Het archief van de stad en het ambacht Biert en Stompaard was voor de inventarisatie samengesteld uit diverse bestanddelen, te weten:
1. het oud archief van de gemeente Bieert en Stompaard
2. een gedeelte van het archief van de polder Biert en Stompaard
3. het rechterlijk archief (nr. 1 – 8)
4. het archief van de weeskamer (nr. 1)
5. het gaarderarchief (nr. 7 en 8)
6. collectie DTB (nr. 7 en 8)
7. een verzameling aanwinsten

In de 19e en vroeg 20e eeuw werden uit het oorspronkelijke archief van het ambacht Biert en Stompaard (het dorpsarchief) bescheiden afgezonderd en ondergebracht in verzamelingen die werden aangeduid als het polderarchief, rechterlijk archief en het archief van de weeskamer. Bovendien werden bescheiden die als voorlopers van de burgerlijke stand werden beschouwd ondergebracht in het gaarderarchief. De huidige inventarisatie heeft onder andere tot doel deze kunstmatige scheiding ongedaan te maken omdat het ambachtsbestuur (schout en schepenen) van Biert en Stompaard eertijds ook belast was met waterstaatszaken, rechterlijke aangelegenheden voogdijzaken en de invordering van landsbelastingen, waaronder de invordering van de impost op trouwen en begraven (gaarder). Om deze kunstmatige scheiding ongedaan te maken werden in 1994 van het toenmalige Algemeen Rijksarchief de hierboven benoemde bescheiden, genoemd onder nr. 3-6, overgenomen.

Het ambachtsarchief werd bovendien verrijkt met andere aanwinsten. In 1995 kon door aankoop een aanvulling worden verkregen op de akten van openbare verkoop uit 1806. * 
In 2007 schonk de Historische Vereniging Zuidland een aantal bescheiden met betrekking tot de Heilige Geest Armen. * 
Deze aanvullingen maakte een vernummering van de bescheiden (99 – 107) uit de inventaris van 2006 noodzakelijk.

De materiële toestand van het stads- en ambachtsarchief bleek redelijk goed. Niettemin was het wel noodzakelijk een aantal bescheiden te restaureren. De eerste restauratie vond plaats in de jaren 1989 en 1990 door het gemeentearchief van Rotterdam.
In 1994 en 1995 volgde de restauratie van de van het Rijk overgenomen archieven. Deze werkzaamheden werden uitgevoerd door restauratieatelier J. Sterken te Ugchelen.

Voor het rechterlijk archief, het archief van de weeskamer en het gaarderarchief en de collectie DTB is het wenselijk een concordans te maken. Een dergelijk concordans is meestal alleen zinvol (en mogelijk) voor registers.

rechterlijk archief (oud) ambachtsarchief (nieuw)
117
218
319
420
gaarderarchief (oud)ambachtsarchief (nieuw)
785
886
collectie DTBambachtsarchief (nieuw)
713
889