Het geïnventariseerde archief had betrekking op de periode 1500-1964. Het jaar 1500 als beginjaar voor de archiefvorming van het Kerkenarmenfonds is hiervoor al beargumenteerd. Bij de inventarisatie is 1 januari 1965 aangehouden als datum van afsluiting. Vaak is een datum van afsluiting nogal willekeurig en ook in dit geval is er geen sprake van een duidelijke verandering in de administratie. Toch kan worden gesteld dat met de invoering van de Algemene Bijstandswet de taak van het Kerkenarmenfonds op het terrein van de armenzorg geheel werd beëindigd, wat m.i. het gebruik van deze datum als datum van afsluiting alleszins rechtvaardigt.

Bij de inventarisatie werden enkele stukken aangetroffen, die niet in het archief thuis hoorden; deze stukken werden overgebracht naar de daarvoor bestemde plaatsen. Het ging daarbij om een Bundel Evangelische Gezangen, de grosse van een op 12 januari 1910 verleden hypotheekacte van de Nederlandse Hervormde Gemeente te Hoorn aan Gerrit Floor te Nieuwe Niedorp, een op 26 juni 1925 vastgesteld reglement op het beheer van kerkelijke goederen der Hervormde Gemeente te Hoorn en een rekening van het armengeld, die geen betrekking had op bet Kerkenarmenfonds, maar op het Oude Vrouwen- en Mannenhuis. Van een staat van verzekerde personen (inv. no. 377) kon de relatie met het archief van het Kerkenarmenfonds niet worden vastgesteld. Noch in de notulen noch in de boekhoudkundige bescheiden waren aanwijzigingen te vinden dat het Kerkenarmenfonds (financiële) bemoeienis met een of andere vorm van verzekering heeft gehad.

Het oud-archief van Hoorn, waarvan in 1918 van de hand van C.J. Gonnet een inventaris verscheen *  , bleek een aantal archiefbescheiden te bevatten, dat feitelijk tot het archief van het Kerkenarmenfonds behoorde en dat dan ook met dit archief werd herenigd. Het betrof hier in de eerste plaats een Kaartboek der landen van de *  Kerkenarmen van Hoorn uit 1603 , dat als toegevoegd nummer in de inventaris-Gonnet was opgenomen en dus waarschijnlijk na de totstandkoming daarvan in 1918 aan het oud-archief van Hoorn is toegevoegd. Daarnaast bleek er echter door Gonnet nog een groot aantal charters in de inventaris van het oud-archief te zijn beschreven, die daar beslist niet thuis hoorde. In de inventarisnummers 720 t/m 728 van de rubriek Parochiekerk bevonden zich charters, waarin soms de Kerkenarmenvoogden met name als begunstigden werden genoemd. Ook van een aantal andere charters kon met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid worden gesteld dat ze tot het archief van het Kerkenarmenfonds hadden behoord.

Een goed hulpmiddel daarbij vormde een in het oud-archief van Hoorn voorkomend register van inkomsten van het armengasthuis en van *  de kerkarmen, aangelegd anno 1555. De belangrijkste gegevens uit dit register voor wat betreft het Kerkenarmenfonds zijn als bijlage bij deze inleiding opgenomen. In dit register worden de bezittingen van het Kerkenarmenfonds vermeld en door een zorgvuldige vergelijking van de in dit register voorkomende gegevens met die in de charters vermeld, kon worden vastgesteld welke charters vrijwel zeker tot het archief van het Kerkenarmenfonds hebben behoord. Deze charters zijn dan ook in deze inventaris opgenomen. Ongetwijfeld zullen er in de hierboven genoemde inventarisnummers van de inventaris-Gonnet nog meer charters voorkomen, die oorspronkelijk in het archief van het Kerkenarmenfonds berustten, maar aangezien hierover geen zekerheid bestaat, kon niet tot aanvulling van het archief met deze charters worden besloten. Met toestemming van de regenten van het Kerkenarmenfonds werden een aantal girobescheiden uit de periode 1953-1964 en een aantal mandaten uit de periode 1851-1930 vernietigd, in het laatste geval voorzover deze mandaten betrekking hadden op in het archief aanwezige ingekomen rekeningen.

Van een oude orde in het archief van het Kerkenarmenfonds viel nauwelijks iets te bespeuren. Slechts werd in 1785 begonnen met de opstelling van een lijst van ingekomen stukken, welke lijst tot 1883 werd bijgehouden, hoewel al spoedig niet alle ingekomen brieven in deze lijst werden opgenomen. Op geen enkele wijze was deze chronologische lijst van een nadere toegang voorzien, waardoor de vrijheid werd gevonden deze summiere orde te verbreken in het belang van een grotere toegankelijkheid van het archief. In een opzicht leverde dit problemen op. In de notulen over een betrekkelijk korte periode, namelijk die van 1796 t/m 1812, wordt naar de nummers van deze lijst verwezen, zonder dat, wat eerder wel eens het geval was, deze stukken in extenso in de notulen zijn opgenomen. Dit probleem is ondervangen door in bijlage I een concordans op te nemen van de door de administratie gebruikte nummers en het inventarisnummer, waar men deze stukken kan einden.

In 1939 verpakte de bij de gemeente Hoorn werkzame volontair K. de Jong het toen aanwezige archief in dozen en stelde van de inhoud daarvan een overzicht samen. Door de benaming van dit overzicht (inventaris) wordt ten onrechte de indruk gewekt dat het hier een werkelijke inventarisatie betrof.

Resumerend kan dus worden gesteld dat de vroegere orde geen enkel houvast bood voor de indeling van de inventaris. Met enige vrijheid kon nu een indeling worden gekozen, die vooral voor de raadpleger van het archief zo duidelijk mogelijk moest zijn. Bij de indeling werd uitgegaan van een onderscheid tussen 'Stukken van algemene aard' en 'Stukken betreffende bijzondere onderwerpen'. Onder 'Stukken van algemene aard' (in de inventaris veelal met 'Algemeen' aangeduid) worden in deze inventaris steeds stukken verstaan, die betrekking hebben op meerdere onderwerpen en daarom niet in een specifieke rubriek konden worden ondergebracht. De hoofdafdeling 'Stukken betreffende bijzondere onderwerpen' (kortheidshalve vaak met 'Bijzonder' aangegeven) werd onderverdeeld in Organisatie, Financieel- en eigendomsbeheer en Taken. Ofschoon strikt genomen het financieel- en eigendomsbeheer wellicht een onderdeel van de organisatie zou kunnen worden genoemd, heeft het-in ieder geval in de administratie van het Kerkenarmenfonds-zo'n zelfstandig karakter dat voor een eigen rubriek naast de organisatie werd gekozen. Deze rubriek werd weer onderverdeeld in drie onderrubrieken. De eerste, 'Stukken van boekhoudkundige aard', bevat die stukken, die in strikte zin onderdeel van de boekhouding hebben uitgemaakt. Bij de verdere indeling is gebruik gemaakt van de indeling, die H.J.M. Mijland heeft opgesteld *  voor het kameralistisch boekhouden, echter met een verschil.

Mijland neemt namelijk ingekomen facturen op als eventuele bijlagen bij de jaarrekening en plaatst ze dan ook na deze rekening, hoewel dit in strijd is met zijn uitgangspunt dat de volgorde van de boekhoudkundige stukken in een inventaris overeen moet komen met de volgorde, waarin de stukken worden gevormd (of binnenkomen). Facturen zouden uit dit oogpunt bezien direkt na de begrotingen en eventuele memories van toelichting daarop een plaats moeten krijgen, een standpunt dat Mijland bij het dubbel boekhouden wel huldigt; hier toch neemt hij allereerst ingekomen en uitgaande facturen op. Hiermee lijkt mij de plaatsing van ingekomen facturen en mandaten direkt na de begrotingen voldoende verklaard. Bij de verdere indeling van de rubriek 'Financieel- en eigendomsbeheer' werd een onderscheid gemaakt tussen stukken betreffende bezittingen en schulden en stukken betreffende inkomsten en uitgaven, waarbij als kriterium werd gehanteerd de vraag of het onderwerp boekhoudkundig gezien in een balans (bezittingen en schulden) of in een jaarrekening (inkomsten en uitgaven) zou voorkomen. Deze indeling vraagt soms enige oplettendheid; stukken betreffende landerijen komen bijv. zowel in de ene (verwerving, beheer) als in de andere rubriek (verpachtingen) voor. Daarnaast was een enkele maal een konsekwente toepassing van het onderscheid niet mogelijk, omdat de administratie oorspronkelijk ook niet altijd een scheiding maakte tussen beheer en exploitatie. Ter plaatse wordt op deze inkonsekwentie gewezen.

De grote hoeveelheid stukken in de onderrubriek 'Landerijen' maakte, teneinde het geheel overzichtelijk te houden, een verdere verdeling noodzakelijk. Daarbij werden, overeenkomstig par. 59 van de Handleiding, de stukken naar geografische ligging van de landerijen geordend. Daarnaast bleek het echter noodzakelijk een onderrubriek 'Landerijen algemeen' op te nemen, omdat een aantal stukken betrekking had op in meer dan een plaats gelegen landerijen.

Bij de verdeling van de afdeling 'Taken' is onderscheid gemaakt tussen de taak, die het Kerkenarmenfonds in het verleden had, samen te vatten onder het begrip Armenzorg, de huidige taak, die uitsluitend financiële hulpverlening, anders dan aan bedeelden betreft en het beheer van de Noorderkerk.

De stukken, die de neerslag vormen van de administratie der bedeling van het Kerkenarmenfonds, hebben enerzijds betrekking op de personen der bedeelden en anderzijds op de aard der bedeling. Met name werd van de verstrekte hoeveelheden brood en turf aantekening gehouden. Van deze indeling is door mij ook uitgegaan, hoewel ik mij bewust ben van het feit dat daardoor een tweetal subrubrieken is ontstaan, dat niet als geheel gelijkwaardig kan worden beschouwd, iets wat ook elders soms niet geheel was te vermijden.

Naast een alfabetische index op persoons- en aardrijkskundige namen als toegang tot de inventaris, zijn als bijlagen nog een regestenlijst en een lijst van de in het archief aanwezige kaarten en bouwtekeningen als nadere toegang opgenomen. In de regestenlijst zijn regesten opgenomen van de in het archief aanwezige acten, die met name uit historisch-geografische overwegingen niet van belang zijn ontbloot. Als-tamelijk willekeurige-grens is 1606 genomen; uit de verdere 17e en 18e eeuw zijn echter geen acten bewaard gebleven. Door het opnemen van deze regesten konden de beschrijvingen van de charters in de inventaris beknopt worden gehouden.
Wat de openbaarheid betreft kan nog worden meegedeeld dat inv. no. 351 slechts met toestemming van het college van Kerkenarmenvoogden kan worden geraadpleegd.