Met ingang van 1-1-1926 is men in Andijk begonnen met het zogenaamde registratuurstelsel, waarbij de archiefbescheiden zaaksgewijs in dossiers bij elkaar zijn gehouden. Revolutionair voor die tijd was de rangschikking van de dossiers met behulp van de Basisarchiefcode van de VNG. Als einddatum voor het te beschrijven archief is 31 december 1978 aangehouden. Op die datum vond een gemeentelijke herindeling plaats waarbij het aantal gemeenten in oostelijk West-Friesland is teruggebracht van 27 tot 13 gemeenten. De gemeente Andijk is bij die herindeling niet opgeheven. Er vond slechts een grenswijziging plaats met de nieuw gevormde buurgemeente Stede Broec. Als gevolg daarvan nam het aantal inwoners van Andijk licht toe, van 5441 tot 5502 personen. Naar analogie van de wél opgeheven gemeenten is besloten ook het archief van Andijk per 31 december 1978 af te sluiten. Hierdoor is het mogelijk de archieven van alle (voormalige) gemeenten tot één jaartal, 1979, over te brengen naar het Westfries Archief in Hoorn. Dat komt de overzichtelijkheid voor de bezoekers van het Westfries Archief ten goede.

In de voorliggende inventaris is het archief beschreven dat in de periode 1926-1978 is gevormd door de secretarie. Andere zelfstandig gevormde archieven uit dezelfde periode zijn de archieven van:
- Gemeentelijke Ophaaldienst Belastingen
- Adviescommissie Woonruimtewet
- Plaatselijke Commissie Zelfstandigen
- Commissie Wet Werkloosheidsvoorziening
- Ambtenaar Burgerlijke Stand
- Provinciaal-gemeentelijk grondbedrijf
- Gemeente Grondbedrijf

Van de dossiers in het secretariearchief is in de jaren 1983/84 een dossierinventaris vervaardigd. Tijdens die bewerking zijn de stukken verwijderd die voor vernietiging in aanmerking kwamen. Bij de huidige inventarisatie zijn geen vernietigbare stukken meer aangetroffen. Het secretariearchief heeft een omvang van ruim 31 strekkende meter. Daarbij moet wel worden aangetekend dat de zogenaamde brondocumenten van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) bij de telling buiten beschouwing zijn gelaten. Deze archiefbescheiden bevinden zich momenteel deels op de afdeling Burgerzaken, deels in de archiefruimte. Door de rijksoverheid is ten aanzien van het tijdstip van overbrenging nog geen beslissing genomen. Voorlopig verzet de privacy van in de brondocumenten vermelde personen zich ertegen. Opmerking verdient het feit dat deze seriematige archiefbescheiden zich uitstekend lenen voor substitutie waardoor zowel de toegankelijkheid als gebruiksvrien-delijkheid sterk toenemen. De eveneens in de inventaris beschreven gezinskaarten en dienstbodenkaarten berusten reeds bij de Archiefdienst.

De bestemmingsplannen die zijn vastgesteld vóór 1-1-1979 en waarvan in de inventaris is vermeld dat ze op Grondgebiedzaken berusten, zijn op dit moment alle nog van kracht. Ze zijn van een inventarisnummer voorzien en behoren na vervallen bij het archief te worden gevoegd.

De archiefbewerking heeft plaatsgevonden aan de hand van de dossierinventaris. In dit kaartsysteem verwees elk kaartje naar het "blok": A, B, C, D of E waar de stukken zich bevonden. De kaartjes waren geordend volgens de classificatie van de Basisarchiefcode, zonder rekening te houden met het "archiefblok". Door in deze volgorde te werken was het mogelijk de stukken te beschrijven die betrekking hadden op hetzelfde onderwerp. Voordeel daarvan was dat onterechte splitsing van dossiers ongedaan kon worden gemaakt.

Nadat de genoemde blokken waren beschreven, is de dossierinven-taris van het blok-G doorgelopen. Uit de daarvoor in aanmerking komende dossiers zijn de stukken van vóór 1-1-1979 afgesplitst en bij het secretariearchief 1926-1978 gevoegd. De beschrijvingen op de kaartjes van blok-G zijn na deze wijziging door de registrator aangepast.

Tijdens de bewerking zijn alle dossiermappen vervangen door zuurvrije binnenmappen met een hechting zonder weekmaker. Voor de dossiers van geringe omvang zijn om ruimte te winnen omslagen zonder hechting gebruikt.

Het archief is in de periode 2002-2004 bewerkt volgens het in mei 2002 opgestelde en door burgemeesters en wethouders goedgekeurde archiefbewerkingsplan. De inventaris is voltooid in juli 2004.

De bouwvergunningen zijn niet in de inventaris van het secretariearchief beschreven. Vanwege de arbeidsintensieve bewerking, het samenvoegen / completeren van de vergunningen die door op de secretarie en bij de technische dienst zijn gevormd, is besloten hiervan een afzonderlijk project te maken.

Juli 2004. Pim Brieffies