De omvang van het beschreven secretariearchief bedraagt 25 m1.
De omvang van de zogenaamde brondocumenten van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) betreft:
- de persoonskaarten, 1939-1994. Bij de herindeling zijn de kaarten van de voormalige gemeenten samengevoegd. Op de kaarten zijn vanaf 1979 wijzigingen aangebracht. Omvang 4,8 m1.
- het woningregister. Bij de herindeling zijn alleen de recente gegevens van de oude woningkaarten overgenomen op nieuwe kaarten. Omvang 1,5 m1
Deze brondocumenten zijn opgenomen onder blanco nummer en worden meegenomen in het archief Wester-Koggenland 1990-2006.
De registers van graven, 5 kaartsystemen van de algemene begraafplaatsen van Avenhorn, Grosthuizen, Oudendijk, Berkhout en Ursem zijn bijgehouden tot de ingebruikname van een geautomatiseerd systeem in 1998. Dit kaartsysteem is onder blanco nummer opgenomen en wordt meegenomen in het archief Wester-Koggenland 1990-2006.
De bouwvergunningen, die in feite ook onderdeel zijn van het secretariearchief, zijn daar echter niet in opgenomen. Ze worden als afzonderlijk genummerd bestand in een eigen database beschreven.
De hinderwetvergunningen 1979-1989 waren onderdeel van een serie hinderwetvergunningen 1979-2006. Ze maken onderdeel uit van het secretariearchief en zijn daar nu ook in opgenomen. Als gevolg van strengere regelgeving op milieugebied eind jaren 80 is er een apart "milieuarchief" gevormd. Dit milieuarchief wordt opgenomen in het secretariearchief 1990-2006.

De aangetroffen stukken van vóór 1979 zijn alsnog toegevoegd aan de desbetreffende archieven die al naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Bij de bewerking zijn keuzes gemaakt om bepaalde stukken van na 1989 in deze inventaris op te nemen. Dit betreft voornamelijk correspondentie die voor de overzichtelijkheid en volledigheid van de zaak niet kan worden gesplitst. Bij bestemmingsplannen is de datum van vaststelling door de gemeenteraad bepalend geweest en bij grondtransacties de datum van passeren van de akte bij de notaris.
De selectie tot vernietiging gebeurd conform de "Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven" uit 1983. Verder zijn de regionale normen en aanbevelingen van het Westfries Archief in acht genomen.
De bewerking heeft in enkele gevallen aanleiding gegeven om beperkingen aan de openbaarheid vast te stellen vanwege privacygevoelige informatie. Dit betreft de inventarisnummers 147, 656, 674, 675, 678, 682, 1129, 1132, 1133, 1135, 1136, 1165, 1231, 1232 en 1233.