Op 6 april 1995 besloot de gemeenteraad van Veenendaal een beschrijvende inventaris te laten vervaardigen van de gemeentelijke archiefbescheiden uit de periode 1814-1941, die moest aansluiten op de genoemde archiefinventaris van Fruin. De gemeente schakelde hiervoor Proffile B.V. in, een Arnhems bedrijf op het gebied van archiefverzorging. In de maanden mei-oktober 1995 stelden een projectmedewerker van Proffile, drs. R.L.M.M. Camps, en de archiefambtenaar ter secretarie, H. Jochemsen, deze archiefinventaris samen.

Besloten werd de inventaris niet in 1814, maar in 1811 te laten beginnen. In 1813/1814 was er namelijk weliswaar sprake van een politiek-staatkundige, maar niet van een institutionele en archivistische caesuur. Daarentegen betekende de installatie van de municipaliteit van Stichts Veenendaal, op 5 augustus 1811, een duidelijke breuk in de archiefvorming van het plaatselijk bestuur. De voormalige secretaris van schout en gerechte droeg zijn archief op 6 september 1811 over aan de benoemde maire, tevens secretaris en ambtenaar van de burgerlijke stand. *  Deze had toen al een begin gemaakt met het aanleggen van een nieuwe serie ingekomen en minuten van uitgaande stukken. Het oudste stuk draagt het nummer 1. Vermoedelijk nam de maire ook een nieuw register met notulen van vergaderingen van de municipaliteit in gebruik, dat later verloren is gegaan. Als ambtenaar van de burgerlijke stand maakte hij een aanvang met de registratie van de geboorten, huwelijken en sterfgevallen. Gelders Veenendaal kreeg begin augustus 1811 een eigen gemeentebestuur, dat zelfstandig archief ging vormen. De keuze voor 1811 als beginpunt van deze archiefinventaris hield in dat ook een aantal archiefbescheiden uit Fruins inventaris (en de genoemde aanvulling daarop) moest worden opgenomen. Bijlage 1 bevat een concordans van de oude met de nieuwe inventarisnummers.

Deze archiefinventaris loopt tot 1 januari 1942, toen ter gemeentesecretarie en bij de administratie van de gemeentepolitie de zaaksgewijze ordening volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werd ingevoerd, en er dus opnieuw sprake was van een archivistische caesuur. *  Enkele stukken aangelegd vóór 1942, bleven nadien in gebruik. Twee registers van uitgifte van grafruimte zelfs nog tot omstreeks 1982.

Onderstaand schema geeft een overzicht van de verschillende gemeenten waarvan de archieven in deze inventaris zijn beschreven. Men bedenke dat de financiële archiefbescheiden over héél 1815 betrekking hebben op Stichts èn Gelders Veenendaal. Formeel werd de gecombineerde gemeente Veenendaal immers al in februari 1815 opgeheven, in de praktijk bleven beide delen van het dorp wat de financiële administratie betreft tot 1816 verenigd onder het bestuur van de burgemeester van Veenendaal (Stichts). Pas per 1 januari 1816 maakte Gelders Veenendaal volledig deel uit van de gemeente Ede. De archiefbescheiden uit de periode 1816-1941 hebben dus alleen betrekking op Stichts Veenendaal.

Stichts Veenendaal 1811
Gelders Veenendaal 1811
Veenendaal 1812-1815
Veenendaal (Stichts) 1815-1941

Het archief van de secretaris en de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeenten Stichts Veenendaal, Veenendaal en Veenendaal (Stichts) van vóór 1926 is grotendeels ingebonden. Uit de losse stukken uit de periode 1926-1941 is zoals gezegd in het verleden reeds vernietigd. Om die redenen is tijdens de inventarisatie uit dit archief slechts een handjevol stukken (één decimeter) op grond van de 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven, dagtekenende van na 1850' (1983) ter vernietiging geselecteerd. Uit de overige archieven zijn geen stukken voor vernietiging afgescheiden. De dossiers uit het 'pandenarchief' van de dienst Gemeentewerken, die afkomstig zijn uit het werkarchief van de gemeenteopzichter/gemeentearchitect, bestaan zoals gezegd uit afschriften en doorslagen van stukken uit het archief van de gemeentesecretaris. Deze dossiers, waarvan de omvang ongeveer twee meter bedraagt, kunnen in de toekomst worden vernietigd.

In de gemeenten Stichts Veenendaal, Veenendaal en Veenendaal (Stichts) fungeerde in de periode 1811-1828 één en dezelfde persoon als maire (later schout of burgemeester), secretaris en ambtenaar van de burgerlijke stand. Hij beschouwde zijn archief als één geheel en bracht geen caesuren aan toen de naam en de grenzen van zijn gemeente in 1812 en 1815 werden gewijzigd. Daarom is in deze inventaris sprake van één archief van de secretaris en de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeenten Stichts Veenendaal, Veenendaal en Veenendaal (Stichts), 1811-1941. Bij de inventarisatie van dit archief is een tweedeling aangebracht in 'stukken van algemene aard' (waar men stukken over een groot aantal onderwerpen aantreft) en 'stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen'. De indeling van de 'stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' is ontleend aan de Basisarchiefcode. Het is wellicht verleidelijk om bij een bepaalde vraagstelling direkt binnen de afzonderlijke onderwerpen te gaan zoeken naar de van toepassing zijnde rubriek. Men zij er echter op bedacht dat het gros van de stukken zich bevindt onder de 'stukken van algemene aard'. Hier zijn ook de ingekomen en uitgaande stukken beschreven, waarvan de raadpleging wellicht enige toelichting behoeft. Deze zijn verdeeld over drie perioden.

1811-1880. Zoals vermeld bestonden er in deze periode oorspronkelijk verschillende series ingekomen en uitgaande stukken, die later tot één grote serie zijn samengevoegd. In 1990 zijn de stukken uit de periode 1814-1880 tot rubrieken geordend, waarvan een alfabetische index is samengesteld. De rubrieken zijn per jaar alfabetisch gerangschikt. Besloten is deze grote serie te handhaven daar dit de overzichtelijkheid van de archiefinventaris en de toegankelijkheid van de stukken ten goede komt. Uit veel jaren ontbreekt namelijk een eigentijdse toegang. Bovendien is de oude orde niet altijd even duidelijk. Deze keuze hield in dat ook de ingekomen en uitgaande stukken uit de periode 1811-1813 per jaar op onderwerp moesten worden geordend. Bijlage 2 bevat een alfabetische index van de rubrieken volgens welke de stukken uit de periode 1811-1880 zijn geordend. Hierin is per onderwerp aangegeven uit welke jaren stukken aanwezig zijn. Bij de specificatie van de beschrijving in de inventaris zijn behalve jaartallen ook letters vermeld. Dit zijn de beginletters van de rubrieken die men onder het betreffende inventarisnummer aantreft. Behalve de nieuwe index van rubrieken kan men ook een aantal eigentijdse toegangen raadplegen, namelijk agenda's van ingekomen (en uitgaande) stukken over de jaren 1832-1880 en een index van rubrieken en zaken over de periode 1856-1869. Men bedenke echter dat deze toegangen weliswaar aangeven welke stukken aanwezig zijn geweest, maar niet hoe de bewaard gebleven stukken zijn geordend.

1881-1925. In deze periode zijn twee series ingekomen en uitgaande stukken gevormd: één van het college van burgemeester en wethouders, en één van de burgemeester. Zoals vermeld zijn de stukken geordend volgens een alfabetisch trefwoordenstelsel of rubriekenstelsel. De bijlagen 3 (college) en 4 (burgemeester) bevatten alfabetische indexen van de trefwoorden en (hoofd-)rubrieken, vermeld in de inhoudsopgaven die bij de stukken werden aangetroffen. Deze inhoudsopgaven geven door middel van volgnummers de plaats van de stukken aan binnen de letter of (hoofd-)rubriek. Bij de specificatie van de beschrijvingen in de inventaris zijn behalve jaartallen vaak ook letters vermeld. Dit zijn de beginletters van de trefwoorden of (hoofd-)rubrieken volgens welke de stukken in het betreffende inventarisnummer zijn geordend. Meer nog dan bij de ordeningsstelsels in de andere perioden moet men er op bedacht zijn dat de ordening volgens trefwoorden sterk subjectief bepaald is: soortgelijke stukken kunnen in de loop van de tijd op verschillende plaatsen zijn ondergebracht. Zo vindt men stukken betreffende de gemeentesecretaris onder de G van gemeentesecretaris, onder de S van secretaris en onder de A van ambtenaren. Het verdient dus aanbeveling de indexen altijd geheel door te nemen. In beide series zijn ook gedeelten van kleinere series ingebonden, zoals gemeenteverslagen en begrotingen. Bij de beschrijvingen van deze kleinere series, elders in de archiefinventaris, wordt telkens verwezen naar de relevante inventarisnummers uit de omvangrijke series ingekomen en uitgaande stukken.

Zoals vermeld zijn de stukken betreffende de verlening van bouwvergunningen uit 1923-1925 in de jaren zestig uit de ingekomen en uitgaande stukken gelicht, zaaksgewijs tot dossiers geordend en-met de dossiers uit 1926-1933-opgenomen in het 'pandenarchief' van de dienst Gemeentewerken. Tijdens de inventarisatie zijn alle genoemde dossiers teruggebracht in het secretariearchief. De stukken uit 1923-1925 zijn echter niet op hun vroegere plaats opgeborgen, daar dit hun toegankelijkheid zou verminderen. Zij waren oorspronkelijk namelijk niet zaaksgewijs, maar binnen één hoofdrubriek zuiver chronologisch geordend. Daarom zijn de dossiers uit 1923-1925 gehandhaafd en samen met de dossiers inzake de verlening van bouwvergunningen uit 1926-1941 beschreven. Een specificatie is opgenomen in bijlage 5.

1926-1941. In de perioden 1926-1938 en 1938-1941 werden de ingekomen en uitgaande stukken volgens dezelfde hoofdrubrieken van het ordeningsschema van het Bloemendaalse Registratuurstelsel geordend; daarbinnen hanteerde men echter een afwijkende indeling in rubrieken. Alle hoofdrubrieken en rubrieken zijn voorzien van een eigen codenummer. In deze archiefinventaris zijn de verschillende rubrieken uit beide perioden gezamenlijk per hoofdrubriek beschreven. Een lijst van gebruikte hoofdrubrieken is opgenomen op bladzijde 41. Hier kan men nagaan onder welke hoofdrubriek een bepaald onderwerp thuishoort. Vervolgens zoekt men binnen de hoofdrubriek de betreffende rubriek(en) op. In de periode 1926-1938 bevat elke rubriek één of twee inhoudsopgaven: van stukken van het college van burgemeester en wethouders en/of van de burgemeester. Deze inhoudsopgaven geven door middel van volgnummers de plaats van de stukken aan binnen de rubriek.

Over de jaren 1938-1941 bestaan indicateurs van ingekomen en uitgaande stukken, die verwijzen naar de codenummers van de rubrieken. Overigens kennen veel hoofdrubrieken een rubriek 'Algemeen': hier treft men stukken aan die niet konden worden ondergebracht in een van de andere rubrieken, daar zij méér onderwerpen betreffen. In de archiefinventaris is de omschrijving van een rubriek soms aangepast aan het onderwerp van de feitelijk aanwezige stukken. Zo is uit de periode 1926-1938 de rubriek 'Verdeling der gemeente in wijken, straatnamen, huisnummering' uit het ordeningsschema (code 10.1), hier omschreven als 'Straatnamen, huisnummering'. Soms zijn inconsequenties hersteld en zijn stukken onder een andere rubriek gebracht. Vooral uit hoofdrubriek 99 ('Alle andere zaken niet tot de vorenstaande behorende') werden veel stukken herplaatst. Hierdoor komen de jaren waaruit stukken aanwezig zijn en jaren waarin stukken zijn ingeschreven in de inhoudsopgave(n), niet altijd overeen. Zoals gezegd werden er zaaksgewijs dossiers gevormd inzake de verlening van bouw- en hinderwetvergunningen. In deze inventaris zijn hiervan verzamelbeschrijvingen gemaakt. Bijlage 5 bevat een specificatie van de beschrijving van de dossiers inzake de verlening van bouwvergunningen uit de jaren 1923-1941; in bijlage 6 is de beschrijving van de dossiers inzake de verlening van hinderwetvergunningen uit de periode 1926-1941 gespecificeerd. Concordansen met de twee genoemde 'archiefinventarissen' uit omstreeks 1965 en 1970 werden overbodig geacht. Deze waren namelijk slechts voor intern gebruik bestemd; voor zover bekend zijn zij nooit in de literatuur geciteerd. Bovendien is dezelfde indeling in (hoofd-)rubrieken aangehouden als in deze archiefinventaris.

De verschillende manieren waarop de ingekomen en uitgaande stukken uit de periode 1811-1941 toegankelijk zijn gemaakt, zijn op bladzijde 18 schematisch weergegeven.

Bij aanvang van de inventarisatie bedroeg de omvang van de archieven 113 strekkende meter. Een relatief klein aantal stukken, twee meter, kwam voor vernietiging in aanmerking. Het resterende gedeelte, 111 meter, is in deze inventaris beschreven. Met ruim 108 meter is het archief van de secretaris en de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeenten Stichts Veenendaal, Veenendaal en Veenendaal (Stichts) verreweg het grootst. Het archief van de gemeenteontvanger beslaat 2,5 meter. De overige archieven zijn elk ongeveer één decimeter groot.

Het archief van de secretaris en de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeenten Stichts Veenendaal, Veenendaal en Veenendaal (Stichts) bestaat voor het overgrote deel uit series. De ingekomen en uitgaande stukken vormen de ruggegraat. Uit de jaren 1811-1880 werd één grote serie ingekomen en uitgaande stukken aangetroffen. Oorspronkelijk zijn er in deze periode echter verschillende series gevormd. Zo hanteerde men in de jaren 1811-1855 een agendastelsel waarbij de stukken werden geordend op datum van ontvangst van de ingekomen stukken. Onduidelijk is of dit voor de hele periode geldt: op de stukken uit 1812-1848 ontbreken namelijk agendanummers, hoewel de secretaris, zeker sedert 1832, zuiver chronologische agenda's van ingekomen stukken bijhield. Dit laatste was overigens in strijd met de voorschriften van de gouverneur van 16 september 1835, die bepaalden dat de agenda's alfabetisch op onderwerp moesten zijn ingericht. *  In de periode 1856-1869 werden de ingekomen en uitgaande stukken per jaar geordend tot rubrieken (reeksen van stukken die eenzelfde onderwerp betreffen) en dossiers (reeksen van stukken ontvangen of opgemaakt bij de behandeling van één zaak). Hiervan werd een alfabetische index bijgehouden. Deze verwees naar de 'ordenummers' van de rubrieken en dossiers. Daarnaast registreerde de secretaris de ingekomen èn uitgaande stukken in één agenda. Vanaf 1870 tot 1876 werden de stukken chronologisch volgens een dergelijke agenda geordend. In de jaren 1877-1880 bestonden naast elkaar drie series ingekomen en uitgaande stukken met elk een afzonderlijke agenda: men onderscheidde de stukken betreffende de burgerlijke stand (voorzien van de letter B), politie en justitie (letter C) en alle overige onderwerpen (letter A).

In 1881, na het aantreden van een nieuwe gemeentesecretaris, werd een nieuw ordeningsstelsel voor de ingekomen en uitgaande stukken ingevoerd. Er kwamen twee aparte series: van de stukken van het college van burgemeester en wethouders, en van de burgemeester. Aan elk stuk werd een trefwoord toegekend. Stukken waarvan het trefwoord dezelfde beginletter had, werden (half-)jaarlijks chronologisch gerangschikt. Per letter werd een inhoudsopgave gemaakt. De bescheiden van de burgemeester werden tot 1926 op deze wijze geordend; die van het college van burgemeester en wethouders tot 1921. In de jaren 1921-1925 werden de ingekomen en uitgaande stukken van het college jaarlijks op onderwerp geordend volgens een jaarlijks wisselend alfabetisch rubriekenstelsel. Per (hoofd-)rubriek werd een inhoudsopgave gemaakt; per jaar een lijst van gehanteerde (hoofd-)rubrieken.

In 1926 introduceerde een nieuwe gemeentesecretaris een nieuw ordeningsstelsel voor de ingekomen en uitgaande stukken, gebaseerd op het ordeningsschema van 'het Bloemendaalsche Registratuurstelsel' (1919), dat is weergegeven door een decimale code. De ontwerper, gemeentesecretaris Van der Flier van Bloemendaal, had een systematisch dossierstelsel voor ogen: binnen de hoofdrubrieken ('hoofdstukken') van zijn schema moesten per rubriek ('afdeling') zaaksgewijs dossiers worden gevormd. *  In Veenendaal werden de meeste stukken echter per rubriek chronologisch gerangschikt. Er was dus sprake van een systematisch rubriekenstelsel. Alleen inzake de verlening van bouw- en hinderwetvergunningen werden zaaksgewijs dossiers gevormd. Vanaf 1926 tot oktober 1938 werden per rubriek één of twee inhoudsopgaven aangelegd: van stukken van het college van burgemeester en wethouders en/of van de burgemeester. Per rubriek werden de stukken van beide bestuursorganen bij elkaar in één archiefkist opgeborgen.

Sedert oktober 1938 tot eind 1941 hanteerde de gemeentesecretarie een variant van het ordeningsschema van het Bloemendaalse Registratuurstelsel, met dezelfde hoofdrubrieken maar een andere onderverdeling in rubrieken. De nieuwe rubriekenindeling was grotendeels ontleend aan de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Alle ingekomen en uitgaande stukken werden nu per jaar ingeschreven in één indicateur, die de inhoudsopgaven per rubriek verving.

Zoals vermeld inventariseerde Fruin in 1891 en 1892 het archief van het plaatselijk bestuur van Veenendaal uit de periode 1795-1813. Destijds was het gebruikelijk om de grens tussen 'oud archief' en 'nieuw archief' te leggen bij het begin of het einde van de Franse tijd. Fruin koos voor het laatste: hij beschreef de archiefbescheiden van vóór 1 december 1813. Dit was niet in overeenstemming met de 'Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven', die in 1898 zou verschijnen en waarvan Fruin mede-auteur was. Deze handleiding adviseert archivarissen om wijzigingen in de administratie als beginsel van scheiding van archieven te hanteren, en niet belangrijke politiek-staatkundige gebeurtenissen. *  In zijn archiefinventaris onderscheidde Fruin 'het archief van Stichts Veenendaal, 1795-1811' (waaronder de gemeente Stichts Veenendaal uit 1811) en 'het archief der gemeente Veenendaal, 1812-1813' (waarmee hij de gecombineerde gemeente bedoelde). Daarmee negeerde hij de institutionele en archivistische caesuur in augustus 1811, die in deze archiefinventaris wordt aangehouden. In 1989 kwam een aanvulling op Fruins inventaris tot stand, waarin enkele tientallen archiefbescheiden zijn beschreven die hij kennelijk niet onder ogen heeft gehad. * 

Op verzoek van de provinciale archiefinspecteur stelde de gemeentesecretaris in 1935 een plaatsingslijst op van het archief over de periode 1814-1925. Deze lijst bevat summiere beschrijvingen van de stukken. *  Omstreeks 1965 heeft een medewerker van de afdeling Interne Zaken een 'archiefinventaris' samengesteld van de ingekomen en uitgaande stukken uit de periode 1938-1941. Hij respecteerde de oude orde door de rubrieken te handhaven en te beschrijven volgens het ordeningsschema. De beschrijvingen bestaan uit het codegetal, de omschrijving van de rubriek en de jaren waaruit stukken aanwezig zijn. Een inleiding ontbreekt. *  Dezelfde medewerker heeft omstreeks 1970 geprobeerd de ingekomen en uitgaande stukken uit de periode 1926-1938 per rubriek zoveel mogelijk zaaksgewijs te ordenen en volgens het ordeningsschema te beschrijven in een 'archiefinventaris'. Deze poging, waarbij binnen een aantal rubrieken de oorspronkelijke, chronologische ordening teniet is gedaan, is halverwege gestaakt. * 

In de jaren zestig zijn de stukken betreffende de verlening van bouwvergunningen uit de periode 1923-1925 uit de ingekomen en uitgaande stukken ter gemeentesecretarie gelicht, zaaksgewijs tot dossiers geordend, en opgenomen in het 'pandenarchief' van de dienst Gemeentewerken. Ook de dossiers uit de jaren 1926-1933 verhuisden naar die dienst. De oudere stukken betreffende de verlening van bouwvergunningen waren met andere stukken ingebonden en bleven daarom ter secretarie bewaard; van de dossiers uit de periode 1933-1941 bezat de dienst Gemeentewerken reeds afschriften en doorslagen, die voorheen het werkarchief hadden gevormd van de gemeenteopzichter/gemeentearchitect.

Onbekend is wanneer de verschillende series ingekomen en uitgaande stukken uit het tijdvak 1814-1880 tot één grote serie zijn geordend. In 1990 zijn de stukken per jaar tot rubrieken samengevoegd, waarvan een alfabetische index is gemaakt. Hierbij zijn zoveel mogelijk de eigentijdse onderwerpsomschrijvingen op of in de stukken aangehouden. * 

In 1993 heeft de provinciale archiefinspectie een systematisch overzicht opgesteld van de archieven en collecties in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, waaronder de in deze inventaris opgenomen archieven. Dit overzicht bevat summiere beschrijvingen van de archiefbestanddelen. * 

Het archief van de secretaris en de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeenten Stichts Veenendaal, Veenendaal en Veenendaal (Stichts) vertoont-zeker al sinds 1935-enkele opvallende hiaten. Zo zijn geen notulen van de gemeenteraad over de jaren 1811-1818 bewaard gebleven. Datzelfde geldt voor de ingekomen en uitgaande stukken die in de jaren 1877-1880 zijn geregistreerd in de 'agenda's B en C' (betreffende de burgerlijke stand en politie en justitie). Uit de periode vóór 1880 missen wij een aantal agenda's van ingekomen stukken, en van ingekomen en uitgaande stukken. Van vóór 1840 zijn slechts enkele gemeenterekeningen aangetroffen. Opmerkelijk is voorts het ontbreken van het bevolkingsregister over 1871-1880. *  Waarschijnlijk is dit al in de jaren tachtig van de negentiende eeuw verloren gegaan, nadat het gemeentebestuur besloten had alle afgesloten bevolkingsregisters 'voor oud scheurpapier' aan een plaatselijke boekhandelaar te verkopen. In 1896, toen duidelijk werd dat de registers moeilijk gemist konden worden en men de stukken terug wilde kopen, was het genoemde register vermoedelijk al tot scheurpapier verwerkt. * 

In de periode 1952-1976 is er uit het archief vernietigd op grond van de 'lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven, dagtekenende van na 1850' uit 1948. Het betrof hoofdzakelijk bescheiden uit de jaren 1926-1941. Selectieve vernietiging van stukken uit de periode 1851-1925, die grotendeels zijn ingebonden, heeft nauwelijks plaats gehad. * 

Het archief van de gemeenteontvanger beslaat de periode 1878-1941. Oudere stukken zijn niet aangetroffen. Het archief van de gemeenteopzichter/gemeentearchitect over de periode 1924-1941 omvat twee (vrijwel) volledige series en een compleet bestand aan dossiers (zijn werkarchief), dat voor vernietiging in aanmerking komt. Het archief van de gemeentepolitie over de periode 1929-1941 is slechts fragmentarisch overgeleverd. Uit de enig bewaard gebleven indicateur van ingekomen en uitgaande stukken blijkt dat de gemeentepolitie vele honderden 'dossiers' heeft gevormd. *  Deze zijn alle verloren gegaan. Het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de zelfstandige gemeente Gelders Veenendaal uit 1811 maakt een vrij volledige indruk.

In de tweede helft van 2024 is de inkomende en uitgaande correspondentie, die in de jaren negentig in rubrieken waren onderverdeeld (inv.nrs. 110-199) afzonderlijke genummerd. De nieuwe inv.nrs. voor deze dossiers zijn 2917 t/m XXXX.