1. Huisvesting

Na de splitsing van Hardenberg in 1818 vestigde het gemeentebestuur zich aan de Toldijk nr. 20 in Heemse, in het Oude Muldershuis. In 1820 verhuisde men naar Toldijk nr. 16 waar een geheel verbouwde kamer in gebruik werd genomen. Echter in 1833 verliet men dit pand alweer om zich te vestigen aan de Toldijk nr. 17. Het bestuur huurde er 4 vertrekken. De reden van deze laatste verhuizing was de bedompte en te vochtige situatie waarin het archief gehuisvest was aan de Toldijk 16.

In 1844 werd de burgemeester van Stad Hardenberg ook burgemeester van Ambt Hardenberg. Ten behoeve van zijn werkzaamheden werd er gekozen voor een gezamenlijke huisvesting in het stadhuis van Stad Hardenberg. Gemeente Ambt Hardenberg betaalde jaarlijks 50 gulden huur.

De secretarieën van beide gemeenten verhuisden naar Ambt Hardenberg toen de heer H.N. van Roijen tot nieuwe burgemeester werd benoemd. Zijn woning, Het Huis Heemse, deed tevens dienst als gemeentehuis. In 1870 werd het Huis afgebroken. Het gemeentebestuur veranderde nog tweemaal van huisvesting totdat in 1889 werd besloten tot de bouw van een nieuw gemeentehuis. De bouw werd gegund aan A. van Hattum te Utrecht. Voor de huisvesting van het archief werd een archiefkamer ingericht op zolder. De rijksarchivaris attendeerde enkele malen tevergeefs op de slechte huisvesting van het archief op de zolder van het gemeentehuis. Deze situatie werd verbeterd toen het gemeentelijk energiebedrijf in 1933 naar een naastgelegen pand verhuisde. Hierdoor kon het gemeentearchief gehuisvest worden in een van de vrijgekomen kamers. In 1936 werd bij een verbouwing een brandwerende kluis geplaatst. Tot aan de samenvoeging met de gemeente Stad Hardenberg (per 1 mei 1941) bleef de huisvesting van het archief onveranderd. Het gemeentehuis van Ambt Hardenberg werd vanaf dat moment het gemeentehuis van de nieuwe gemeente Hardenberg.

Vanaf 1818 was de functie van burgemeester gecombineerd met de functie van gemeentesecretaris. Hierdoor was de burgemeester ook verantwoordelijk voor een juiste en goede archivering van alle stukken. Door de geringe omvang van de organisatie gaf dit in de praktijk weinig problemen.

Door de toenemende uitvoeringstaken werd de combifunctie burgemeester-secretaris in 1913 gesplitst door de benoeming van gemeentesecretaris de heer Joustra. Het was de gemeentesecretaris die primair belast werd met de archivering van de stukken. Naar mate de werkzaamheden toenamen - zo ook het aantal personeelsleden - kwam dit niet ten goede aan de ordening van het archief. Gelukkig erkende men dit tijdig en werd in 1934 door de gemeentesecretaris de heer H.U. Bouwman (volontair) voor de ordening van de archiefbescheiden benoemd. Zijn taak was ook om het archief te beschrijven en dit over te brengen naar de nieuw archiefkamer. Op 21 juni 1935 was de overbrenging gerealiseerd. De beschrijving van het archief, wat betreft de ingekomen en de uitgaande stukken, was in 1936 tot 1846 gereed gekomen. Ook de gehele administratie was inmiddels goed geordend en opgeborgen in speciaal daarvoor aangeschafte archiefdozen. Alle archiefdozen waren voorzien van etiketten. Op 1 juli 1935 werd in een artikel in de Dedemsvaartsche Courant nr. 35 melding gemaakt van een rondleiding van raadsleden door het gemeentehuis. Hierbij werd met name de nieuwe archiefruimte geprezen:

“Een der vertrekken is ten behoeve van het archief en de gemeenteadministratie hervormd in een brandvrije kluis van net te onderschatten afmetingen met een indeeling zóo practisch en doelmatig, dat men de gemeente daarmede wel mag complimenteren. Speciale waardeering dient in dat verband gebracht te worden aan den archivaris den heer Bouwman, die als volontair ter secretarie zijn tijd heeft benut met het ordenen van dit omvangrijke archief”.

Vanaf 1939 bevond het lopend archief zich niet meer in de archiefkamer, maar in speciaal daarvoor aangeschafte kasten op de secretarie. Na de herindeling heeft men het gemeentehuis van Heemse gebruikt als gemeentehuis voor de nieuwe gemeente Hardenberg (1941). Bij de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis in 1963 is het archief meeverhuisd naar de locatie aan het Stephanusplein en in 2012 verhuisde het archief voor het laatst. Het wordt nu bewaard in de nieuwe archiefbewaarplaats op de 5de verdieping van het gemeentehuis aan het Stephanuspark 1 in Hardenberg.

2. Wetgeving en regelgeving

Het geïnventariseerde archief viel gedurende haar ontstaan onder de werking van de archiefwet 1918. De gemeenteraad van Ambt Hardenberg heeft nimmer een archiefverordening vastgesteld. Evenmin zijn werkinstructies vastgesteld of aangetroffen omtrent de postafhandeling en de archivering van de archiefbescheiden. Desondanks was er vanaf 1914 sprake van een min of meer gestructureerde werkwijze. Ingekomen stukken werden handmatig geregistreerd. Alle ingekomen stukken werden voorzien van een stempel, met daarin een datum van ontvangst en waarin het registratienummer werd vermeld. Van alle uitgaande archiefbescheiden werden afschriften gemaakt.