De archieven uit de periode 1931-1978, beschreven in deze inventaris, zijn gevormd door de secretarie, het Grondbedrijf en het Woningbedrijf. De totale omvang bedroeg aanvankelijk 151/2 strekkende meter. Een deel van het archief waaronder de raadsnotulen en een aantal begrotingen en jaarrekeningen, bevond zich in Hoorn bij de Archiefdienst. Daar berustten ook stukken die enkele jaren geleden tijdens de inventarisatie van het secretariearchief 1817-1930 in dat archief waren aangetroffen maar die dateerden uit latere tijd. Al deze bescheiden zijn van Hoorn naar Drechterland overgebracht en bij het te bewerken archief gevoegd. Ook een overigens niet complete serie bouwvergunningen uit de jaren 1929-1978 van bijna één strekkende meter is van Hoorn naar Drechterland teruggebracht. Met de gemeente is afgesproken de bewerking van de bouwvergunningen van zowel Westwoud als Hoogkarspel als zelfstandige projecten te beschouwen. Omdat de bouwvergunningen na te zijn "geschoond" en geïnventariseerd in aanmerking komen voor overbrenging naar de archiefdienst zal daarmee op korte termijn een begin gemaakt moeten worden.

Tijdens de bewerking is ook de dossierinventaris van het archief van de gemeente Drechterland vanaf 1979 doorgelopen om te zien of zich daarin stukken bevonden van vóór 1979. Voor zover afsplitsing mogelijk was (bepalend daarbij was de datum van beslissing in een zaak) zijn alle daarvoor in aanmerking komende bescheiden eveneens in het secretariearchief van Westwoud 1931-1978 opgenomen. De inventarisatie van het archief vond plaats in de maanden december 2002 tot april 2003, de afronding in 2004.

De bewerking gebeurde in volgorde van de classificatienummers van de dossierinventaris. Alle tot het archief behorende archiefbescheiden zijn in de voorliggende inventaris vermeld. Toch berusten nog niet alle bescheiden in het archief. Zo is bijvoorbeeld het bestemmingsplan "De Wouden 1978" op dit moment nog van kracht. De beschrijving is weliswaar vermeld in de voorliggende inventaris maar het dossier bevindt zich op de afdeling Grondgebied van de gemeente Drechterland. Na vaststelling van een nieuw bestemmingsplan voor de hele gemeente, thans in voorbereiding, moet het dossier bij het archief van Westwoud worden gevoegd.

Voorts bevinden de alfabetische archiefregisters, afschriften van persoonskaarten van overleden of uit de gemeente vertrokken personen, zich nog op de afdeling Burgerzaken van de gemeente Drechterland. Om redenen van privacy zijn ze nog niet openbaar. Gezinskaarten uit de periode 1920-1940, die deel uitmaken van het bevolkingsregister van Westwoud, berusten reeds bij de archiefdienst. Omdat de genoemde bescheiden behoren tot het archief 1931-1978 zijn ze allen in de inventaris vermeld.

Tijdens de inventarisatie is gebleken dat het archief niet geheel compleet is. Zo zijn de gemeentebegrotingen niet vanaf 1931 maar pas vanaf 1953 aanwezig. Van de jaarrekeningen ontbreken vóór 1942 alle toelichtende staten en bijlagen.

Stukken betreffende gemeenschappelijke regelingen zijn zowel beschreven onder de rubriek 'Samenwerking' (met blanco nummer) als onder de desbetreffende rubriek. Hierdoor heeft de onderzoeker een totaal overzicht over alle regelingen terwijl daarnaast specifiek op doel kan worden gezocht.

Tijdens de inventarisatie is een aantal dossiers geselecteerd voor vernietiging. Over de voorgenomen vernietiging vond overleg plaats met het hoofd van de afdeling archief en het Wesfries Archief. Op grond hiervan zijn sommige dossiers toch in het permanent te bewaren archief opgenomen. De vernietiging van de overige dossiers is inmiddels gerealiseerd. De omvang van het resterende archief bedraagt 14 strekkende meter.

Pim Brieffies
Hoorn, mei 2005