Het is gebruikelijk om een archief af te sluiten en met een nieuw archief te beginnen bij een ingrijpende wijziging in het ordeningssysteem. Dat was het geval bij de invoering per 1 januari 1950 van de ordening volgens de Basisarchiefcode.
Het eindjaar 1978 is gekozen omdat de gemeente Hoorn per 31 december van dat jaar is opgeheven op grond van de wet gemeentelijke herindeling van oostelijk West-Friesland (5). De nieuwe gemeente Hoorn ging bestaan uit het gebied van de opgeheven gemeenten Hoorn en Zwaag, een deel van de opgeheven gemeente Blokker (Westerblokker) en gedeelten van het IJsselmeer.

Het archief uit de periode 1950-1978 dat in de voorliggende inventaris is beschreven, is gevormd door de secretarie. De bouwvergunningen zijn, ofschoon ze tot het secretariearchief behoren, buiten het inventarisatieproject gelaten. De secretarie-exemplaren van de bouwvergunningen zijn in de jaren negentig van de 20ste eeuw vergeleken en ‘geïntegreerd’ met de exemplaren en bijbehorende tekeningen van de dienst Bouw- en Woningtoezicht. Ze zijn apart van het secretariearchief genummerd en toegankelijk middels een eigen database.

Ook talrijke hinderwetvergunningen maken deel uit van het secretariearchief. De indeling van de records waarin ze zijn beschreven, wijkt af van de gebruikelijke record-indeling. Op deze manier konden meer gegevens worden opgenomen en is aldus de toegankelijkheid vergroot.

Reeds tijdens de vorming van het Hoornse secretariearchief zijn, meestal jaarlijks, de onbelangrijk geachte stukken vernietigd. De processen-verbaal van vernietiging en specificaties daarvan zijn te vinden in dit archief en het secretariearchief 1979-1991. Tijdens de laatste bewerking is nog eens

88 m¹ archief voor vernietiging uitgeselecteerd. Daarbij is de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven gehanteerd. Als hulpmiddel tijdens de selectie zijn gebruikt de Leidraad voor de selectie op vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen van de Brabantse Archief Selektie Commissie en de Handleiding opbouw bestuursarchief gemeente, uitgegeven door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

In 2002 zijn de archieven die zich in de archiefruimte van het stadhuis van Hoorn bevonden, getroffen door schimmel. Alle archieven zijn gereinigd en gegammastraald en daarna geplaatst in de archiefruimte van het Hoogheemraadschap Noordhollands Noorderkwartier aan de Willemsweg te Hoorn. Omdat de bergruimte op de afdeling Documentaire Informatie Voorziening, waar de bewerking plaatsvond, beperkt is, vergde het diverse transporten om het archief in het stadhuis te kunnen bewerken. Tijdens de inventarisatie is het archief ‘ontniet’ en zijn de bescheiden verpakt in zuurvrije omslagen en dozen.

De inventarisatie van het secretariearchief 1950-1978 vond plaats in de jaren 2004-2006 door Hans Pieterse en Pim Brieffies. Nadat het archief geheel was beschreven, is het secretariearchief van Hoorn uit de jaren 1979-1991 in zijn geheel doorgenomen. Doel was te controleren of de cesuur 1978/1979 juist was gehanteerd. Uit talloze dossiers zijn alsnog de stukken van vóór 1-1-1979 afgesplitst en bij het archief uit de jaren 1950-1978 gevoegd.
Bij de inventarisatie is gebruikt gemaakt van een door het Westfries Archief vervaardigde applicatie die werkt onder het databaseprogramma Filemaker Pro. Onderdeel van de applicatie is de zogenaamde schemacode, een ordeningsschema met onderwerpen van

overheidsbemoeiing.

Kort nadat het Westfries Archief de huisvesting aan de Blauwe Berg in Hoorn had betrokken (2006) heeft de gemeente Hoorn een aantal archieven waaronder het secretariearchief 1950-1978 naar de nieuwe archiefbewaarplaats overgebracht. Prioriteit werd nu gegeven aan de inventarisatie van andere gemeentelijke archieven zoals van de dienst Openbare Werken, de brandweer en gemeentepolitie. Uitgesloten moest worden dat bescheiden van de secretarie met de laatst genoemde archieven vermengd waren geraakt. Inmiddels was bij het Westfries Archief het geïntegreerde archiefsysteem Mais-Flexis in gebruik genomen. Digitale inventarissen die met behulp van de inventarisatie-applicatie van Mais-Flexis zijn vervaardigd, kunnen gemakkelijk op het internet worden gepresenteerd. De met behulp van Filemaker gemaakte inventaris is daarvoor naar Mais-Flexis geconverteerd.

Met het oog op bescherming van de privacy is van een groot aantal stukken de openbaarheid beperkt zodat ze niet op de studiezaal kunnen worden aangevraagd. Hiertoe behoren ook de zogenaamde brondocumenten van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Conform de Regeling bewaring GBA-bescheiden (6) is de openbaarheid van de brondocumenten voor een termijn van 110 jaar opgeschort, gerekend vanaf 1994. In 1994 zijn namelijk voor het laatst mutaties in de brondocumenten aangebracht. Hier dient verder het feit te worden vermeld dat behalve de bouwvergunningen ook de seriematige archiefbescheiden van de Gemeentelijke Basisadministratie intussen zijn gedigitaliseerd waardoor de gebruiksvriendelijkheid bij toekomstige raadpleging is verzekerd.
De omvang van het secretariearchief 1950-1978 bedraagt 139,375 strekkende meter.


Hoorn, september 2011