingedeeld, waarbij wel een onderscheid is gemaakt tussen “stukken van algemene aard” en “stukken betreffende bijzondere onderwerpen”.
Bij de in bewaring geving zijn geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld. Tijdens de inventarisatie is besloten inventarisnummer 29 niet openbaar te stellen tot het jaar 2082.

Twee pakken notulen van bestuursvergaderingen van het Vrouwen Overlegorgaan Wester-Koggenland voor de periode 1997-2003 zijn ook opgenomen in de inventaris in de rubriek “Betrekkingen tot andere organisaties”. Het VOWK werd in 1981 opgericht voor samenwerking van alle vrouwenverenigingen richting gemeente waarbij het aanvragen van de emancipatie subsidie een belangrijke taak was. Deze stukken hoeven in principe niet in het archief van het KVG bewaard te worden. Omdat de voormalige gemeente Wester-Koggenland deel is van ons werkgebied en het onduidelijk is of er bij een andere instelling een archief van het VOWK beheerd wordt, hebben we besloten de stukken toch op te nemen.
De rubriek ‘Documentatie’ bevat onder andere twee tijdschriften met informatie over de geschiedenis van het KVG en over diverse afdelingen waaronder de afdeling Ursem, en twee persberichten.
Van dubbel aanwezige archiefstukken is het exemplaar dat in de minst goede staat verkeerde, niet ondertekend was of geen aantekeningen bevatte, uit het archief verwijderd en aangemerkt voor vernietiging. Er is contact opgenomen met Atria in Amsterdam voor archiefstukken van KVG Noordholland-Midden waar zij het archief van beheren. Indien nog niet aanwezig willen zij deze graag opnemen. Het Katholiek Documentatie Centrum van de Radboud Universiteit in Nijmegen wil graag archiefstukken van het Landelijk KVG opnemen.
Verwant archiefmateriaal is te vinden in de archieven van Atria in Amsterdam, het Katholiek Documentatie Centrum in Nijmegen en in de archieven van afdelingen uit het hele land ondergebracht bij diverse regionale archieven.