Verantwoording van de inventarisatie

In december 2006 is bij de aanvang van de inventarisatie van het archief van het SOW een hermeting van het te bewerken bestand uitgevoerd. De omvang bedroeg op dat moment 118,7 strekkende meter. Gedurende de doorloop van het project (dec 2006-november 2008) zijn er nog verschillende archiefbestanden aan het te bewerken gedeelte toegevoegd (dossiers van de SOW in liquidatie; dossiers van de regionale Brandweer West-Friesland en dossiers van het Sociaal wetenschappelijk bureau) met een totale omvang van 5 strekkende meter. Maandelijks is aan de opdrachtgever een tussenrapportage uitgebracht over de voortgang van het project. De tussenrapportage werd, indien nodig, besproken met de opdrachtgever en de contactpersoon van het Westfries Archief.
In de bewerkingsfase zijn de te bewaren dossiers geregistreerd in het inventarisatieprogramma Filemaker. Nadat het gehele archiefbestand was geregistereerd is de database geconverteerd naar het programma Maisflexis. Bij de bewerking is uitgegaan van de bij het SOW gebruikte archiefcodering.

Het te bewaren gedeelte van het SOW-archief heeft een omvang van 51,7 strekkende meter. Daarnaast is een kleine 4 meter afgesplitst in afzonderlijke archieven (archiefnrs 422, 427, 3813-3816). De overige 68 strekkende meter is op vernietiging gesteld. Voor de dossiers uit de periode voor 1996 is de vernietigingslijst voor gemeenten uit 1983 als criteria gebruikt en voor de dossiers van na 1996 de selectielijst voor gemeenten uit 2004. Het te bewaren archiefgedeelte is materieel herpakt in zuurvrije mappen en dozen. Alleen de dossiers met stukken uit de periode 1980-1984 dienden ontdaan te worden van nietjes en ander ijzerwerk. In afwijking van de vooraf gemaakte afspraken is besloten om de twee aanwezige bilbiotheekbestanden met rapporten van het sociaal wetenschappelijk bureau en haar voorloper met elkaar te integreren en als apart bestand op te nemen in het archief van het SOW (rubriek 3).

Bij de overdracht zijn voor verschillende dossiers beperkende bepalingen met betrekking tot openbaarheid gesteld. Het gaat hierbij om de personeelsdossiers met inventarisnummer 172 tot 01-01-2045, 561 tot 01-01-2059, 562 tot 01-01-2045, 563 tot 01-01-2045, 564 tot 01-01-2041, 565 tot 01-01-2058, 566 tot 01-01-2051, 567 tot 01-01-2016, 568 tot 01-01-2036, 569 tot 01-01-2052, 570 tot 01-01-2032, 571 tot 01-01-2063,572 tot 01-01-2037, 573 tot 01-01-2031 en 575 tot en met 583 tot 01-01-2053 een termijn van 110 jaar na geboortedatum op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
Dossiers waarbij bewoners van woonwagenkampen zijn betrokken onder de inventarisnummers 1039 en 1040 tot 01-01-2016, 1060 tot 01-01-2028, 1053 tot 01-01-2023 en 1058 tot 01-01-2020 op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
Dossiers betreffende verkoop van dienstonderdelen onder de inventarisnummers 133 tot 01-01-2011, 140 tot 01-01-2015 en 142 tot 01-01-2016 op grond van onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of rechtspersonen dan wel van derden.